FAQ Gestion Financière 4
L'autorité académique peut-elle suspendre l'application d'une délibération du conseil d'administration d'un EPLE ?
Non, l'article L.421-14 du code de l'éducation prévoit que l'autorité académique peut prononcer l'annulation des actes des EPLE relatifs au contenu ou à l'organisation de l'action éducatrice. En revanche, dans une décision du 26 octobre 2007, le tribunal administratif de Grenoble rappelle que « le pouvoir de suspension de ces actes n'est pas prévu expressément par les dispositions [...] du code de l'éducation ».
Si tous les sièges du CA ne sont pas pourvus, comment se calcule le quorum ?
Réponse du 26/02/2010 modifiée par rapport à l’analyse précédente. Une note de la
DGESCO n° B3-3/2010/10-016 du 12 février 2010 confirme bien que la règle du quorum
pour le CA s'apprécie par rapport à la composition théorique du CA et pas par rapport
à la composition effective. Exemple : pour un EPLE de plus de 600 élèves, le CA a
30 membres, le quorum est donc de 16 (NDLR : 15 + 1).
Cette règle du quorum s'applique
à toutes les instances existant dans un EPLE..
ATTENTION CETTE REGLE EST EN COURS DE MODIFICATION.
Comment détermine-t’on le quorum d’un conseil d’administration suite à la démission de certains de ses membres élus ?
En cas de démission de certains de ses membres, le conseil d’administration est autorisé à fonctionner.
Le quorum est effectivement fixé par l’article 17 du décret du 30 août 1985 à la majorité des membres composant le conseil. La majorité est atteinte dès lors que le nombre de membre présents est égal à la moitié + 1.
La pratique consistant, en cas de démission de membres élus au conseil d’administration, à calculer le quorum en tenant compte des seuls membres élus du conseil d’administration restants (plus les membres de droit bien sûr) n’est pas conforme au décret du 30 août 1985 (aucune disposition ne permet d’agir ainsi).
La DAF A3 du MEN conseille de faire usage de la procédure explicitée à l’article 17 qui concerne les cas où le quorum calculé de manière habituelle, c’est-à-dire en considérant le nombre total des membres après les élections des représentants (membres de droit et élus), n’est pas réuni, que ce soit par démission écrite ou pour toute autre raison. Le conseil d’administration est alors reconvoqué dans les 8 jours et au maximum 15 jours, voire 3 jours en cas d’urgence. Dans ce cas, le conseil d’administration délibère valablement, quel que soit le nombre de membres présents.
Cette technique est plus contraignante mais elle permet de fonctionner tout en n’exposant pas à des recours en annulation devant le juge administratif les décisions prises par le conseil d’administration.
Il faut rappeler qu’il est possible pour le chef d’établissement de déclarer l’urgence, dès qu’une décision paraît devoir être prise rapidement, ce qui imposera, pour une première réunion avec condition de quorum, un délai de 24 heures, auquel il faudra rajouter un délai de 72 heures pour une deuxième réunion sans condition de quorum, soit un délai total de 4 jours. Dans ces conditions, le conseil d’administration pourra se réunir valablement. L’urgence sera mentionnée à la fois dans la convocation et dans le procès verbal du conseil d’administration.
Enfin, il est possible pour accélérer la prise de décision dans des domaines tels que les voyages scolaires (voir compétences non « déléguables » énumérées dans l’article 16-14° du décret du 30 août 1985), que le conseil d’administration délègue sa compétence décisionnelle à la commission permanente. La circulaire académique n°06-221 du 31 mai 2006, qui cadre les délégations de compétences du conseil d’administration, est disponible sur le site de l’académie, à la rubrique « Cèdre ».
Comment apprécier la majorité des membres composant le conseil d’administration ?
Le quorum permettant au conseil d’administration d’un EPLE de siéger valablement est fixé par l'article 17 du décret no 85-924 du 30 août 1985 à la « majorité » des membres présents. Ce terme doit s'entendre comme «la plus grande partie » des membres et donc plus de la moitié (jurisprudence constante des juridictions administratives). Les conseils d’administration des EPLE étant constitués d’un nombre pair de membres (30 en lycée et 24 en collège), la majorité est atteinte dès lors que le nombre de membres présents en début de séance est de la moitié + 1 (16 ou 13 selon le cas).
Une précision rectorale de Grenoble apportée sur le quorum du CA lorsque celui-ci ne comporte pas la totalité des membres ; et la réponse du SNPDEN qui conteste cette analyse.
Quelle est la procédure à suivre dès lors que le CA de l'EPLE a refusé d'adopter
le budget de l'établissement. Quel est le rôle du représentant de l'État en la matière
?
Le rôle du représentant de l'État est clairement défini dans le cas d'absence de vote du budget dans le délai légal. Lorsque le budget n'est pas voté, quelle qu'en soit la raison, dans le délai légal (30 jours à compter de la date de notification de la participation de la collectivité de rattachement), le représentant de l'État saisit la collectivité de rattachement et l'autorité académique pour qu'elles règlent conjointement le budget dans un délai d'un mois à compter de cette saisine. En tout état de cause, les alinéas de l'article L.421-11 du code de l'éducation concernant la préparation du budget, son vote, sa transmission aux autorités de tutelle et les cas de règlement conjoint, n'ont pas été modifiés par l'ordonnance n° 2004-631 du 1er juillet 2004 relative à la simplification du régime d'entrée en vigueur, de transmission et de contrôle des actes des autorités des établissements publics locaux d'enseignement.
Le Conseil d’Administration peut-il autoriser globalement le chef d’établissement à signer tous les contrats et conventions nécessaires?
Admettre que le Conseil d’Administration puisse autoriser de façon générale et permanente le chef d’établissement à contracter au nom de l’établissement sans qu’au préalable il soumette la convention à son Conseil d’Administration reviendrait pour le Conseil à abandonner une compétence que la règlement lui a accordée sans prévoir qu’il puisse la déléguer Lettre du Ministère de l’Education Nationale du 16 avril 1991.
A noter que cette analyse est valable pour des tas de « votes génériques » : participation des familles aux voyages (voir ci-dessous), acceptations de dons, etc…
Le conseil d’administration a autorisé le chef d’établissement à conclure un marché. Le chef d’établissement peut-il ultérieurement résilier ce marché sans une nouvelle délibération du conseil d’administration ?
NON. Dans une réponse à un sénateur (Réponse n° 21111 publiée dans le JO Sénat du 13 avril 2006), le ministre de l’intérieur et de l’aménagement du territoire s’appuie sur la règle du parallélisme des formes pour considérer qu’il appartient à l’assemblée délibérante d’autoriser la résiliation d’un marché, dès lors que c’est cette même assemblée qui a autorisé sa signature.
Le Conseil d’Administration peut-il voter le principe d’une participation maximale des familles ou fixe un montant forfaitaire pour les voyages et sorties sur une même ville ?
« Tout ordre de recettes doit comporter les bases de la liquidation » de façon à permettre au comptable de procéder au contrôle qui lui incombe. Le vote par le CA d’un montant maximum pour la participation des familles à l’ensemble des voyages et sorties scolaires reviendrait à déléguer au chef d’établissement ses compétences relatives à la détermination d’une recette budgétaire. Cette délégation, non prévue par les textes, n’est pas autorisée.
L'autorité académique peut-elle suspendre l'application d'une délibération du conseil d'administration d'un EPLE ?
Non, l'article L.421-14 du code de l'éducation prévoit que l'autorité académique peut prononcer l'annulation des actes des EPLE relatifs au contenu ou à l'organisation de l'action éducatrice ; mais, dans une décision du 26 octobre 2007, le tribunal administratif de Grenoble rappelle que « le pouvoir de suspension de ces actes n'est pas prévu expressément par les dispositions [...] du code de l'éducation ».
Le conseil d'administration qui délègue l'une de ses compétences à la commission permanente est-il déssaisie de cette compétence ?
La délégation donnée à la commission permanente par le CA prévue à l'article R421-41 du code de l'éducation peut s'analyser comme un transfert de compétence dans les domaines délégués, autres que ceux énumérés aux 1°,2°,3°,4°,5° et 11° de l'article R 421-20 et à l'article R.421-21. La commission permanente étant une émanation du CA, il nous semble tout à fait possible que celui-ci décide de dessaisir la commission permanente des compétences qu’il lui a initialement déléguée et notamment à l'occasion de délibérations importantes.
Voir aussi à « Actes »
Lorsqu'un EPLE s'adresse à un même fournisseur pour la location et la maintenance de photocopieurs, doit-il passer un ou deux marchés ?
Les deux réponses sont justes. Les contrats de maintenance et les contrats de location peuvent ou non appartenir à la même famille homogène de la nomenclature que vous appliquez (voir rubrique sur les marchés publics). Dès lors, l'acheteur peut conclure deux marchés distincts, pour la location d'une part et pour la maintenance d'autre part. Mais il peut préférer, également conclure un seul marché concernant la location et la maintenance.
Une convention entre personnes publiques peut-elle être signée sans aucune limitation
de durée ?
NON. La CAA de Nantes a jugé que l'absence de stipulation limitant la durée d'un contrat était contraire, d'une part aux principes généraux que doit respecter la passation des marchés publics (liberté d'accès, égalité de traitement, transparence des procédures), d'autre part au principe d'adaptabilité du service public. Ces principes sont également applicables aux conventions signées entre personnes publiques.
Existe-t-il une durée maximale à un contrat ou une convention ? Qu'en est-il de la
clause de tacite reconduction ?
La durée des contrats et conventions qui ne seraient pas des marchés est soumise à des réglementations diverses en fonction de leur nature (contrats de travail par exemple). S'agissant de marchés, le code ne prévoit une durée maximale que pour certains types de marchés. Toutefois, il convient de prendre en compte la nature des prestations, qui peut rendre nécessaire une remise en concurrence fréquente, particulièrement lorsque le secteur économique est très évolutif, pour les produits proposés et/ou pour les prix (informatique par exemple). D'autre part, conformément aux dispositions du CMP relatives à la durée des marchés, la ou les reconductions doivent être expressément prévues dans le marché. Les dispositions du code interdisent une reconduction tacite, dans la mesure où le pouvoir adjudicateur doit prendre la décision par écrit et où le titulaire peut refuser la reconduction. De plus, le pouvoir adjudicateur devra pouvoir prouver, en cas de contrôle, que la mise en concurrence (même informelle dans l'hypothèse de marchés non formalisés) a été faite en fonction de la durée totale du marché, reconductions incluses. Il est enfin rappelé que le montant à prendre en compte pour déterminer la procédure à suivre en fonction des seuils prévus par le CMP sera celui correspondant à la durée totale du marché, reconductions incluses.
Le Conseil d’Administration peut-il autoriser rétroactivement la signature d’une
convention déjà signée par le chef d’établissement ?
Non. Le CA doit donner son accord sur la passation des conventions et contrats, préalablement à la signature par le chef d’établissement et à l’entrée en vigueur des conventions. Le contrôle de légalité impose un délai de 15 jours à compter de la réception de l’acte du CA par l’autorité académique avant que ledit acte ne puisse devenir exécutoire Article R. 421-54 du Code de l’Education - Avis du CE du 10 juin 1996 – Préfet de la Côte d’Or).
Le Conseil d’Administration peut-il autoriser globalement le chef d’établissement
à signer tous les contrats et conventions nécessaires?
Admettre que le Conseil d’Administration puisse autoriser de façon générale et permanente le Chef d’Etablissement à contracter au nom de l’établissement sans qu’au préalable il soumette la convention à son Conseil d’Administration reviendrait pour le Conseil à abandonner une compétence que la règlement lui a accordée sans prévoir qu’il puisse la déléguer Lettre du Ministère de l’Education Nationale du 16 avril 1991.
A noter que cette analyse est valable pour des tas de « votes génériques » : participation des familles aux voyages, etc…
Communication des contrats issus d’un marché public.
Si le principe de transparence prévu à l'article 1er du code des marchés publics impose de répondre aux demandes d'explications d'un fournisseur non retenu à l'occasion d'un appel d'offre ou d'un MAPA, le principe de libre communication des contrats liés à la commande publique et des documents qui s’y rapportent, n’est qu’une application de la loi du 17 juillet 1978. Dès lors que ces documents sont pour la plupart des «documents administratifs » au sens de l’article 1er de cette loi, et qu’ils ont perdu leur caractère préparatoire, les personnes soumises à la loi du 17 juillet 1978 (les EPLE notamment) sont normalement tenues de les communiquer à toute personne qui en fait la demande.
Voir aussi à « Conseil d’administration ».
Le créancier d’un établissement scolaire peut-il demander l’inscription d’office au budget de l’établissement de sa créance ?
Oui, conformément à l’article L1612.15 du CGCT, applicable aux EPLE en application de l’article L421.13 du code de l’éducation toute personne y ayant intérêt peut s’adresser à la chambre régionale des comptes pour qu’une dépense obligatoire soit inscrite au budget. Mais comme le rappelle la Chambre Régionale des Comptes d’Ile de France dans un avis du 05 mars 2007, une dépense obligatoire ne peut concerner qu’une dette « échue, certaine, liquide, non sérieusement contestée dans son principe et dans son montant, et découlant de la loi, d’un contrat, d’un délit, d’un quasi délit, ou de toute source d’obligation ». Considérant que ce n’était pas le cas du paiement de contrats de location de photocopieurs, contesté par le collège, la CRC rejette la demande.
Voir aussi à « Recettes »
Un EPLE peut-il avoir recours au crédit pour acquérir un matériel immobilisable ? (2011)
La réglementation relative aux EPLE ne prévoit pas la possibilité de recourir à l'emprunt et nous n'avons pas connaissance de précédents en la matière. En tout état de cause, une telle demande supposerait que l'établissement élabore un dossier parfaitement étayé pour solliciter l'autorisation d'emprunter auprès du ministère chargé du budget. On observera par ailleurs que l'EPLE ne dispose pas de ressources propres stables permettant le remboursement des annuités de l'emprunt. Il est toutefois possible de recourir au crédit-bail : la circulaire n° 91-132 du 10 juin 1991 modifiée, annexe technique à la circulaire n°88-079 du 28 mars 1988, portant sur l'organisation économique et financière des EPLE, donne les schémas des écritures à passer lors de la prise en charge comptable des opérations de crédit bail. Il convient de se reporter à cette instruction: schémas sur la planche n° 6 pages 136 et 137 et un commentaire sur le crédit-bail mobilier paragraphe 22743 page 109 de la circulaire précitée.
Débet
A qui un agent comptable d'EPLE mis en débet doit-il transmettre son dossier de demande de remise gracieuse ?
Le dossier de demande de remise gracieuse comprenant l'original de la demande de
remise gracieuse, et s'il y a lieu les jugements de la CRC doit impérativement être
transmis au rectorat de l'académie dont dépend géographiquement l'EPLE concerné par
la mise en débet de l'agent comptable. Le rectorat procède alors à l'instruction
du dossier et le transmet avec un avis dûment motivé :
- soit directement au TPG
en cas de débets déconcentrés, c'est-à-dire comme suite à la réception d'un ordre
de versement émis par l'inspecteur d'académie.
- soit au ministère chargé de l'éducation
(bureau DAF A3) en cas de débets juridictionnels, de détournements de fonds ou de
nomination d’un commis d’office qui le transmet, avec l’avis du ministre chargé de
l’éducation, au ministre chargé du budget (DGFIP- service des ressources humaines
– délégation à la gestion des cadres et personnels de centrale et à la responsabilité
des comptables (ex bureau RH – 1B) compétent pour prendre la décision portant remise
gracieuse
Décoration : voir « Cadeau »
Délégation de signature : voir FAQ « Sécurité - divers »
Dépassement du délai de paiement
En cas de dépassement du délai de paiement d'un marché, qui doit mandater les intérêts moratoires dus à l'entreprise ?
Il s'agit bien évidemment de l'ordonnateur. Le ministre délégué au budget et à la réforme de l'Etat rappelle dans sa réponse du 24 août 2006 à une question posée par un sénateur indique qu'il appartient à l'ordonnateur de mandater les intérêts dus au titulaire d'un marché en cas de dépassement du délai de paiement. En l'absence de mandatement et en application de l'article L.1612-18 du CGCT, l'agent comptable en informe l'ordonnateur et le représentant de l'Etat, lequel peut être amené à mettre en oeuvre une procédure de mandatement d'office.
Dépense (pièce justificative de la...) : voir « Pièce justificative »
D.B.M. : voir « Budget »
La grande majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère