FAQ Gestion Financière 2
Quelle est la procédure d’achat de fournitures avec des chèques cadeaux remis par
un fournisseur :
Certains fournisseurs remettent aux établissements scolaires des
« chèques cadeaux ». Ces titres permettent l’achat de fournitures auprès de différentes
enseignes. Les modalités d’utilisation de ces chèques cadeaux sont retracées ci dessous.
Procédure
administrative
Il convient, préalablement à l’utilisation des « chèques cadeaux »,
de soumettre à l’approbation du conseil d’administration, ou de la commission permanente
si elle a reçu délégation, l’acceptation de ce « don ». L’acte du conseil d’administration
ou de la commission permanente est immédiatement exécutoire après publication, sans
transmission à l’autorité académique. Les autorisations de recettes et les ouvertures
de crédits seront réalisées par une décision budgétaire modificative soumise au vote
du conseil d’administration [type 38 dans GFC]. En exécution budgétaire, les ordres
de recettes seront émis à hauteur des dépenses d’ordre réalisées et à concurrence
du montant des chèques cadeaux reçus.
Procédure comptable
Un établissement reçoit d’un
fournisseur des chèques cadeaux pour un montant total de 150,00 euros. L’établissement
utilise ces chèques à deux reprises pour acquérir des fournitures. Le compte 4678
« autres comptes débiteurs ou créditeurs » doit être soldé à l’issue de la procédure
d’acquisition des biens. Cette opération d’ordre ne génère aucun résultat. La gestion
des chèques cadeaux en « valeurs inactives » (classe 8) peut être envisagée bien
que ces chèques aient vocation à être utilisés dans les plus brefs délais et que
cette procédure soit relativement peu fréquente.
Dans un EPLE, qui peut signer un bon de commande ?
La signature du gestionnaire n'est suffisante que lorsque le bon de commande résulte d'une décision d'engagement de dépense prise par l'ordonnateur : menu, marché, convention ou contrat. (cf. circulaire n° 88-079 du 28 mars 1988 portant organisation économique et financière des EPLE). Il est rappelé qu'en cas d'indisponibilité de crédits, il doit en informer l'ordonnateur et ne pas viser, ni signer, les bons de commandes. Quant au chef d'établissement il a bien évidemment, en sa qualité d'ordonnateur, pleine compétence pour signer tous les bons de commande dans le respect des régles du Code de l’Education (EPCP notamment). Ne pas oublier le code des marchés et l’EPLE.
A noter que le décret du 09 septembre 2005 a ouvert la possibilité de délégation en qualité d’ordonnateur.
Si mon budget est voté en équilibre et qu'en fin d'exercice je constate un déficit parce que certaines prévisions de recettes n'ont pas été réalisées, ce déficit est il automatiquement prélevé sur les réserves en fin d'exercice entraînant une diminution du fonds de roulement ou aurait-il fallu une DM vote pour compenser ou encore n'aurait-il fallu dépenser qu'à concurrence des recettes réelles ?
Si les dépenses sont supérieures aux recettes parce que celles-ci ne se sont pas réalisées dans les conditions du budget, l'année se termine par un déficit en fonctionnement qui va automatiquement diminuer les réserves disponibles, sans que quiconque puisse comptablement parlant vous en faire le reproche (attention toutefois aux règles particulières des recettes spécialisées : SAH). Toutefois, le budget étant un acte de gestion prévisionnel, le réflexe de tout bon gestionnaire est soit de réduire ses dépenses en fonction de la diminution des recettes soit de trouver des recettes supplémentaires par exemple en prélevant sur les fonds de réserve. C'est pourquoi j'ai toujours pensé que la vérification d'une balance devait toujours être faite avec la situation des dépenses engagées et celle des recettes afin justement d'avoir une vue complète à la fois de la compta générale et de la compta administrative.
Est-il réglementaire de créer un déséquilibre de la section de fonctionnement en réservant un excédent sur la subvention de fonctionnement pour procéder à une immobilisation ?
Il convient de se référer au paragraphe 3221 de la circulaire n° 88-079 du 28 mars 1988 : le montant des recettes de la section de fonctionnement peut être supérieur à celui des dépenses. Dans cette hypothèse, l'excédent s'ajoute aux charges pour assurer une présentation équilibrée de la 1ère section et il est porté en ressources de la section des opérations en capital.
Quelle est la procédure à suivre en cas de budget non exécutoire au début de l'exercice ?
Selon l'article L 1612-1 du Code général des collectivités territoriales, dans le cas où le budget n'a pas été adopté avant le 1er janvier de l'exercice auquel il s'applique, l'exécutif de la collectivité territoriale est en droit, jusqu'à l'adoption de ce budget de mettre en recouvrement les recettes et d'engager, de liquider et de mandater les dépenses de la section de fonctionnement dans la limite de celles inscrites au budget de l'année précédente. En conséquence, seule l'autorisation budgétaire accordée en N-1 est à prendre en compte. Or, pour les budgets des EPLE, elle est votée par chapitre; le comptable ne peut donc pas se baser sur un élément comptable tel que le compte par nature, indépendant de l'autorisation budgétaire initiale, pour exiger une exécution provisoire du budget par chapitre et par compte.
Les décisions modificatives du budget, pour information, exécutoires après leur publication, doivent elles être transmises aux autorités de contrôle ?
Aucune disposition réglementaire n'impose expressément la transmission des modifications du budget ne donnant lieu qu'à information du conseil d'administration ou de la commission permanente et décrites aux points 341 et 342 de la circulaire 88-079 du 28 mars 1988 portant organisation économique et financière des EPLE. Toutefois, les dispositions combinées de cette même circulaire et de l'article R421-56 du code de l’éducation ("Le représentant de l'Etat, l'autorité académique et la collectivité de rattachement ont accès, sur leur demande, à l'ensemble des actes et documents relatifs au fonctionnement de l'établissement.") permettent au recteur d'exiger que lui soit transmises les informations relatives aux DBM présentées au CA ou à la commission permanente. Cette transmission n'est pas indispensable à l'acquisition du caractère exécutoire de ces DBM.
Existe-t-il une réglementation offrant la possibilité à l'autorité de contrôle de suspendre l'examen d'un budget ou d'une DM ? (2011)
La réglementation en vigueur (articles L421-11, R421-59 et R421-60 du code de l'éducation) prévoit qu'un acte budgétaire soumis à l'obligation de transmission est rendu exécutoire dans un délai de 15 jours pour les DBM de niveau 3 et de 30 jours pour le budget. Il n'y a pas de disposition permettant de suspendre les délais. Toutefois, afin d'éviter de recourir à un règlement conjoint, il est à notre sens possible de suspendre l'examen d'un acte budgétaire dans l'attente d'une pièce complémentaire par exemple, susceptible d'éclairer le contrôle. Cette suspension ne devra pas excéder le délai raisonnable de la transmission de ces pièces complémentaires et de leur examen.
Le budget d’un EPLE, initialement rejeté par le CA, peut-il faire l’objet d’un second vote ?
Le paragraphe 332 de la circulaire n°88-079 du 28 mars 1988 ne prévoit pas, en cas de non adoption du budget par le conseil d'administration, de seconde délibération .En cas de refus du budget initial par le conseil d'administration, il y a lieu de mettre en oeuvre la procédure du règlement conjoint. Une nouvelle convocation du CA peut toutefois être envisagée afin de permettre une seconde délibération sur le projet de budget qui aurait été amendé pour tenir compte des observations du CA. Il convient toutefois de rappeler que le budget doit être voté dans le délai légal (trente jours à compter de la date de notification de la participation de la collectivité de rattachement).
Quelle est la procédure à suivre dès lors que le CA de l'EPLE a refusé d'adopter le budget de l'établissement. Quel est le rôle du représentant de l'État en la matière ?
Le rôle du représentant de l'État est clairement défini dans le cas d'absence de vote du budget dans le délai légal. Lorsque le budget n'est pas voté, quelle qu'en soit la raison, dans le délai légal (30 jours à compter de la date de notification de la participation de la collectivité de rattachement), le représentant de l'État saisit la collectivité de rattachement et l'autorité académique pour qu'elles règlent conjointement le budget dans un délai d'un mois à compter de cette saisine. En tout état de cause, les alinéas de l'article L.421-11 du code de l'éducation concernant la préparation du budget, son vote, sa transmission aux autorités de tutelle et les cas de règlement conjoint, n'ont pas été modifiés par l'ordonnance n° 2004-631 du 1er juillet 2004 relative à la simplification du régime d'entrée en vigueur, de transmission et de contrôle des actes des autorités des établissements publics locaux d'enseignement.
La prise en charge sur le budget de l'EPLE de distinctions honorifiques est-elle possible ? (2012)
L'article D 1617-19 du code général des collectivités territoriales, dispose à la
rubrique 6 « interventions sociales et diverses », à l'alinéa 6311 « remise de prix,
prestations diverses, gratifications » « premier paiement », que le comptable doit,
pour les gratifications, exiger à l'appui du premier paiement la décision de l'assemblée
délibérante fixant les modalités d'attribution des gratifications prévoyant les catégories
de bénéficiaires, les événements donnant lieu à l'octroi de tels avantages.
Si, par
une délibération expresse, le conseil d'administration prévoit que l'achat d'une
décoration sera pris en charge sur le budget de l'EPLE et en fixe le montant maximal
et si le contrôle de légalité ne soulève pas d'objection, le comptable doit prendre
en charge la dépense car il n'est pas juge de son opportunité.
L'agent comptable doit
par ailleurs vérifier le caractère public de ce type de dépenses et sa relation avec
les activités normales d'un EPLE. L'achat de décorations ou de cadeaux de départ
pour une personne non salariée de l'établissement, ce qui est la cas pour un professeur,
est considéré comme irrégulier car présentant un caractère personnel, ne relevant
pas de l'action sociale et n'entrant pas dans le cadre des missions de l'établissement.
Quelle est la réglementation applicable aux EPLE en matière de frais de cadeau et de réception?
Si tous les autres contrôles ont été fait par l’agent comptable, il n’y a pas d’obstacle à ce que ce dernier paye les factures relatives aux frais de réception en se référant aux pièces justificatives prévues par le décret qui ne mentionne aucune exigence particulière en la matière. Afin d’éviter certains abus dans les EPLE, il appartient au chef d’établissement et au gestionnaire de veiller impérativement à ce que les réceptions ou les représentations ne se traduisent par des excès et n’induisent pas de dépenses supplémentaires pour l’établissement.
Toutefois, il est important de noter que l’agent comptable doit vérifier le caractère public de ce type de dépenses et sa relation avec les activités normales d’un EPLE ; ainsi l’achat d’un cadeau de départ ou de décorations, par exemple, a été considéré par la Cour des comptes comme irrégulier car présentant un caractère personnel et n’entrant pas dans le cadre des missions de l’établissement. Il en va différemment des repas de travail. Dans tous les cas, le conseil d’administration devra délibérer sur les modalités de prise en charge de ces frais.
A noter qu’en réponse à la question : Un agent comptable doit-il, pour payer une facture relative à l’achat d’un cadeau offert à l’occasion d’une mutation ou d’un départ à la retraite par exemple, exiger de l’ordonnateur une attestation du rattachement de la dépense au service? La DAF a précisé que le Conseil d’État est venu rappeler la jurisprudence constante (VE sect. 5fevr. 1971, Balme), selon laquelle "les comptables doivent exercer leur contrôle sur la production des justificatifs mais […] alors même qu’il leur appartient, pour apprécier la validité des créances, de donner aux actes administratifs une interprétation conforme à la réglementation en vigueur, ils n’ont pas le pouvoir de se faire juges de leur légalité". La haute juridiction, saisie d’un pourvoi du ministre du budget contre un arrêt de la Cour des comptes du 23 avril 2007 constituant deux comptables débiteurs de l’agence régionale de Picardie pour avoir procédé au paiement de factures relatives au remboursement de frais de restauration de collaborateurs et à l’achat de cadeaux et fleurs offerts à des membres du personnel à l’occasion de cessation de fonction ou d’évènements familiaux, juge dans un arrêt CE du 21 octobre 2009, ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique, n°306960 " qu’en statuant ainsi, la cour a mis à la charge des intéressés une obligation de contrôle de la légalité d’un acte administratif à l’origine de ces dépenses qui, ainsi qu’il a été dit plus haut, excède les pouvoirs que les comptables publics tiennent du B de l’article 12 et de l’article 13 du décret du 29 décembre 1962".
On notera que la cour des comptes avait mis les comptables en débet... bref, à vous de voir.
Une nouvelle jurisprudence est venue expliciter le bousin. Le comptable n’est pas juge de l’opportunité de la dépense concernant un cadeau ; mais il est juge de sa correcte imputation. Un cadeau est une dépense à caractère sociale et en tant que telle elle doit respecter le décret de 2007 sur les PJ et un acte du CA doit être produit à l’appui du mandat :
Mme Odette X... a réglé deux factures ... à titre de cadeau à des membres du personnel
lors de leur départ en retraite ; que ces mandats ont été imputés au compte 6238
« Divers, pourboires, dons courants» ;... dès lors que les bénéficiaires des cadeaux
étaient des salariés de l’établissement public, cette libéralité devait être considérée
comme une prestation d’action sociale ; que l’annexe I de l’article D 1617-19 du
code général des collectivités territoriales, dans sa rubrique 6 « interventions
sociales et diverses », alinéa 63 «remise de prix, prestations diverses, gratifications
», prescrit au comptable public d’exiger, avant de procéder au paiement d’une telle
dépense, une décision de l’assemblée délibérante fixant les modalités d’attribution
de la prestation ;
Attendu que, selon le réquisitoire, seules les factures étaient
jointes aux mandats sans qu'il soit fait référence à une quelconque décision de l'assemblée
délibérante ; ...
http://www.ccomptes.fr/fr/CRC03/documents/Jugements/JF00106798_JF_INTERNET1.pdf
Voir aussi « Principe de spécialité ».
Cafétéria : voir association.
Y a-t-il un texte proscrivant l'usage de la caisse de solidarité pour effectuer des
prêts ?
A la différence des fonds sociaux, financés sur des crédits d'Etat, la caisse
de solidarité est constituée par des contributions volontaires des familles et n’est
soumise à aucune disposition réglementaire spécifique.
Toutefois, la circulaire n°
91-132 du 10 juin 1991(dite "annexe technique") précise au § 224763 que ces fonds
sont utilisés, après accord du CA, en vue d’accorder une aide de nature sociale aux
élèves (aides à la scolarité ou à la vie scolaire). Cette définition exclut l’octroi
de prêts sur la caisse de solidarité. Les prestations de prêt ne font pas parti des
missions dévolues aux l’EPLE. On observera enfin qu'en l'absence de contrat ou de
convention de prêt le comptable ne disposera pas des moyens réglementaires nécessaires
pour procéder au recouvrement en cas de défaut de paiement par "l'emprunteur".
La caisse de solidarité d'un EPLE peut-elle recevoir des dons en provenance d'une association socio-éducative ?
La caisse de solidarité de l'EPLE peut recevoir des dons de toute provenance, dès lors qu'ils ne sont pas accompagnés de conditions restrictives portant sur leur utilisation. Il revient à l'association socio-éducative de vérifier qu'un tel don entre bien dans le cadre de ses statuts. En revanche, l'association ne peut percevoir des fonds qui seraient en fait destinés à l'EPLE : cela relèverait effectivement de la gestion de fait. Plusieurs schémas sont alors envisageables : - les familles versent directement à l'EPLE des contributions volontaires à la caisse de solidarité de l'EPLE ; et/ou - les familles versent directement à l'association (dans la mesure où ses statuts prévoieraient effectivement l'attribution d'aides individuelles à des élèves) des fonds dont l'association use librement (mais bien entendu conformément à ses statuts) et qu'elle peut décider de verser pour tout ou partie à la caisse de solidarité de l'EPLE. Il convient bien évidemment que les documents envoyés aux familles fassent ressortir distinctement ces deux formes de contribution à deux personnes morales différentes et qu'ils fassent apparaître très lisiblement leur caractère facultatif.
Lorsque la subvention allouée par l’Etat aux collèges pour l’acquisition des carnets de correspondance n’est pas suffisante pour faire face aux besoins réels, l’établissement peut-il effectuer un prélèvement sur ses fonds disponibles afin de compléter le financement de la dépense ?
Oui. Les carnets de correspondance ne figurent pas dans la liste des dépenses pédagogiques à la charge de l’Etat fixée par le décret n° 85-269 du 25 février 1985. La subvention allouée à ce titre par l’Etat constitue donc une aide à leur financement, qui n’est pas exclusive : un financement sur le budget de l’EPLE est donc tout à fait possible.
Cartes d’accès au self : voir « FAQ SAH »
Caution (pour caution sur une commande voir « règles comptables »)
Est-il légal de demander une caution aux personnels enseignants et administratifs d'un EPLE pour le garantir de la restitution d'une série d'objets tels que des clefs d'accès aux salles de cours, des cartes de parking ou encore des ouvrages et manuels appartenant au CDI ?
Oui. Le versement d'une caution par le personnel de l'établissement lors de la remise
de clefs ou de matériels afin de s'assurer de leur restitution en fin d'année scolaire
ne contrevient pas au principe de gratuité de l'enseignement. Le montant de la caution
doit rester raisonnable, cette mesure doit recevoir l'accord du conseil d'administration
; et faire l'objet d'un acte relatif au fonctionnement de l'établissement dont le
caractère exécutoire est acquis après publicité par voie d'affichage.
Peut-on demander un chèque de caution aux élèves pour l'utilisation de casiers ? Selon quelles conditions ?
La caution demandée ne doit pas contrevenir au principe de gratuité de l'enseignement : elle doit correspondre à un service ou une prestation supplémentaire offerte aux élèves. En l'occurrence, une caution pour l'usage d'un casier personnel est admissible, mais l'instauration du dispositif doit faire l'objet d'une délibération du CA.
Peut-on demander une caution pour un logement en convention d’occupation précaire ?
En l'absence de dispositions particulières, il convient de se référer aux prescriptions de l'article 22 modifié de la loi du n° 89-462 du 6 juillet 1989 qui prévoit qu'un cautionnement peut être demandé par le bailleur. Cette mesure au titre de la garantie du paiement du loyer qui doit être prévue dans la convention d'occupation précaire, doit avoir reçu l'assentiment du propriétaire, en l'occurrence la collectivité territoriale de rattachement, qui est cosignataire de la convention.
Dans l'hypothèse où le budget d'un EPLE n'est pas exécutoire au début de l'année N, quelle est la procédure pour engager les dépenses de fonctionnement sur l'année qui commence ?
L'établissement doit prendre pour référence le montant, par chapitre, de l'autorisation budgétaire votée en N-1. Il est possible d'engager, de liquider et de mandater les dépenses de fonctionnement dans la limite des crédits accordés l'année précédente (article L.1612-1 du CGCT).
En matière de révision triennale du cautionnement des comptables, la période d'application concerne t-elle les années scolaires ou les années civiles ?
Le cautionnement des agents comptables des EPLE doit être révisé au 1er janvier 2008. Conformément à l'article 3 de l'arrêté du 21 décembre 2001, modifiant l'arrêté du 24 novembre 2000 organisant les modalités de fixation du cautionnement des comptables des EPLE, les cautionnements ont été révisés (en euros) le 1er janvier 2002 sur la base des résultats de l'exercice 2000. Ce montant faisant l'objet d'une révision triennale (article 2 de l'arrêté du 24 novembre 2000), la prochaine date est le 1er janvier 2008, sauf si une modification du groupement a entraîné une révision anticipée. Le cautionnement s'élève à 3 % du total des produits budgétaires de la section de fonctionnement de l'établissement ou du groupement d'établissements, constaté au titre du dernier exercice écoulé, arrondi au multiple de 100 euros le plus voisin. Il ne peut être inférieur à 15 200 euros ou supérieur à 137 000 euros. La période d'application concerne par conséquent des années civiles.
Lorsqu'une agence comptable est modifiée suite à l'intégration d'un EPLE nouvellement crée (ouverture de l'établissement à la rentrée 2007), faut-il procéder à un nouveau calcul du cautionnement de l'agent comptable ?
Il convient de procéder à un nouveau calcul du cautionnement de l'agent comptable. L'article 2 de l'arrêté du 24 novembre 2000 modifié prévoit que "pour les établissements nouvellement créés, le montant du cautionnement est déterminé, pour le premier exercice de fonctionnement, par référence à celui d'un établissement de même importance et révisé dès que les résultats de ce premier exercice sont connus". Toute modification dans la composition d'un groupement entraîne une révision automatique du cautionnement.
En matière de révision triennale du cautionnement des comptables, la période d'application concerne t-elle les années scolaires ou les années civiles ?
Le cautionnement des agents comptables des EPLE doit être révisé au 1er janvier 2008. Conformément à l'article 3 de l'arrêté du 21 décembre 2001, modifiant l'arrêté du 24 novembre 2000 organisant les modalités de fixation du cautionnement des comptables des EPLE, les cautionnements ont été révisés (en euros) le 1er janvier 2002 sur la base des résultats de l'exercice 2000. Ce montant faisant l'objet d'une révision triennale (article 2 de l'arrêté du 24 novembre 2000), la prochaine date est le 1er janvier 2008, sauf si une modification du groupement a entraîné une révision anticipée. Le cautionnement s'élève à 3 % du total des produits budgétaires de la section de fonctionnement de l'établissement ou du groupement d'établissements, constaté au titre du dernier exercice écoulé, arrondi au multiple de 100 euros le plus voisin. Il ne peut être inférieur à 15 200 euros ou supérieur à 137 000 euros. La période d'application concerne par conséquent des années civiles.
La majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère