FAQ Gestion Financière 5
Un EPLE peut-il émettre un titre de recette exécutoire à l'encontre de l'auteur d'une
dégradation au sein de l'établissement scolaire ?
Non. Même si une demande de remboursement amiable est toujours possible, le ministre de l'intérieur, interrogé sur cette question dans le cas d'une commune (question écrite n°20619, 12e législature, réponse du 16/02/2006), précise que celle-ci n'est pas en droit d'émettre un titre de recette exécutoire du montant des réparations à l'encontre de l'auteur, clairement identifié, de dégradations de son domaine public. En effet, la réparation d'un préjudice mettant en jeu la responsabilité du fait personnel de l'auteur du dommage, de même que la sanction, ne sauraient intervenir sans recourir au juge. Si elle émettait néanmoins un tel titre, celui-ci pourrait être immédiatement contesté, dans sa régularité formelle, devant le juge judiciaire, ou dans sa régularité matérielle, devant le juge de l'excès de pouvoir. La contestation suspendrait l'exécution du recouvrement, en vertu de l'article L.1617-5 du CGCT, le titre de recettes cessant d'être exécutoire dès l'introduction de la demande en justice tendant à son annulation (CE, 19 juin 1985, Commune des Angles c/société Arény Frères).
Ce que je traduis pas : essayez toujours de faire payer les dégradations (c’est normal et pédagogique) ; mais si ça ne marche pas, laissez tomber. Et puis – ce n’est pas bien - mais attendez d’avoir eu le règlement pour faire l’ordre de recette puisque vous ne pourrez pas engager de procédure contentieuse en cas de non paiement.
On peut cependant se poser la question pour d’autres types de « dégradations » concernant des biens prêtés par l’EPLE : manuels scolaires, carte de self, carnets de liaison et dont un acte du CA prévoit les modalités de remboursement. Dans ces cas, ma réponse est différente et le titre de recette me parait justifié et justifiable voir d’ailleurs la réponse ci-dessous).
Complément et précisions sur cette question (2009) :
Concernant les dégradations, la DAJ, se référant aux articles 1384 et 1382 du code civil respectivement pour les élèves mineurs et pour les élèves majeurs, précise que l'établissement peut émettre un titre exécutoire pour la réparation de dégradations et ainsi recourir à l'exécution forcée. La seule restriction concernant l'émetteur du titre est liée à l'importance de la dégradation. En effet si la réparation est supportée par la collectivité territoriale de rattachement, il appartient à celle-ci d'émettre le titre de perception.
En tout état de cause, il est indispensable de fonder le titre sur une délibération du conseil d'administration portant sur le principe du remboursement des dégradations, qui sera la base de la liquidation, conformément au 1° alinéa de l'article R 421-66.
Est-il possible de demander une contribution financière aux familles en cas de pertes ou de dégradation des manuels scolaires prêtés par les EPLE ?
La fiche de prêt, prévue au § 131 de la circulaire n°IV-70-68 du 5 février 1970, constate le transfert de la garde des manuels scolaires de l'établissement aux familles. En cas de perte ou de dégradation excédant l'usure normale qui résulte de leur usage raisonnable, la responsabilité civile des parents est susceptible d'être engagée sur le fondement des articles 1880 et 1884 du code civil. Cette responsabilité peut être utilement rappelée sur la fiche de prêt ainsi que dans le règlement intérieur de l'établissement adopté par le CA. Par ailleurs, le principe d'un barème dégressif, tel qu'il était prévu par la circulaire précitée, peut être admis dans son principe : il conviendra de l'établir au regard de l'état dans lequel se trouve l'ouvrage à la date du prêt et de l'indiquer sur chaque fiche en début d'année scolaire, ce qui permettra d'assimiler cette fiche à un document contractuel. Le modèle de la fiche pourra être soumis à la délibération du CA, en application de l'article 16 du décret n°85-924 du 30 août 1985. Les recettes correspondantes seront enregistrées au compte 70888 - autres produits annexes et seront exclusivement consacrées au renouvellement des manuels scolaires (dépense au 6062, chapitre A2), dans la mesure du possible au cours du même exercice.
Désaffectation - Reprise de véhicule
Comment appliquer la procédure de désaffectation lorsqu’un EPLE envisage d'acheter un véhicule à un concessionnaire avec reprise par ce dernier de l’ancien véhicule ?
Lorsque l'établissement est propriétaire du bien, il convient de procéder à la désaffectation du bien selon les dispositions de la circulaire du 9 mai 1989 qui prévoit après autorisation du conseil d'administration (article R421-20 – 9° du code de l’éducation), la transmission à la collectivité de rattachement et un arrêté du préfet prononçant la désaffectation. La vente est alors possible, sans obligation de passer par l'intermédiaire du service des domaines. En effet, seuls les véhicules qui ont une immatriculation domaniale doivent être remis au service des domaines. Le recours aux Domaines peut en revanche être conseillé pour la détermination du prix de vente. La sortie d'un bien immobilisé, dont l'EPLE est propriétaire, doit par conséquent d'abord faire l'objet d'une désaffectation qui est la procédure de droit commun lorsque le bien a une valeur marchande. Si l'ancien véhicule est inscrit à l'inventaire de l'EPLE, il doit être désaffecté selon la procédure de désaffectation prévue dans la circulaire du 9 mai 1989. Cette procédure doit faire l'objet d'une délibération du CA de l'établissement. Au terme de cette procédure, l'établissement peut disposer librement de ces biens pour les aliéner (vente ou cession). Dans le cas d'espèce, le CA devra être informé de la destination finale de l'ancien véhicule et de l'achat du véhicule neuf à l'occasion de la délibération précitée. Il conviendra évidemment de conclure un contrat avec le vendeur, soumis à l'approbation du conseil d'administration, conformément aux dispositions de l'article R421-20 – 6°-c du code précité.
Un établissement public d’enseignement peut-il recevoir des dons financiers ou en nature ?
Oui, la direction des affaires juridiques du ministère de l’Éducation nationale rappelle le principe posé dans le code général de la propriété des personnes publiques : « Les établissements publics de l’État acceptent et refusent librement les dons et legs qui leur sont faits sans charges, conditions ni affectation immobilière. » À l’inverse, lorsque ce don est assorti de conditions particulières, l’article prévoit que « l’acceptation ou le refus est autorisé par arrêté du ou des ministres de tutelle de l’établissement public ».
Le CA peut-il donner globalement l’autorisation à l’établissement d’obtenir des financements d’associations agréées ?
Le vote par le CA d’une acceptation générale de dons revient à déléguer au chef d’établissement ses compétences relatives à la détermination d’une recette budgétaire. Cette délégation, non prévue par les textes, n’est pas autorisée.
Article R.421-20 § 9 du Code de l’Education - Article 41221 de la circulaire du 21 avril 1988
Y a t’il absolue nécessité de pavoiser les ELElors des journées commémoratives officielles ?
Aucun texte législatif ou réglementaire ne fixe les règles du pavoisement des bâtiments et édifices publics. Seuls l'usage et la tradition républicaine sont pris en considération. Lire la réponse complète à une question parlementaire.
Duplicata de facture
Quelle procédure utiliser en cas de pièces justificatives (facture) égarées par les services de l'ordonnateur dans la mesure où le fournisseur ne peut rééditer un original ?
L'instruction DGCP n°02-046-B-M du 3 mai 2002 prévoit cette situation : ainsi, à défaut de l'original d'une pièce justificative, l'ordonnateur peut produire une copie certifiée conforme, en ajoutant sur l'un des duplicata destiné au paiement et sur les autres à conserver afin d'éviter tout risque de double mandatement ou de double paiement. Les copies n'étant plus certifiées conformes par les autorités administratives, cette certification doit être effectuée par le fournisseur et il est recommandé de joindre un certificat administratif de l'ordonnateur à l'appui du mandat.
Etat exécutoire
Un état exécutoire émis par un EPLE doit-il mentionner les bases de la liquidation de la somme due ?
Oui. Dans une décision du 11 janvier 2006, le Conseil d'Etat considère "qu'un état exécutoire doit indiquer les bases de liquidation de la dette, alors même qu'il est émis par une personne publique autre que l'Etat, pour lequel cette obligation est expressément prévue par l'article 81 du décret du 29 décembre 1962". Les bases et les éléments de calcul des sommes dues doivent figurer "soit dans le titre lui-même, soit par référence précise à un document joint à l'état exécutoire ou précédemment adressé au débiteur".
Le titre exécutoire doit en outre comporter un ensemble d’autres mentions obligatoires qui sont précisées à la page « Recettes » de ce site.
La facture « proforma » est-elle autorisée ?
En matière commerciale, la facture « proforma » est un document établissant le prix d’une marchandise ou d’un service et remise au client avant la livraison afin que celui-ci puisse accomplir certaines procédures, notamment à l’exportation ou à l’importation. Il s’agit toujours d’un document provisoire dépourvu de caractère contractuel destiné à être remplacé par la facture définitive qui seule constitue un mode de preuve. Dans la sphère publique, les factures proforma sont autorisées dans un souci de simplification des relations avec les fournisseurs, notamment en matière d’achats d’ouvrages et de publications à l’unité. A cet égard, l’instruction n° 90-122-B1 MO M9 du 7 décembre 1990 précise, pour les établissements publics nationaux, la procédure du paiement de facture proforma. Cette pratique est comparable au paiement demandé dès la commande, à cette différence près que le paiement s’appuie sur la facture proforma adressée par le fournisseur. Toutefois, l’attention des services ordonnateurs et comptables est tout particulièrement appelée afin d’éviter un double paiement à réception de l’ouvrage et de la véritable facture.
Le préfet est-il compétent pour décider seul de la fermeture d'un EPLE ?
Non. « Le législateur a entendu partager la compétence pour l'organisation du service public de l'enseignement du second degré entre l'État d'une part, le conseil général ou la le conseil régional d'autres part », rappelle la cour administrative d'appel de Lyon dans un arrêt du 26 juin 2007. La juridiction administrative en déduit que « la décision supprimer un établissement public d'enseignement du second degré » ne peut intervenir qu'au terme d'un accord « tant du représentant de l'État que des organes compétents de la collectivité territoriale dont relève l'établissement. »
Lire la circulaire n° 2009-074 du 5-5-2009 sur la fermeture des collèges dégradés.
Lorsqu'il y a fusion de deux EPLE suffit-il d'établir le compte financier de l'établissement n'ayant plus de n°RNE et intégrer les résultats dans le budget initial de l'établissement unique restant ?
Si seul un des deux établissements disparaît, il conviendra d'établir le compte financier de celui-ci et d'effectuer le transfert vers l'autre collège. Ce transfert donnera lieu aux opérations habituelles de fin d'exercice, notamment à l'établissement de la balance générale de fin d'exercice. Les opérations de charges à payer et de produits à recevoir ainsi que celles qui résulteraient des restes à payer et des restes à recouvrer seront poursuivies par le nouvel établissement support au titre des droits et obligations transférés. De même, devront être constatées, le cas échéant, les charges de provisions et d'amortissements. Les soldes débiteurs et créditeurs de la balance constituent respectivement le contenu des postes de l'actif et du passif du bilan de sortie.
Un lycée ouvre dans l'académie. La région a désigné un établissement support dont le proviseur est ordonnateur provisoire, afin de recevoir la subvention de fonctionnement permettant d'assurer les dépenses indispensables pour que le lycée puisse fonctionner au 1er septembre. Quelle est la procédure pour l'agent comptable ?
La création de l'établissement et l'acquisition de sa personnalité morale étant effective dès signature par le préfet de l'arrêté de création, il est possible de nommer par intérim, et sans attendre l'ouverture du lycée lors de la rentrée scolaire un ordonnateur et un agent comptable. Le nouvel établissement pourrait au demeurant être rattaché immédiatement et pour l'avenir à l'agence tenue par le comptable intérimaire. En effet, désormais, dès la création de l'établissement, le recteur qui est compétent pour arrêter la carte comptable, peut rattacher la comptabilité de l'établissement créé à un groupement comptable existant dès lors qu'il a sollicité l'avis de l'établissement support du groupement comptable et des collectivités territoriales concernées. L'avis du conseil d'administration sera sollicité dès que celui-ci sera constitué.
Un lycée professionnel ferme définitivement : la procédure comptable est-elle la même qu'en cas de fusion ? Quel ordonnateur serait habilité à signer un mandatement concernant une facture oubliée ? Est-ce un cas de force majeure qui permet à l'établissement de rompre l'ensemble de ses contrats en cours ?
L'article L.421-19 du code de l'éducation prévoit que lors de la dissolution d'un établissement public local d'enseignement, l'ensemble de son patrimoine est dévolu à la collectivité territoriale de rattachement. La procédure comptable est en effet, identique en cas de fermeture ou de fusion et donnera lieu aux opérations habituelles de fin d'exercice prévues à l'article 55 du décret du 30 août 1985 modifié. Il appartient en conséquence à la collectivité de procéder, le cas échéant, à l'ordonnancement des recettes et des dépenses. Par ailleurs, les contrats en cours doivent être dénoncés en respectant la période de résiliation prévue et en motivant la demande dans tous les cas. Il semble que la théorie du "fait du prince" pourrait être appliquée puisque la fermeture résulte de la décision d'une personne morale, en l'occurrence l'État, différente de celle qui a contracté.
Fonds de réserves - de roulement
Est-il possible de transférer une partie des réserves du R2 sur le service général ?
Cette procédure ne peut être qu'exceptionnelle et motivée par des circonstances très particulières, faisant l'objet d'une présentation explicite au CA pour qu'il puisse se prononcer en toute connaissance de cause. Il en irait de même en sens inverse (utilisation des réserves du service général au bénéfice du SAH). La collectivité de rattachement qui à la responsabilité du SAH depuis la loi de décentralisation de 2004 peut s’opposer à cette opération.
Existe t-il une norme fixant le niveau du fonds de roulement des EPLE ?
Il n'existe pas de norme réglementaire fixant le niveau du fonds de roulement des EPLE, même si l'on trouve parfois la référence à deux mois de fonctionnement ou à 20% du chiffre d'affaires (compte 70). Il convient en premier lieu de déterminer le besoin en fonds de roulement (actifs circulants d'exploitation - dettes d'exploitation) puis de vérifier l'existence d'un excédent ou d'une insuffisance en fonds de roulement.
Un autre mode de calcul suggéré par une Trésorerie générale : F D R divisé par la classe 6, moins les comptes 68 (amortissements) et le 675 (sortie d'inventaire), voire le 6588 (contribution entre service) pour avoir des dépenses nettes ; le résultat est multiplié par 365 et donne le nombre de jours de fonctionnement.
Peut-on utiliser le fonds social lycéen ou le fonds social cantine pour les élèves de BTS ?
Le fonds social lycéen est réservé aux élèves du second degré, il ne peut donc être utilisé pour apporter une aide financière à un élève de BTS, de même que le fonds social des cantines qui lui est destiné à faciliter l’accès à la restauration scolaire du plus grand nombre de collégiens, de lycéens et d’élèves de l’enseignement spécialisé du second degré. Une aide peut être éventuellement apportée aux élèves de BTS par le biais de la caisse de solidarité, constituée par les contributions volontaires des familles et qui n’est soumise à aucun texte particulier (contrairement aux fonds sociaux précédemment cités). C’est le conseil d’administration de l’EPLE qui fixe les conditions d’emploi des fonds recueillis (paragraphe 224763 de l’annexe technique du 10 juin 1991) et décide de l’affectation. Il convient, par ailleurs, d’orienter ces élèves des sections post-baccalauréat vers l’assistante sociale du CROUS susceptible de les informer sur les aides qui existent au titre du fonds de solidarité universitaire.
Est-il possible d'utiliser le fonds social collègien pour verser une aide à une association sportive afin d'organiser un voyage hors temps scolaire ?
La circulaire n°98-044 du 11/03/1998 prévoit d'une part que les fonds sociaux sont destinés à aider les familles à assumer les dépenses de scolarité et de vie scolaire, d'autre part, que les aides ainsi attribuées peuvent prendre la forme d'un concours financier direct ou d'une prestation en nature. Il convient donc de s'assurer en premier lieu que le voyage, organisé hors temps scolaire et donc facultatif, relève bien de la vie scolaire. Si tel est bien le cas, l'établissement peut payer directement à l'association sportive l'aide attribuée pour les élèves qui auront été préalablement dûment désignés par le chef d'établissement en tant que bénéficiaires d'une aide du fonds social. Il s'agit là en effet d'un concours financier indirect relevant d'une prestation en nature.
Le CA peut-il approuver un prélèvement sur les réserves du service général en vue d’abonder le chapitre F compte 6. code de gestion fonds social lycéen ?
Le CA a pleine compétence, en application du principe d'autonomie, pour autoriser un prélèvement sur fonds de réserves en complément d'autres subventions, sous réserve des contrôles prévus à l'article L 421-11 du code de l'éducation pour les DBM soumises au vote du CA.
Un agent comptable qui ne dispose pas des critères d'attribution d'une aide sociale peut-il en suspendre le paiement ? (2011)
En matière de contrôle l'agent comptable ne peut se faire juge de la légalité des
décisions de l'ordonnateur. Il ne peut donc suspendre le paiement d'une dépense pour
ce motif. De plus, l'agent comptable n'exerce qu'un contrôle sur pièces et n'a pas
à vérifier la réalité des certifications délivrées par l'ordonnateur. Les ordonnateurs
sont responsables des certifications qu'ils délivrent (article 7 du décret n°62-1587
du 29 décembre 1962), l'agent comptable s'assure seulement de la présence de ces
certifications.
Dans le cas d'espèce on se réfèrera au décret 2007-450 du 25 mars
2007 - annexe 1 -rubrique 6, point 61 "Dépenses d'aide sociale", précise les pièces
justificatives exigibles :
Aides facultatives :
1 -délibération fixant les conditions
d'octroi et les modalités d'attribution
2-En cas de paiement à un tiers, décision
de l'autorité exécutive.
3-Etat nominatif ou collectif mentionnant le(s) bénéficiaire
(s) et le montant des aides à verser, ou ordre de paiement acquitté par le bénéficiaire
en cas d'urgence.
Le comptable est donc fondé à demander la pièce relative aux critères
d'attribution des fonds sociaux. Cet état n'étant pas produit, le comptable peut
refuser le versement des aides et demander à être réquisitionné.
Frais de réception et de représentation.
Voir a « Principe de spécialité ».
Le calcul d'indemnités de déplacement doit-il être effectué en prenant en compte
la résidence administrative de l'agent ou le lieu effectif d'exercice des fonctions
?
Le lieu effectif d'exercice. La Cour administrative d'appel de Bordeaux a jugé qu'un agent qui effectuait un stage dans la ville où il exerçait ses fonctions ne pouvait prétendre au bénéfice d'indemnités de déplacement, même si son arrêté d'affectation indiquait une résidence administrative dans une autre agglomération (cf AJDA du 10 mars 2003). En conséquence, le juge fait primer le lieu d'exercice réel des fonctions sur la résidence officiellement inscrite pour son affectation. On peut noter ici le caractère pragmatique du jugement de la CAA de Bordeaux qui implique une interprétation relativement ouverte du premier alinéa de l'article 4 du décret n°90-437 du 28 mai 1990 sur le remboursement des frais de déplacement : "résidence administrative : le territoire de la commune sur lequel se situe le service où l'agent est affecté". La résidence administrative se définirait par le lieu d'exercice effectif des fonctions sans tenir compte du lieu "où l'agent est affecté" au sens administratif du terme, du moins pour ce qui concerne les frais de déplacement.
Quelques élèves de la Section BTS vont retourner dans leur ancien établissement afin
de faire une action de promotion de la filière. A cette occasion, est il possible
de rembourser les frais de déplacement et, si oui, sur quelle base administrative
(ordre de mission ?) et sur quels crédits budgétaires (J1, taxe apprentissage ?).
Un ordre de mission peut être établi par le chef d'établissement, sur le fondement du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 qui s'applique "aux personnes (...) qui interviennent pour le compte des services et établissements précités" dont les EPLE. Ce type de dépenses entre à mon sens dans le cadre des "dépenses destinées à promouvoir les formations sous réserve que les manifestations aient lieu dans l’établissement", qui sont susceptibles d'être financées par la taxe d'apprentissage (cf. III de la circulaire n°2007-031 du 5 février 2007 (BO n°7 du 15 février).
Les frais de déplacement d’un chef d'établissement à une journée académique organisée par une association, peuvent-ils être pris en charge par le budget de l' EPLE ?
De manière générale, le remboursement des frais de déplacement d'un chef d'établissement n'est supporté par l'EPLE que si le déplacement a pour origine l'EPLE lui-même. Lorsque le chef d'établissement représente l'établissement, il peut en conséquence s’établir à lui-même un ordre de mission dont les conséquences financières seront supportées sur le budget de l'EPLE, dans la limite des frais réellement engagés et dans le respect des dispositions réglementaires.
(à suivre)
La grande majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère