Marchés : l’E.P.C.P.
Normalement l’EPCP disparaît en tant que tel en 2013 dans la nouvelle mouture budgétaire.
Définition des besoins : l’EPCP.
Il existe dans le code des marchés publics un article particulièrement important pour tout gestionnaire d’EPLE, c’est l’article 5 du code qui prévoit l’obligation faite à l’acheteur public de définir ses besoins :
« I. - La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d'un appel à la concurrence en prenant en compte des objectifs de développement durable. Le ou les marchés ou accords-cadres conclus par le pouvoir adjudicateur ont pour objet exclusif de répondre à ces besoins.
II. - Le pouvoir adjudicateur détermine le niveau auquel les besoins sont évalués. Ce choix ne doit pas avoir pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont normalement applicables en vertu du présent code. »
Que faut-il entendre par besoin et que recouvre exactement cette obligation ? Une analyse de l’académie de Marseille sur ce sujet en deux points :-définition des besoins et estimation des besoins. Dans l’Education nationale, c’est pour quelques temps encore l’EPCP qui remplit ces rôles. Avec la nouvelle présentation budgétaire il sera remplacé par l’Etat Prévisionnel des Achats : EPA ; ce dernier n’ayant plus le caractère d’autorisation qu’a l’EPCP.
Mais voyons, tant qu’il existe encore, ce qu’est l’EPCP ; et surtout sa dualité.
Les documents du BO n° 37 du 14.10.04.
Le décret n° 2004-885 du 27-8-2004, paru au
JO du 29-8-2004 et sa circulaire. n° 2004-166 du 5-10-2004 (voir ci-dessus) ont apporté
nombre de modifications à nos habitudes ; notamment sur la réglementation concernant
les marchés et le budget, et l’EPCP. On ne parlera pas ici des délais et du contrôle
des actes dont vous trouverez le développement à une autre rubrique ; mais simplement
des répercutions sur la pratique en EPLE des marchés publics ; car comme le dit la
circulaire du 5 octobre 2004 :
“Les textes régissant les EPLE prévoyaient jusqu’ici
une autorisation expresse du conseil d’administration pour que le chef d’établissement
puisse signer un contrat ou une convention, et notamment un marché, ainsi qu’une
transmission systématique du contrat signé aux autorités de contrôle. Or, en application
de la définition donnée à l’article 1er du décret n° 2004-15 du 7 janvier 2004 portant
code des marchés publics, tout contrat conclu à titre onéreux par un EPLE pour répondre
à ses besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services est un marché
public, quel qu’en soit le montant ou la forme (écrite ou orale) et quel que soit
le cocontractant (personne publique ou privée). Ainsi, les commandes passées par
téléphone sont des marchés publics. Ce constat amène à adopter, pour les EPLE, les
dispositions suivantes : le chef d’établissement peut désormais signer, sans l’autorisation
du conseil d’administration, tout marché respectant l’une des trois conditions indiquées
ci-après :
1° S’il figure sur un état prévisionnel de la commande publique annexé
au budget ou aux décisions modificatives.
2° S’il est financé par des ressources affectées
qui n’ont pu être inscrites au budget initial et qui font l’objet d’une décision
budgétaire modificative relevant de la compétence du chef d’établissement.
3° En cas
d’urgence, s’il se rattache à des opérations de gestion courante dont le montant
est inférieur à 5 000 euros hors taxes, ou à des travaux et équipements, jusqu’à
15 000 euros hors taxes.
En dehors de ces cas, le chef d’établissement ne peut signer
un marché qu’avec l’autorisation du conseil d’administration et seulement lorsque
la délibération l’y autorisant est devenue exécutoire, 15 jours après la transmission.”
Pour
résumer, toutes nos commandes quelque soit leur montant ou leur mode de passation
(téléphone, fax, courrier) sont des marchés publics et à ce titre doivent donc d’une
part respecter le Code des marchés Publics et d’autre part avoir reçu l’autorisation
du Conseil d’Administration selon les termes du décret du 27 août 2004.
Il est donc
impératif pour pouvoir fonctionner désormais de présenter au CA, en même temps que
le budget (auquel il doit être annexé) l’état prévisionnel chiffré de votre commande
publique établi selon votre propre nomenclature. Il en va de même pour les DM pour
vote.
Je sais qu’il a été dit et écrit que l’EPCP n’était pas obligatoire. C’est
vrai en théorie et faux en pratique : l’EPCP est simplement indispensable ! On le
savait déjà (en principe) ; mais lors d’une réunion au printemps 2005 avec des membres
de la CRC du Centre, il a été rappelé que faute d’Etat Prévisionnel de la Commande
Publique, l’ordonnateur était obligé de présenter individuellement chaque marché
(c’est à dire en fait chaque bon de commande dés le 1er euro) à l’accord préalable
du Conseil d’Administration de l’EPLE ! Soyons sérieux, à moins de faire siéger le
CA en permanence pour lui faire approuver tous vos bons de commande, l’EPCP est donc
de fait obligatoire.
Ce document autorisera le chef d’établissement à signer les bons
de commande pour l’exercice budgétaire dans les limites fixées.
Il vous faudra aussi
- conformément à la circulaire - faire délibérer votre CA sur les dispositions à
mettre en place en deçà du seuil des procédures formalisées (c’est à dire pour les
MAPA en-deça de 90 000 €) : notamment sur les modalités de publicité et de mise en
concurrence adaptées à la nature et au montant des marchés (définis par votre état
prévisionnel). En effet la circulaire du 05/10/2004 dispose : “Ce mécanisme doit
favoriser la mise en place d’une véritable politique d’achat dans chaque établissement,
ce qui rejoint les objectifs du nouveau code des marchés publics. La délibération
du conseil d’administration sur la programmation des achats pour l’exercice budgétaire
pourra ainsi utilement porter sur les dispositions à mettre en place en deçà du seuil
des procédures formalisées, notamment sur les modalités de publicité et de mise en
concurrence adaptées à la nature et au montant des marchés, qu’il revient désormais
à chaque personne publique de définir”.
A mon sens il y a donc deux délibérations
distinctes du CA, une sur l’EPCP et une sur la politique d’achat de l’EPLE ; en plus
bien sur de celle sur le budget ou les DBM pour vote.
Un superbe document de l’académie
d’Aix-Marseille de novembre 2005 sur l’EPCP : complet, clair, et argumenté.
Pensez
aussi à consulter la rubrique “Questions-réponses” de ce site sur le sujet de l’EPCP.
Instructif !
Une note ministérielle de juin 2006 rappelant les règles concernant l”EPCP.
Etablir votre propre nomenclature et votre EPCP.
Le choix de la procédure à mettre
en oeuvre se détermine en fonction du montant et des caractéristiques des prestations
à réaliser. C'est pourquoi il est indispensable de procéder en amont à une définition
précise des besoins. De cette phase préalable essentielle dépend, d'une part, le
choix de la procédure et, d'autre part, la réussite ultérieure du marché.
Une bonne
évaluation des besoins n'est pas simplement une exigence juridique mais est d'abord
une condition impérative pour que l'achat soit réalisé dans les meilleures conditions
économiques.
Il revient à l’acheteur public de déterminer pour ses achats de fournitures
et de services des « catégories homogènes » (définies au regard de leur nature) ou
des « unités fonctionnelles » (déterminées en fonction de leur destination) en tenant
compte des particularités de son activité et de la réalité du marché : ces éléments
constitueront la nomenclature de l’EPLE. Il convient de ne pas tricher et de ne pas
diviser à l’excès les catégories pour en diminuer artificiellement le montant ; l’établissement
devra faire attention à ce que la délimitation d’une catégorie homogène de fournitures
ou de services n’ait pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont
normalement applicables. L’EPCP qui en découle n’étant qu’une “nomenclature chiffrée”.
Article
27 du code 2006 : “Le pouvoir adjudicateur ne peut pas se soustraire à l'application
du présent code en scindant ses achats ou en utilisant des modalités de calcul de
la valeur estimée des marchés ou accords-cadres autres que celles prévues par le
présent article.
II. - Le montant estimé du besoin est déterminé dans les conditions
suivantes, quel que soit le nombre d'opérateurs économiques auxquels il est fait
appel et quel que soit le nombre de marchés à passer.
1° En ce qui concerne les travaux,
sont prises en compte la valeur globale des travaux se rapportant à une opération
portant sur un ou plusieurs ouvrages ainsi que la valeur des fournitures nécessaires
à leur réalisation que le pouvoir adjudicateur met à disposition des opérateurs.
Il
y a opération de travaux lorsque le pouvoir adjudicateur prend la décision de mettre
en oeuvre, dans une période de temps et un périmètre limités, un ensemble de travaux
caractérisé par son unité fonctionnelle, technique ou économique.
2° En ce qui concerne
les fournitures et les services, il est procédé à une estimation de la valeur totale
des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes soit
en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu'ils constituent une unité
fonctionnelle.
La délimitation d'une catégorie homogène de fournitures ou de services
ne doit pas avoir pour effet de soustraire des marchés aux règles qui leur sont normalement
applicables en vertu du présent code.
Pour les marchés d'une durée inférieure ou égale
à un an, conclus pour répondre à un besoin régulier, la valeur totale mentionnée
ci-dessus est celle qui correspond aux besoins d'une année.
III. - Lorsqu'un achat
peut être réalisé par lots séparés, est prise en compte la valeur globale estimée
de la totalité de ces lots”.
Curieusement, il n’y a pas de nomenclature “officielle” faite par - et pour - des
EPLE ; mais je vous propose en téléchargement plusieurs exemples :
Deux gestionnaires
de Montluçon (dont votre serviteur) ont élaboré en 2005 une nomenclature adaptée
à l’EPLE et qui reprend en gros la présentation du tableau annexé au BO n° 37. En
cliquant sur le lien ci-dessous, vous pouvez télécharger ce modèle d’Etat Prévisionnel
de la Commande Publique au format PDF ou au format Word :
Etat prévisionnel - nomenclature
des gestionnaires de Montluçon ; en fichier PDF
Etat prévisionnel - nomenclature des
gestionnaires de Montluçon ; le même en fichier Word
Cette nomenclature a été reprise
par l’Académie de Clermont-Ferrand, et a servi - avec d’autres - à établir celle
proposée par le Ministère.
J’attire votre attention sur le fait qu’il s’agit (comme
pour toutes les autres) d’une “production locale” qui n’a pas la prétention de servir
de modèle universel et qui doit être adaptée pour chaque EPLE. Par exemple la rubrique
“denrées alimentaires” se base sur les lots du groupement de commande de l’Allier,
et tous les établissements n’utiliseront pas les rubriques “enseignement technique”,
“location de matériel informatique” ou encore “service de banque de données” ; de
petits collèges pourront regrouper sous un intitulé unique diverses rubriques : c’est
une évidence de dire que la nomenclature d’un gros lycée technique ne sera pas celle
d’un collège rural.
Une idée à creuser pour des codes plus pratiques pour le suivi
: du style 6063-01, 6063-02, etc...
Un EPCP envoyé par une collègue de l’académie
de Poitiers en Excel.
Une autre nomenclature trouvée sur le site du Rectorat de Reims,
établie par l’agent comptable du lycée Robert Schuman à Metz, accompagnée de son
modèle d’EPCP :
Nomenclature de la commande publique
EPCP en fichier PDF ; et le même
EPCP en fichier Excel
Très beau document, très pratique : le modéle d’EPCP de Versailles.
Ci-dessous en fichier à télécharger, encore une autre nomenclature diffusée par le Rectorat de Toulouse, accompagnée d’une note précisant l’absolue nécessité de produire cet état prévisionnel (pour ceux qui auraient encore des doutes à ce sujet) ; et également le modèle de nomenclature proposé par l’académie d’Orléans-Tours.
La note du Rectorat de Toulouse
Le modéle d’Etat Prévisionnel de Toulouse
Le modéle d’Etat Prévisionnel de l’académie d’Orléans-Tours
Un document du séminaire de la DAF d’octobre 2006 sur l’EPCP avec un modèle d’état prévisionnel.
Enfin, le résultat du travail commun effectué en 2006 par un groupe de gestionnaires et comptables de l’académie de Clermont-Ferrand avec un “modéle” d’EPCP type pour un collège ; à adapter bien sur. Si par le plus grand des hasards, vous n’avez pas encore d’EPCP, c’est une bonne base de départ.
Un diaporama de l’académie de Clermont-Ferrand de 2007 sur l’EPCP.
Enfin, avec un collègue, j’ai animé un stage sur l’élaboration de l’EPCP. Vous trouverez en fichier joint le contenu de notre intervention. Voir le fichier Word.
Voir aussi la FAQ.
Le mot de la fin pour tous les gestionnaires qui font des cauchemars
avec l’EPCP, je le laisse au code des collectivités locales et à son article L. 2122-22
qui ignore lui l’EPCP : " Le maire peut, en outre, par délégation du conseil municipal,
être chargé, en tout ou partie, et pour la durée de son mandat : (…) 4º De prendre
toute décision concernant la préparation, la passation, l'exécution et le règlement
des marchés de travaux, de fournitures et de services qui peuvent être passés sans
formalités préalables en raison de leur montant, lorsque les crédits sont inscrits
au budget (…)" .
La future rédaction du code de l’Education reprendra un article similaire ; et donc l’EPCP disparaîtra comme outil d’autorisation et sera remplacé par l’EPA comme outil de définition des besoins.
Maintenant que vous savez faire un EPCP, et que vous savez donc estimer vos besoins,
passons à l’étude des marchés proprement dit dans les pages suivantes ; en commençant
par votre politique de l’achat public...
L’E.P.C.P. pour les E.P.L.E.
Premier pas pour la rédaction d’un marché en EPLE : la définition des besoins ; c’est le rôle de l’EPCP.
28/12 /2011
