Marchés : Les MAPA 1

Attention : depuis octobre 2015 le montant dispensant du seuil de procédure est passé de 15 000 € à 25 000 € HT et au 1 janvier 2016 le seuil pour les procédures formalisées des EPLE de 207 000 € à 209 000 € HT.


Un établissement public local d’enseignement est une personne morale de droit public soumise au code des marchés publics conformément à l’article R 421- 72 du code de l’éducation. Un marché public est un contrat qui doit répondre aux besoins de l'administration en matière de fournitures, services et travaux. Un marché public est conclu à titre onéreux. Un marché public peut être passé avec des personnes publiques ou privées. Un marché public peut être passé avec des personnes publiques ou privées. Sont exclus du champ d’application des marchés publics et donc de l’état prévisionnel de la commande publique : les contrats de travail ; l'acquisition ou la location de biens immobiliers, parmi lesquels des bâtiments, dès lors qu'ils sont existants, ou de droits réels sur ces biens ; les contrats de services, relatifs à l'arbitrage et à la conciliation.


Au journal officiel du 15 février 2012 a été publié un guide des bonnes pratiques en matière de marchés publics qui prend la forme d’une circulaire du 14 février 2012. Ce guide est destiné à expliciter les dispositions du code des marchés publics. Il intègre toutes les modifications intervenues depuis la précédente circulaire qui datait de 2009.

La lecture de ce guide est indispensable car si cette nouvelle circulaire n’a aucune portée réglementaire, elle constitue un guide indispensable de bonnes pratiques à l'usage des acheteurs publics. L’acheteur public en EPLE se doit de maîtriser l’achat public ; à tout moment de la procédure, il devra justifier des choix opérés. Le strict respect des règles juridiques est indispensable. Il est, le cas échéant, sévèrement sanctionné par le juge, juge du référé précontractuel, juge du référé contractuel, juge des comptes, voire, s'il y a lieu, par le juge pénal.

Cette circulaire relative au guide de bonnes pratiques en matière de marchés comprend cinq parties :

- Le champ d’application

- La préparation de la procédure

- La mise en œuvre de la procédure

- L’exécution du marché

- Les dispositions applicables aux entités adjudicatrices



Le guide des bonnes pratiques en matière de marchés publics



Au journal officiel du 15 février 2012 a été publié un guide des bonnes pratiques en matière de marchés publics qui prend la forme d’une circulaire du 14 février 2012. Ce guide est destiné à expliciter les dispositions du code des marchés publics. Il intègre toutes les modifications intervenues depuis la précédente circulaire qui datait de 2009.

La lecture de ce guide est indispensable car si cette nouvelle circulaire n’a aucune portée réglementaire, elle constitue un guide indispensable de bonnes pratiques à l'usage des acheteurs publics. L’acheteur public en EPLE se doit de maîtriser l’achat public ; à tout moment de la procédure, il devra justifier des choix opérés. Le strict respect des règles juridiques est indispensable. Il est, le cas échéant, sévèrement sanctionné par le juge, juge du référé précontractuel, juge du référé contractuel, juge des comptes, voire, s'il y a lieu, par le juge pénal.

Cette circulaire relative au guide de bonnes pratiques en matière de marchés comprend cinq parties :

- Le champ d’application

- La préparation de la procédure

- La mise en œuvre de la procédure

- L’exécution du marché

- Les dispositions applicables aux entités adjudicatrices


La circulaire relative au guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics reprend les trois phases du déroulement d’un marché :

 

- La phase préparation du marché

La définition du besoin

La rédaction des documents de consultation

- La phase passation du marché

La consultation

L’attribution

- La phase exécution du marché

Préparation et exécution

Règlement du marché



1 - La définition des besoins



Généralités.


Il existe dans le code des marchés publics un article particulièrement important pour tout gestionnaire d’EPLE, c’est l’article 5 du code qui prévoit l’obligation faite à l’acheteur public de définir ses besoins :


Article 5-I du CMP – La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d'un appel à la concurrence en prenant en compte des objectifs de développement durable. Le ou les marchés ou accords-cadres conclus par le pouvoir adjudicateur ont pour objet exclusif de répondre à ces besoins.

En outre, il appartient au pouvoir adjudicateur de déterminer « le niveau auquel les besoins sont évalués ». Dans ce sens, ce pouvoir adjudicateur pourrait choisir de ne satisfaire qu’une partie seulement du besoin. Dans ce cas, l’article 5-II du CMP précise que « ce choix ne doit pas avoir pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont normalement applicables en vertu du présent code ».


 Article 5-II du CMP – Le pouvoir adjudicateur détermine le niveau auquel les besoins sont évalués. Ce choix ne doit pas avoir pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont normalement applicables en vertu du présent code.

Cette mention est capitale : il ne faut pas tricher pour, par exemple, se retrouver en dessous d'un certain seuil moins contraignant en matière de publicité et de mise en concurrence.


Que faut-il entendre par besoin ?

Par besoins de l’établissement public local d’enseignement, on entend tous les besoins liés à son activité et à son fonctionnement propre que ce soit en travaux, en fournitures ou en services (exemple : des achats de fournitures de bureaux, de papeterie, de produits d’entretien, d'ordinateurs, de prestations d'assurance pour les élèves, de maintenance, etc..).


Pourquoi identifier ses besoins ?

L’acheteur public devra faire une analyse approfondie des achats et des conditions dans lesquelles ceux-ci sont effectués. La gestion quotidienne d’un établissement s’inscrit beaucoup trop souvent dans l’urgence.


C'est de cette définition des besoins que découlera le choix des procédures mises en oeuvre.

Pour les EPLE, dans 90 % des cas il s'agira de marchés à procédures adaptées d'un montant inférieur au seuil des 90 000 € HT. Cependant entre les montants de 1 € et 90 000 €, les moyens mis en oeuvre vont varier.


Le Code des Marchés Publics, dans son article 5, pose un principe clair qui est une évidence : nul ne peut lancer une procédure de passation de marché public sans avoir, au préalable, défini précisément ses besoins. La définition précise des besoins conditionne l’efficacité de l’achat public et la bonne réalisation du marché ; elle permet que l’achat se réalise dans les meilleures conditions économiques.

Il revient à l’EPLE de déterminer pour ses achats de fournitures et de services des «catégories homogènes» (définies au regard de leur nature) ou des «unités fonctionnelles» (déterminées en fonction de leur destination) en tenant compte des particularités de son activité et de la réalité du marché : ces éléments constitueront la nomenclature de l’établissement.

Il convient de ne pas diviser à l’excès les catégories pour en diminuer artificiellement le montant ; l’établissement devra faire attention à ce que la délimitation d’une catégorie homogène de fournitures ou de services n’ait pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont normalement applicables. Par exemple, on ne doit pas diminuer artificiellement le montant d’une ligne dans le but de se soustraire aux obligations de publicité et de mise en concurrence qui en découleraient. Il est toujours souhaitable d’allotir un marché plutôt que de le scinder en plusieurs procédures distinctes.

Une bonne évaluation des besoins correspond également une exigence juridique. Le conseil d’Etat sanctionne l'insuffisante définition de la nature et de l'étendue de leurs besoins ; il a considéré entre autres que constituaient des manquements à la définition des besoins :

- La sous-estimation des quantités du marché, Conseil d’Etat, 29.07.1998 Commune de Léognan,

- Le renvoi de la définition de certains besoins à un dispositif ultérieur, Conseil d’Etat, 08.08.2008 Région Bourgogne,

- La possibilité pour les candidats de proposer des « services annexes » non définis, Conseil d’Etat, 15.12.2008, Communauté urbaine de Dunkerque.

En effet, le code insiste sur ce point dont le non-respect pourrait être sanctionné par le juge. L’établissement ne peut se soustraire à l'application du code des marchés en scindant ses achats ou en utilisant des modalités de calcul de la valeur estimée des marchés ou accords-cadres autres que celles prévues par le texte. Le montant annuel estimé du besoin est déterminé dans les conditions suivantes, quel que soit le nombre d'opérateurs économiques auxquels il est fait appel et quel que soit le nombre de marchés à passer.

1° En ce qui concerne les travaux, sont prises en compte la valeur globale des travaux se rapportant à une opération portant sur un ou plusieurs ouvrages ainsi que la valeur des fournitures nécessaires à leur réalisation que le pouvoir adjudicateur met à disposition des opérateurs. Il y a opération de travaux lorsque le pouvoir adjudicateur prend la décision de mettre en oeuvre, dans une période de temps et un périmètre limité, un ensemble de travaux caractérisé par son unité fonctionnelle, technique ou économique.

2° En ce qui concerne les fournitures et les services, il est procédé à une estimation de la valeur totale des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu'ils constituent une unité fonctionnelle.

La définition précise des besoins en fonction du montant et des caractéristiques des prestations à réaliser va déterminer la procédure à mettre en oeuvre.


Une analyse de l’académie de Marseille sur ce sujet en deux points :-définition des besoins et  estimation des besoins. Dans l’Education nationale, jusqu’en 2012, c’est l’EPCP qui remplissait ces rôles. Avec la nouvelle présentation budgétaire (RCBC) il sera remplacé à terme par l’EPA (Etat Prévisionnel des Achats) et par l’EMCC (Etat des Marchés Contrats Conventions).



L'EPA et l’EMCC.


L’EPA et l’EMCC sont deux outils de gestion qui devront prochainement être mis à la disposition des EPLE et insérés dans le logiciel GFC.


L’EPA (Etat Prévisionnel des Achats) est un élément de prévision annuelle de la commande publique et de définition des besoins, utilisant une nomenclature propre à chaque établissement. Pour constituer une nomenclature adaptée à l’activité économique de votre établissement, on peut s’inspirer de celles mises en place pour l’EPCP.

La commande publique dans GFC : l’état prévisionnel des achats - un document d’Aix-Marseille (11/2013).


Etablir votre propre nomenclature pour votre EPA.

Le choix de la procédure à mettre en oeuvre se détermine en fonction du montant et des caractéristiques des prestations à réaliser. C'est pourquoi il est indispensable de procéder en amont à une définition précise des besoins. De cette phase préalable essentielle dépend, d'une part, le choix de la procédure et, d'autre part, la réussite ultérieure du marché.
Une bonne évaluation des besoins n'est pas simplement une exigence juridique mais est d'abord une condition impérative pour que l'achat soit réalisé dans les meilleures conditions économiques.

Il revient à l’acheteur public de déterminer pour ses achats de fournitures et de services des « catégories homogènes » (définies au regard de leur nature) ou des « unités fonctionnelles » (déterminées en fonction de leur destination) en tenant compte des particularités de son activité et de la réalité du marché : ces éléments constitueront la nomenclature de l’EPLE. Il convient de ne pas tricher et de ne pas diviser à l’excès les catégories pour en diminuer artificiellement le montant ; l’établissement devra faire attention à ce que la délimitation d’une catégorie homogène de fournitures ou de services n’ait pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont normalement applicables. L’EPCP qui en découle n’étant qu’une “nomenclature chiffrée”.
Article 27 du code 2006 : “Le pouvoir adjudicateur ne peut pas se soustraire à l'application du présent code en scindant ses achats ou en utilisant des modalités de calcul de la valeur estimée des marchés ou accords-cadres autres que celles prévues par le présent article.
II. - Le montant estimé du besoin est déterminé dans les conditions suivantes, quel que soit le nombre d'opérateurs économiques auxquels il est fait appel et quel que soit le nombre de marchés à passer.
1° En ce qui concerne les travaux, sont prises en compte la valeur globale des travaux se rapportant à une opération portant sur un ou plusieurs ouvrages ainsi que la valeur des fournitures nécessaires à leur réalisation que le pouvoir adjudicateur met à disposition des opérateurs.
Il y a opération de travaux lorsque le pouvoir adjudicateur prend la décision de mettre en oeuvre, dans une période de temps et un périmètre limités, un ensemble de travaux caractérisé par son unité fonctionnelle, technique ou économique.
2° En ce qui concerne les fournitures et les services, il est procédé à une estimation de la valeur totale des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu'ils constituent une unité fonctionnelle.
La délimitation d'une catégorie homogène de fournitures ou de services ne doit pas avoir pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont normalement applicables en vertu du présent code.
Pour les marchés d'une durée inférieure ou égale à un an, conclus pour répondre à un besoin régulier, la valeur totale mentionnée ci-dessus est celle qui correspond aux besoins d'une année.
III. - Lorsqu'un achat peut être réalisé par lots séparés, est prise en compte la valeur globale estimée de la totalité de ces lots”.


Curieusement, il n’y a pas de nomenclature “officielle” faite par - et pour - des EPLE ; mais je vous propose en téléchargement plusieurs exemples  de nomenclature et d’états facilement adaptables pour réaliser votre étude de besoins annuels.
Deux gestionnaires de Montluçon (dont votre serviteur) ont élaboré en 2005 une nomenclature adaptée à l’EPLE . En cliquant sur le lien ci-dessous, vous pouvez télécharger ce modèle d’Etat Prévisionnel de la Commande Publique au format PDF ou au format Word :
Etat prévisionnel - nomenclature des gestionnaires de Montluçon ; en fichier PDF
Etat prévisionnel - nomenclature des gestionnaires de Montluçon ; le même en fichier Word
Cette nomenclature a été reprise par l’Académie de Clermont-Ferrand, et a servi - avec d’autres - à établir celle proposée par le Ministère pour l’EPCP. Bien entendu elle peut servir également pour l’EPA.
J’attire votre attention sur le fait qu’il s’agit (comme pour toutes les autres) d’une “production locale” qui n’a pas la prétention de servir de modèle universel et qui doit être adaptée pour chaque EPLE. Par exemple la rubrique “denrées alimentaires” se base sur les lots du groupement de commande de l’Allier, et tous les établissements n’utiliseront pas les rubriques “enseignement technique”, “location de matériel informatique” ou encore “service de banque de données” ; de petits collèges pourront regrouper sous un intitulé unique diverses rubriques : c’est une évidence de dire que la nomenclature d’un gros lycée technique ne sera pas celle d’un collège rural.
Nomenclature de la commande publique
EPCP en fichier PDF ; et le même   EPCP en fichier Excel

Le modéle d’EPCP de Versailles.

Le modéle d’Etat Prévisionnel de Toulouse

Le modéle d’Etat Prévisionnel de l’académie d’Orléans-Tours

Enfin, le résultat du travail commun effectué en 2006 par un groupe de gestionnaires et comptables de l’académie de Clermont-Ferrand avec un “modéle” d’EPCP type pour un collège ; à adapter bien sur. C’était un modèle d’EPCP, mais il est facilement adaptable pour un EPA.

En fonction des montants figurant à chaque ligne de votre EPA, il conviendra ensuite de mettre en œuvre les procédures, notamment de publicité et de mise en concurrence,  prévues dans le cadre du code des marchés publics pour effectuer les commandes pour votre EPLE. La plupart, sinon la totalité des commandes d’un EPLE de taille moyenne, seront des MAPA (marchés à procédure adaptée) et devront en respecter les principes. Par exemple si votre ligne de nomenclature « fournitures de papier pour photocopieur » à un montant annuel prévisionnel de  3 000 €, vous adapterez votre publicité et mise en concurrence en fonction de ce montant (voir pages suivantes) ; autre exemple, si vos besoins annuels en fuel sont compris entre 90 000 € et 207 000 €, vous devrez passer par une publicité au BOAMP pour votre marché.


LEMCC (Etat des Marchés Contrats et Conventions) est un outil permettant de lister les différents contrats et conventions, principalement pluriannuels, dont dispose l’EPLE. Son utilité est multiple :

- Suivre les différents contrats et permettre d’anticiper leur renouvellement ;

- Dès le début de l’exercice, engager les dépenses prévisionnelles des différents contrats pour éviter des problèmes de disponibilité des crédits en fin d’exercice ;

- Vérifier l’existence des contrats  nécessaires pour les contrôles obligatoires ;

- Lister les contrats et conventions pluriannuels devant faire l’objet d’une délibération spécifique du conseil d’administration ;



La définition des prestations à réaliser.


L’article 6 du code pose comme principe que les prestations sont définies par rapport à des spécifications techniques qui sont formulées dans les documents de la consultation. Il s’agit, généralement, de faire référence à des normes ou documents équivalents connus des candidats, comme des agréments techniques ou des référentiels techniques élaborés par divers organismes spécialisés. L'EPLE peut également expliciter sa prestation en termes de performances à atteindre ou d’exigences fonctionnelles à respecter. Ces deux approches pouvant d'ailleurs être combinées pour obtenir le meilleur résultat possible.

Mais très peu de gestionnaires ont connaissance des documents de référence en matière de spécifications techniques ; et heureusement le code prévoit que, dans le cadre d'une procédure adaptée, les spécifications techniques peuvent être décrites de manière succincte.

A noter que le code invite désormais les acheteurs publics à inclure des considérations touchant au respect de l’environnement et au développement durable dans la passation de leurs marchés.


Il est donc précisé à l’article 6-I du CMP que « pour les marchés passés selon une procédure adaptée, les spécifications techniques peuvent être décrites de manière succincte ».


 Article 6-I du CMP – Les prestations qui font l'objet d'un marché ou d'un accord-cadre sont définies, dans les documents de la consultation, par des spécifications techniques formulées :

1° Soit par référence à des normes ou à d'autres documents équivalents accessibles aux candidats, notamment des agréments techniques ou d'autres référentiels techniques élaborés par les organismes de normalisation ;

2° Soit en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles. Celles-ci sont suffisamment précises pour permettre aux candidats de connaître exactement l'objet du marché et au pouvoir adjudicateur d'attribuer le marché. Elles peuvent inclure des caractéristiques environnementales.

Un arrêté du ministre chargé de l'économie précise la nature et le contenu des spécifications techniques.

Pour les marchés passés selon une procédure adaptée, les spécifications techniques peuvent être décrites de manière succincte.

A noter que pour les prestations qui relèvent de l’article 30 du CMP (cela concerne certains marchés de service)  « lorsque le montant estimé des prestations demandées est égal ou supérieur à 207 000 € HT, elles sont définies conformément aux dispositions de l'article 6» (article 30-II 2° du CMP).



Non respect des actes d’engagement dans le cadre des marchés publics.


Le pouvoir adjudicateur est tenu de commander les quantités prévues dans l'acte d'engagement d’un marché public ; et le non respect des quantités prévues est susceptible d'engager la responsabilité de l'acheteur. Le fournisseur pourra alors demander au juge du contrat une indemnisation pour préjudice subi (marge nette non réalisée). Une jurisprudence que tous les coordonnateurs de groupement d’achat doivent avoir à l’esprit et porter à la connaissance de leurs adhérents : CAA de Nantes 26 avril 2013 n° 09NT02732.



L’achat sur catalogue.


L’acheteur public peut-il acheter sur catalogue ? Peut-il contracter avec un fournisseur et par la suite commander et choisir des articles à acheter sans les avoir préalablement définis ? L’achat sur catalogue se heurte au principe de la définition préalable des besoins ;  pourtant il est pratique pour certains types d’achats, comme les fournitures de bureaux, de nettoyage… La doctrine a entériné cette pratique tout en la limitant à un caractère accessoire et supplétif . Une récente décision du Conseil d’État du 15 février 2013 « société SFR » semble néanmoins ouvrir la voie à une utilisation du catalogue à titre principal.

Un article sur le sujet.

Les M.A.P.A. pour les E.P.L.E.
© n@n@rd 2015

La totalité des marchés publics passés par les EPLE (à de très rares exceptions prés) sont des MAPA (Marchés à Procédure Adaptée). Prenez le temps de lire les pages suivantes et vous maîtriserez les bases....


Ce document est tiré d’un exposé pour la formation des gestionnaires aux marchés à procédure adaptée.

Sommaire (vous pouvez cliquer sur les rubriques)


1. La définition des besoins

2. Définition de la procédure adaptée

3. Deux sortes de procédures adaptées

4. La durée du MAPA et les reconductions

5. Définition du prix d'un MAPA

6. Les caractéristiques d'un MAPA

7. La publicité d'un MAPA

8. Le choix de l'attributaire du marché

9. L’achèvement de la procédure

10. Les avenants

11. Les voies de recours

12. Les délits en matière de marchés publics

13. La publicité à postériori

14. Le contrôle du comptable

 Mise à jour : 08/13

Les mots en gras, en bleu ou en noir, soulignés ou pas, sont des liens internet qui ouvrent des documents, des fichiers ou d’autres pages de sites internet.

Ces liens ne sont pas actifs sur ce site ; ils ne sont opérationnels que dans le site « intendance03 » réservés aux donateurs (voir page d’accueil).

Ce site « gestionnaire03 » n’est plus mis à jour depuis plus d’un an ; nombre de documents, d’informations et de liens internet sont donc obsolètes.

Le site « intendance03 » qui a pris la suite de ce site est lui mis à jour régulièrement avec les actualités, les textes les plus récents, et une actualisation des textes anciens et des procédures.

Il peut donc vous fournir les derniers textes parus ainsi que les explications ou les conseils et réponses pour vous aider au quotidien dans tous les domaines de votre vie professionnelle.


Simplement le site « intendance03 » est désormais réservé aux collègues qui font l’effort d’un geste en devenant donateur pour aider et financer sa poursuite et son développement.


Pour de plus amples renseignements cliquez sur ce lien :


Intendance03


Ce site « gestionnaire03 » n’est plus mis à jour depuis plus d’un an ; nombre de documents, d’informations et de liens internet sont donc obsolètes.

Le site « intendance03 » qui a pris la suite de ce site est lui mis à jour régulièrement avec les actualités, les textes les plus récents, et une actualisation des textes anciens et des procédures.

Il peut donc vous fournir les derniers textes parus ainsi que les explications ou les conseils et réponses pour vous aider au quotidien dans tous les domaines de votre vie professionnelle.


Simplement le site « intendance03 » est désormais réservé aux collègues qui font l’effort d’un geste en devenant donateur pour aider et financer sa poursuite et son développement.


Pour de plus amples renseignements cliquez sur ce lien :


Intendance03


Ce site « gestionnaire03 » n’est plus mis à jour depuis plus d’un an ; nombre de documents, d’informations et de liens internet sont donc obsolètes.

Le site « intendance03 » qui a pris la suite de ce site est lui mis à jour régulièrement avec les actualités, les textes les plus récents, et une actualisation des textes anciens et des procédures.

Il peut donc vous fournir les derniers textes parus ainsi que les explications ou les conseils et réponses pour vous aider au quotidien dans tous les domaines de votre vie professionnelle.


Simplement le site « intendance03 » est désormais réservé aux collègues qui font l’effort d’un geste en devenant donateur pour aider et financer sa poursuite et son développement.


Pour de plus amples renseignements cliquez sur ce lien :


Intendance03