Marchés : LA POLITIQUE DE L’ACHAT PUBLIC

Attention : depuis début 2012 le montant dispensant du seuil de procédure passe de 4 000 € à 15 000 € HT et le seuil pour les procédures formalisées des EPLE de 193 000 € à 200 000 € HT.

Définir votre politique d’achat dans chaque catégorie de votre nomenclature.

Mais tout d’abord les bases.
Un marché en procédure adaptée est un marché pour lequel la personne publique choisit elle-même, dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique, la procédure la plus appropriée à la satisfaction de son besoin en tenant compte notamment du montant, de la nature, de la complexité et de l’urgence de celui-ci.

C’est l’article 28 qui la défini :
« Article 28 : Lorsque leur valeur estimée est inférieure aux seuils mentionnés au II de l'article 26, les marchés de fournitures, de services ou de travaux peuvent être passés selon une procédure adaptée, dont les modalités sont librement fixées par le pouvoir adjudicateur en fonction de la nature et des caractéristiques du besoin à satisfaire, du nombre ou de la localisation des opérateurs économiques susceptibles d'y répondre ainsi que des circonstances de l'achat.
Pour la détermination de ces modalités, le pouvoir adjudicateur peut s'inspirer des procédures formalisées prévues par le présent code, sans pour autant que les marchés en cause ne soient alors soumis aux règles formelles applicables à ces procédures. En revanche, s'il se réfère expressément à l'une des procédures formalisées prévues par le présent code, le pouvoir adjudicateur est tenu d'appliquer les modalités prévues par le présent code.
Quel que soit son choix, le pouvoir adjudicateur ne peut exiger des opérateurs économiques plus de renseignements ou de documents que ceux prévus pour les procédures formalisées par les articles 45, 46 et 48.
Le pouvoir adjudicateur peut décider que le marché sera passé sans publicité ni mise en concurrence préalables si les circonstances le justifient, ou si son montant estimé est inférieur à 15 000 € HT, ou dans les situations décrites au II de l'article 35 ».

Une procédure adaptée implique, sauf pour les achats de faible montant, une publicité et une mise en concurrence préalables. A noter que la notion de “pouvoir adjudicateur” a remplacé dans le nouveau code celle de “personne responsable des marches” ; cela ne change rien pour un EPLE, il s’agit toujours de l’ordonnateur.

Le recours à une procédure adaptée est donc conditionné par le montant estimé du marché (d’ou la référence aux montants indiqués dans votre EPCP - montant global de la ligne et non montant de la commande ponctuelle je le rappelle). En fonction de ces montants, il vous faudra définir vos règles, c’est à dire votre politique d’achat dans chaque catégorie de votre nomenclature et en fonction du montant : quoi en dessus de 15 000 € ? Pas de publicité ou de mise en concurrence en dessous de 15 000 € ? Mise en concurrence à partir de x € jusqu’à x € ? Comment ? Publicité sur un site internet ? Publicité au BOAMP ? Annonce légale dans la presse? Recours à l’UGAP ? Groupement de commande ? Etc…
Vous trouverez sur ce site dans les pages suivantes des éléments de réponse pour élaborer votre propre politique d’achat faute de règles définies par des textes officiels. Vous définirez ainsi la procédure à mettre en oeuvre en fonction du marché.
Une des solutions consiste à encadrer la procédure en introduisant des seuils déclencheurs, et de constituer une sorte de règlement interne de la consultation.
Un exemple de seuils déclencheurs purement indicatif

:- de 0 à 15 000 € HT

- de 15000 € HT à 30 000 € HT

- de 30 000 € à 50 000 € HT

- de 50 000 € HT à 90 000 € HT.
Cette démarche reposant sur des seuils déclencheurs peut déboucher sur la rédaction d’un règlement interne de l’achat public au sein de l’EPLE. Ce règlement peut être un simple outil de référence ou un mini code des marchés soumis à l’approbation du CA.

Pour ou contre un règlement interne ?

Les avis sont partagés. En règle générale, les grosses structures en disposent, mais pas les petites. Il y a certains risques à se doter d’un tel règlement car cela conduit à mettre en place une mini réglementation à laquelle l’on devra se soumettre, surtout si elle a été votée par le CA. ; et qui ne pourra être modifiée que par un nouveau vote. Ors le montant prévisionnel de la commande peut être différent du montant de la facture définitive. Comment être certain lors du lancement d’un achat que l’estimation sera exacte ? Comment gérer l’urgence, l’imprévu ?
A contrario on peut choisir l’absence totale de règles préalables et traiter la question au coup par coup… « au feeling ». Mais cela n’est guère satisfaisant (ni « professionnel ») et pose problème dans les gros établissements avec pluralité d’acheteurs susceptibles de choisir des démarches différentes ou qui ne garantissent pas la mise en concurrence effective exigée par le code et le juge.
A mon avis, la solution semble se situer entre ces deux extrêmes : pas de guide rigide enfermant l’acheteur dans un carcan ne lui laissant pas les marges de manœuvre ou d’appréciation indispensables ; mais un canevas de référence pour assurer le respect des règles de base posées par le code ; canevas non obligatoire mais simplement informatif pour laisser les marges de manoeuvre indispensables. Tout dépend en fait de vos pratiques et de savoir si vous souhaitez poser des “barrières” pour d’autres intervenants.
Une fois les seuils fixés, que mettre en face ? Chaque EPLE établira son canevas en fonction de sa spécificité et en utilisant les possibilités suivantes :
* Consultation de catalogues.
* Consultation d’un nombre réduit d’entreprises connues du service :pour les achats de faibles montants (problème de la fixation de ces montants), pour les achats répondant à un besoin ne pouvant faire l’objet d’une prévision, pour les achats répondant à un facteur d’urgence.
* Envoi d’un avis de consultation à plusieurs entreprises : envoi large par lettres ou courriels après établissement d’une liste de diffusion en début d’année.
* Technique de l’avis de consultation pour l’année : l’établissement dresse une liste de candidats retenus pour une prestation donnée, puis en cours d’année les consulte à chaque projet.
* Utilisation d’un site internet avec la mise en ligne des projets en cours. A condition que L’audience du site soit adaptée.

* recours au site du BOAMP.

* Insertion dans la presse lorsque le coût de cette publication ne dépasse pas de l’ordre de 3 % du montant du marché.
* Le recours à l’UGAP qui permet à l’établissement d’éviter le lancement de ses propres consultations : c’est la seule société qui le permette (ça ne marche pas avec CAMIF collectivités). L’acheteur public qui fait appel à l’UGAP est dispensé des procédures de mise en concurrence et de publicité en dessous de 200 000 € HT pour les fournitures et service.

* Intervention ou non d’une CAO (voir ci-après).

* etc....

Pour vous faire une idée et surtout si vous voulez mettre en place un tel règlement intérieur : un document de l’académie de Marseille qui fait le tour de la question.

S’il n’est pas forcément souhaitable de faire adopter un règlement de l’achat public par le Conseil d’Administration, il ne faut pas pour autant occulter la circulaire du 05 octobre 2004 qui stipule dans le passage consacré à l’EPCP : « Ce mécanisme doit favoriser la mise en place d’une véritable politique d’achat dans chaque établissement, ce qui rejoint les objectifs du nouveau code des marchés publics. La délibération du conseil d’administration sur la programmation des achats pour l’exercice budgétaire pourra ainsi utilement porter sur les dispositions à mettre en place en deçà du seuil des procédures formalisées, notamment sur les modalités de publicité et de mise en concurrence adaptées à la nature et au montant des marchés, qu’il revient désormais à chaque personne publique de définir »

Là aussi sans garantie - et uniquement à titre d’exemple - un extrait de délibération concernant la politique d’achat définie par un EPLE       

c’est la mienne et elle n’engage que moi ; critiquable (forcément), elle a le mérite d’exister. Elle concerne un lycée technique de 450 élèves dans lequel le gestionnaire maîtrise la totalité de la fonction “commande”. C’est celle du budget 2007, et elle est volontairement vague et sommaire pour laisser suffisament de souplesse et d’adaptabilité. Elle évoluera avec ma pratique des marchés, la jurisprudence  et les textes.

Complètement différent, pour les établissements plus importants, on peut rédiger un Règlement Intérieur de la Commande Publique plus “professionnel” et complet tel que celui de l’agent comptable du lycée Robert Schuman à Metz (document trouvé sur le site du Rectorat de Reims) : exemple de Réglement Intérieur de la Commande Publique. Un autre exemple.

Un document récent (2012) d’Aix-Marseille sur le règlement interne de l’achat public.

Autre élément de réponse concernant la présentation de votre “règlement intérieur” au CA. Une réponse ministérielle publiée au JO du 12 décembre 2006 précise que lors de l’élaboration du code des marchés publics, il a été décidé de ne pas imposer aux collectivités territoriales de faire valider systématiquement leurs règlements intérieurs relatifs aux marchés passés selon une procédure adaptée (M.A.P.A.) par les assemblées délibérantes de ces collectivités. Mais le Ministre précise que rien dans le code des marchés publics ni le dans le code général des collectivités territoriales n'empêche les collectivités qui le souhaitent de présenter ce texte devant leur assemblée. Cependant, une telle validation par l'assemblée délibérante d'un règlement intérieur n'a aucune incidence sur la « force juridique » de cet acte.

Voir la réponse ministérielle.

Commission d’Appel d’Offres.

Article 22 du code des marchés publics.

La Commission d’appel d’offres examine les candidatures et les offres et attribue le marché pour les marchés publics ou accords-cadres passés selon une procédure formalisées.

Elle n’est donc pas nécessaire ni obligatoire pour les MAPA (marchés de fournitures inférieurs à 193 000 € HT) ; et l’ordonnateur peut décider seul ou s’entourer de l’avis de personnes qu’il choisit librement en fonction de la nature et du montant du marché.

Attention cependant : si le règlement intérieur de la commande publique de l’EPLE a fixé un seuil inférieur et a donné compétence à la CAO, ce sont les règles du règlement intérieur de la commande publique de l’EPLE qui s’appliqueront.

Le nouveau code des marchés publics prévoit la possibilité de créer plusieurs CAO à caractère permanent et non plus une seule. Il laisse également la faculté de constituer une commission spécifique pour la passation d’un marché déterminé.

Sa composition est la suivante pour un EPLE :

• Membres ayant voix délibérative :

- Le chef d’établissement (représentant légal de l’établissement) ou son représentant qui assure la présidence de la commission.

- de deux à quatre membres du conseil d’administration, désignés par celui-ci.

Un même nombre de suppléants sera désigné.

En cas de partage égal des voix, la voix du président est prépondérante.

• Membres ayant voix consultative :

- un ou plusieurs membres du service technique compétent si nécessaire.

- toute personnalité désignée par le président de la commission en raison de ses compétences dans la matière qui fait la consultation.

• Sur invitation :

L’agent comptable de l’établissement.

Le représentant du directeur départemental de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes.

La commission d’appel d’offres peut faire appel au concours d’agents de la personne publique compétents en matière de droit des marchés publics.

A noter que s’agissant d’une émanation du conseil d’administration, le renouvellement du conseil d’administration entraîne le renouvellement de la commission.

Les convocations aux réunions de la commission sont adressées à ses membres au moins 5 jours francs avant la date prévue pour la réunion. Aucune condition de forme n’est imposée, mais il est important de pouvoir en faire la preuve. Le quorum est atteint lorsque plus de la moitié des membres ayant voix délibérative sont présents. Si le quorum n’est pas atteint, la commission d’offres est à nouveau convoquée. Elle se réunit alors valablement sans condition de quorum. La commission d’appel d’offres dresse procès-verbal de ses réunions. Tous ses membres peuvent demander que leurs observations soient portées au procès-verbal.

Dans les pages suivantes vous découvrirez toute la théorie et la procédure des marchés à procédure adaptée. La lecture peut en être un peu ardue ; mais elle est indispensable pour avoir les bases.