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Processus comptables (2)
Les I - Inventaire. L’inventaire des biens immobilisés est tenu physiquement par l’ordonnateur qui en assure l’identification, la localisation et la conservation. Il tient une comptabilité auxiliaire qui retrace les biens immobilisés par compte d’imputation et par compte de financement. Cette comptabilité permet de connaître la valeur nette comptable de chaque bien grâce au suivi du plan d’immobilisation et aux dépréciations subies. Ainsi à chaque bien correspond une fiche d’inventaire qui comporte un certain nombre d’informations. L’agent comptable en rapprochant la comptabilité générale de la comptabilité auxiliaire des biens immobilisés vérifie la bonne tenue de cette dernière et suit l’évolution comptable du patrimoine de l’EPLE. Les immobilisations (un article de 2018). Inventaire et comptabilité patrimoniale : un power-point d’une formation faite en 2018. Les pages du vade-mecum sur les inventaires. Circulaire du 14 mai 1968 sur la tenue de l’inventaire d’un EPLE. Un document de 2008 de la DAF de la Guadeloupe sur la comptabilité matière. La comptabilité des sorties de biens de l’inventaire. Désaffectation d’un bien. Désaffectation des biens. Une note du rectorat de Clermont sur la procédure de désaffectation des biens meubles des EPLE (03/2019). Un guide (2014) des opérations d’inventaire. EGIMMO : un guide (2018) d’opérations pour le logiciel EGIMMO. Un document de l’académie de Lille (nov.2005) sur la comptabilité des sorties de biens de l’inventaire : des pages de tableaux comptables. Un autre document de l’académie de Clermont-Fd ; mais en diaporama. Un document de l’académie de Caen de 2014. Deux documents de l’académie d’Orléans sur le sujet ; à prendre comme des éléments de réflexion car il peut y avoir des pratiques différentes selon les académies. La désaffection d’un bien. Les sorties d’inventaire. Trouvée sur le site de Toulouse, une réponse de la DAJ 2 du 6 avril 2009 sur la procédure de désaffectation des biens meubles. Vente de machines-outils : un document de l’insr. Cadeaux, rabais, remises et chèques cadeaux. L’attribution de présents ou d’avantages sous la forme de chèques cadeaux et de cartes de fidélité n’est pas en soi illégale ; cependant, ce mécanisme est source d’insécurité juridique pour l‘EPLE. En effet, ces avantages peuvent être aisément détournés au profit d’un tiers en cas de contrôle inexistant ou insuffisant (ce qui est avéré dans les affaires signalées), contrevenir aux principes de l’égalité de la commande publique et du droit à la concurrence. Ces présents ou cadeaux sont exclusivement destinés à l’établissement et en aucun cas à un personnel de l’EPLE. Pour pouvoir être réguliers, ils doivent faire l’objet d’un acte du conseil d’administration ; ils s’analysent, en effet, comme un don fait à l’établissement. En revanche, rien ne s’oppose à ce que I’EPLE bénéficie de ristournes, rabais ou réductions de prix qui, conformément aux dispositions de l’article L.441-6 du code du commerce, devront figurer sur les factures ce qui constitue un gage de transparence et une garantie contre les démarches frauduleuses. On rappellera toutefois, que l’article 14 de la loi de modernisation de l’agriculture et de la pêche (LMAP) 2010-874 du 27 juillet 2010 modifiant les dispositions du code de commerce prohibe dorénavant toute remise, rabais, ou ristourne pour l’achat de fruits et légumes frais. Voir sur le sujet le document de l’académie d’Aix-Marseille (10/2013) avec des tableaux d’écritures comptables. Achat de fournitures avec des chèques cadeaux remis par un fournisseur. Certains fournisseurs remettent aux établissements scolaires des « chèques cadeaux ». Ces titres permettent l’achat de fournitures auprès de différentes enseignes. Les modalités d’utilisation de ces chèques cadeaux sont retracées dans un document de l’académie de Lille. Voir aussi la FAQ pour les bon d’achats…. Fais de représentation et de réception. La circulaire B-2E-94 du 24 septembre 1994 émanant de la direction du budget a assoupli les règles jusque applicables aux frais de représentation et de réception. Ces dispositions ont été reprises et analysées par l’instruction de la direction de la comptabilité publique 92-161 M9 du 18 décembre 1992. Ces instructions ont été résumées par la direction du budget par circulaire en date du 3 octobre 1994. Dans la mesure les crédits sont disponibles au chapitre D compte 6257 « réceptions » et si tous les autres contrôles ont été fait par l’agent comptable, il n’y a pas d’obstacle à ce que ce dernier paye les factures relatives aux frais de réception en se référant aux pièces justificatives prévues à l’annexe I de l’article D.1617-19 modifié du code général des collectivités territoriales (CGCT) qui ne mentionne aucune exigence particulière en la matière. Afin d’éviter certains abus dans les EPLE, il appartient au chef d’établissement et au gestionnaire de veiller impérativement à ce que les réceptions ou les représentations ne se traduisent par des excès et n’induisent pas de dépenses supplémentaires pour l’établissement. Toutefois, il est important de noter que l’agent comptable doit vérifier le caractère public de ce type de dépenses et sa relation avec les activités normales d’un EPLE ; ainsi l’achat d’un cadeau de départ ou de décorations, par exemple, a été considéré par la Cour des comptes comme irrégulier car présentant un caractère personnel et n’entrant pas dans le cadre des missions de l’établissement. Il en va différemment des repas de travail. Dans tous les cas, le conseil d’administration devra délibérer sur les modalités de prise en charge de ces frais. Contraventions. Circulaire du 19 décembre 2011 relative à la prise en charge des amendes pour infraction au code de la route par les collectivités territoriales et établissements publics locaux. Vous trouverez ici la circulaire du 28 juillet 2010 dont il est fait mention dans le document. Voir aussi la jurisprudence. Le responsable légal a désormais l’obligation de désigner le conducteur d’un véhicule détenu par une personne morale à la suite de la commission d’une infraction. L’article 34 de la loi 2016-1547 du 18 novembre 2016 a créé à l’article L. 121-6 du code de la route une nouvelle infraction, la non transmission de l’identité et de l’adresse du conducteur par le responsable légal de la personne morale détenant le véhicule-infraction routière constatée par un appareil de contrôle automatique homologué, qui conduit à faire peser sur le responsable légal de la personne morale l’obligation de désigner le conducteur lors de la commission d’infractions routières relevées par contrôle automatique. Une circulaire (janv.2019) fait le point sur cette nouvelle infraction afin d’en préciser aujourd’hui le régime procédural et les orientations de politique pénale, au regard notamment de la jurisprudence récente de la chambre criminelle de la Cour de Cassation. Voir aussi : « véhicules de service ». Abonnements à des annuaires de télécopie ou internet. Les abonnements à des annuaires de télécopie ou internet gérés par des sociétés basées à l'étranger sont souvent problématiques pour les EPLE. Avec des présentations, souvent, ambiguës de sollicitation, l’arnaque et la tromperie ne sont pas toujours très loin. Le ministre de l’intérieur vient apporter quelques éclaircissements en répondant à une question écrite d’un sénateur. Après avoir rappelé que de tels abonnements relèvent bien du code des marchés publics, le ministre mentionne l’exigence de loyauté et de stabilité des relations contractuelles ainsi que de la validité du consentement des parties. L’appréciation de l'existence du consentement ou des vices du consentement relève du juge du contrat. Lire la réponse du Ministère de l'intérieur à la question écrite 07243 de M. Jean Louis Masson relative aux abonnements à des annuaires de télécopie ou internet gérés par des sociétés basées à l'étranger. Erasmus+. Nouveau programme européen pour l'éducation ; voir le site dédié. Guide Erasmus+ (2019). La page des différents guides. Agence ERASMUS+. Un guide pratique (2015) pour les chefs d'établissements scolaires. Un guide de gestion financière du programme ERASMUS+ (2019) a pour objectif essentiel d’accompagner les agents comptables dans le suivi des subventions accordées dans le cadre du nouveau programme Erasmus+. Il présente les possibilités existantes et plusieurs exemples de pratiques susceptibles d’être reproduits. Nous espérons donc qu’il sera utilisé comme un véritable outil d’aide à la décision.

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