FAQ Gestion Financière 6
Frais de déplacement (suite)
Un personnel est chargé chaque jour d'aller à la poste porter du courrier. Comme l'établissement ne dispose pas de véhicule de service, on lui rembourse le surcoût que cela entraîne sur les bases du décret sur les frais de déplacement. De la même façon on est parfois obligé de se déplacer pour aller chercher des documents à l'inspection académique ou dans d'autres établissements. Ces remboursements au sein de la même commune ou dans une commune limitrophe bien que motivés dans l'intérêt du service ont-ils une base légale ?
L'article 28 al. 3 du décret n° 90-437 du 28 mai 1990 énonce que "L'agent qui se déplace fréquemment pour les besoins du service à l'intérieur d'une commune peut être remboursé de ses frais de transport dans la limite du tarif de l'abonnement le mieux adapté au type de ses déplacements, sous réserve que cette procédure soit source d'économie pour l'Administration par rapport à celle prévue à l'alinéa précédent". L'article 29 ajoute que "Les agents peuvent utiliser leur véhicule personnel pour les besoins du service sur autorisation de leur chef de service et sous réserve que les intéressés satisfassent aux conditions prévues en matière d'assurances par l'article 34 du présent décret. Les autorisations ne sont délivrées que si l'utilisation du véhicule personnel entraîne une économie ou un gain de temps appréciables, ou lorsqu'elle est rendue nécessaire soit par l'absence, permanente ou occasionnelle, de moyens de transport en commun, soit par l'obligation attestée de transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant. "Il appartient au chef d'établissement de s'assurer que ces conditions sont réunies pour établir l'ordre de mission autorisant l'emploi du véhicule personnel. Il convient également d'attirer l'attention sur les dispositions énoncées à l'article 34 du décret qui concernent la souscription par l'agent d'une police d'assurance couvrant sa responsabilité personnelle ainsi que celle de l'Etat. Le remboursement des frais est effectué en application des dispositions du décret au taux de l'indemnité kilométrique fixé par arrêté. La prise en charge des frais de transport se fera sur présentation des pièces justificatives énumérées au décret sur les PJ.
Les chefs d'établissement peuvent-ils rédiger des ordres de mission à l'attention de leurs élèves ? Et est-il possible d'indemniser les élèves individuellement au titre des frais de déplacement pour un PPCP ?
Il est précisé en premier lieu que les ordres de mission ne peuvent être établis que pour des personnels de l'établissement et non pour des élèves. D'autre part, la prise en charge des frais engendrés par des déplacements liés aux PPCP ne relève effectivement pas de la note de service n°93-179 du 24 mars 1993, qui porte sur les stages en entreprise. Toutefois, dans la mesure où les PPCP relèvent des horaires officiels et en conséquence de l'enseignement obligatoire, ils sont soumis au principe général de gratuité, en application de l'article L.132-2 du code de l'éducation. Ainsi, la circulaire n°2001-172 du 5 septembre 2001 précise les sources de financement possibles (chapitre 36.71 du budget de l'Etat, subvention de fonctionnement de la collectivité de rattachement, taxe d'apprentissage, crédits européens, partenariat public ou privé). Elle ajoute que la participation des familles ne doit en aucun cas être sollicitée. Il appartient donc au chef d'établissement, comme le souligne la même circulaire, de vérifier les conditions financières de réalisation des PPCP, en tenant compte de l'ensemble des ressources susceptibles d'être mobilisées. Le remboursement aux élèves de leurs frais de déplacements, si ceux-ci entrent dans le cadre ainsi établi, sera effectué pour leur montant réel, sur justificatifs.
Gratuité : voir « Principe de gratuité »
GRETA
L'article 16 de la loi n°92-678 du 20/07/1992 et la circulaire interministérielle en date du 09/05/1989 sont-elles applicables au GRETA pour le transfert des biens d'un établissement à un autre ?
L'article 16 de la loi n°92-678 du 20/07/1992, désormais codifié à l'article L,421-19 du code de l'éducation, traite de la dissolution d'un EPLE, qui entraîne la dévolution des biens à la collectivité de rattachement. Tel n'est pas le cas en l'espèce car le GRETA, qui est géré en SACD dans la comptabilité de l'EPLE support, ne dispose pas de la personnalité juridique. C'est donc la convention conclue entre les membres après vote de tous les conseils d'administration et indiquant le nouvel établissment support, approuvée par les recteur, qui constitue le support juridique du transfert de l'ensemble des biens, droits et obligations du GRETA, conformément à l'article 11 du décret n°92-275 du 26 mars 1992, ou de la fusion de deux GRETA
Le déficit d'un GRETA peut-il être supérieur au montant des réserves disponibles du GRETA ? Quelle est la responsabilité du comptable dans les deux cas (absence de trésorerie disponible et déficit) ?
La correction des éventuelles difficultés du GRETA relève de la responsabilité de l'ordonnateur. De son coté, l'agent comptable doit alerter l'ordonnateur sur les problèmes financiers du GRETA et le risque que celui-ci, par sa gestion, fait courir à l'établisement support. Par exemple, il peut en matière de recttes, attirer l'attention de l'ordonnateur sur le niveau anormal des restes à recouvrer, le retard apporté au règlement des créances du GRETA étant un facteur de dégradation de sa trésorerie. En matière de contrôle de la dépense, les attributions du comptable sont nettement définies. Ainsi, s'il n'appartient pas au comptable d'apprécier l'opportunité ou de la légalité d'une décision de l'ordonnateur, il doit en revanche, dans le cadre des contrôles qui lui incombent, s'assurer notamment de la disponibilité des fonds, ce qui peut provoquer la mise en œuvre de la procédure de suspension de paiement et de réquisition prévue par les articles L.233-1 et L.233-2 du code des juridictions financières et décrite par le paragraphe 42432 de la circulaire n°88-079 du 28 mars 1988.
Un agent comptable de GRETA peut-il procéder à des paiements au risque de rendre créditeur le compte 513 du GRETA ?Si oui, faut-il informer le CA de l'établissement support de l'utilisation de sa trésorerie pour le GRETA ?
La direction générale de la comptabilité publique considère qu'un GRETA, géré en SACD au sein du budget de l'EPLE support, ne dispose pas d'une personnalité juridique propre, ni en conséquence de comptes de disoponibilités indépendants de ceux de l'établissment. Conformément au principe de l'unité de caisse, l'agent comptable peut donc faire face à l'insuffisance de trésorerie du GRETA en utilisant les disponibilités de l'EPLE support dans la mesure où il s'agit de la même personne morale. Est en revanche exclu tout prélèvement sur les disponibilités des établissments qui seraient rattachés à l'agence comptable, lesquels sont des personnes morales distinctes, et ceci m^me dans l'hypothèse où ces établissments seraient par ailleurs membres du GRETA.
Dans un GRETA, doit-on considérer que la personne se trouvant sur un emploi gagé (rémunération assurée par le rectorat mais imputée sur le budget de l'établissement) est rémunérée par l'Etat ou par cet établissement ?
Selon une jurisprudence administrative constante, les personnes employées sur postes gagés dans les GRETA sont des agents de l'Etat, au motif que les GRETA n'ont pas de personnalité juridique distincte de l'Etat et qu'ils relèvent de l'éducation nationale pour exercer des missions de formation continue.
Un huissier ayant pour mission à la mise en recouvrement des frais de demi-pension peut-il demander une prise en charge des frais engagés par lui?
Les frais et dépens des huissiers sont dus par le débiteur : l'huissier n'a donc pas à effectuer de compensation s'il a pu recouvrer le principal et les sommes qui lui étaient dues. Ce n'est que dans le cas d'une créance irrécouvrable que ces frais seront à la charge de l'EPLE.
Les frais de recouvrement engagés par un huissier sont à la charge du débiteur ou du créancier lorsque la créance en question s’avère irrécouvrable. Un huissier peut-il demander des honoraires auprès d’un comptable public ?
L’article 11 du décret n° 96-1080 du 12 décembre 1996 modifié portant fixation du tarif des huissiers de justice en matière civile et commerciale prévoit que le droit proportionnel dégressif à la charge du créancier (institué par l’article 10) « n’est pas dû : 1° Lorsque le recouvrement ou l’encaissement est effectué sur le fondement des titres exécutoires mentionnés au 6° de l’article 3 de la loi du 9 juillet 1991 ». Or les titres de recettes émanant des EPLE entrent dans cette catégorie (« titres délivrés par les personnes morales de droit public »). Quant aux honoraires susceptibles d’être versés pour des actes particuliers (article 16 du décret), leur perception « est subordonnée dans tous les cas à l’avertissement préalable du mandant, par tout moyen, du caractère onéreux de la prestation de service et du montant estimé ou du mode de calcul de la rémunération à prévoir « (article 17 du décret).
Les débiteurs peuvent-ils s’acquitter directement de leur dette auprès de l’agent comptable, alors même qu’une procédure est déjà engagée par un huissier ?
C’est toujours possible, mais il est alors conseillé de demander à l’huissier le montant des frais et dépens, afin que le débiteur les rembourse en même temps que le principal.
Quand l’huissier délivre-t-il un certificat d’insolvabilité qui permet l’admission en non-valeur de la créance ?
L’huissier ne peut délivrer ce certificat que s’il a effectivement constaté l’insolvabilité du débiteur. Pour les dettes de faible montant, il est préférable d’intervenir en amont et de ne pas entreprendre des procédures démesurées. Ainsi, dans les EPLE, une remise gracieuse peut être accordée par le conseil d’administration en cas de gêne du débiteur, en application de l’article 47 du décret n° 85-924 du 30 août 1985.
Un huissier peut-il refuser un dossier de recouvrement ?
Le mandat ne peut normalement être refusé, c’est la contrepartie du monopole confié à la profession. En cas de difficulté locale, il convient de saisir la chambre départementale ou régionale qui a une compétence disciplinaire en application de l’ordonnance n° 45-2592 du 2 novembre 1945.
Un huissier de justice peut-il opérer des retenues pour frais sur des sommes reçues d'un débiteur ?
Non, il doit être fait application de l'article 23 du décret n° 62-1587 du 29/12/62 qui énonce qu' "il est fait recette du montant intégral des produits sans contraction entre les recettes et les dépenses".
Le secret professionnel peut-il être opposé aux huissiers de justice lorsqu'ils procèdent au recouvrement d'une créance à partir d'un titre exécutoire ?
Non. Interrogée par une parlementaire sur les moyens dont disposent les particuliers, bénéficiaires d'un titre exécutoire à la suite d'une décision de justice, pour connaître l'éventuel retour à meilleure fortune de leur débiteur, la ministre de la justice a rappelé l'étendue des pouvoirs des huissiers de justice en matière d'accès aux informations lorsqu'ils sont mandatés pour recouvrer un titre exécutoire.
QE n°36691, JOAN, 3 mars 2009.
Voir aussi toute la première partie des pages sur l’instruction comptable : ici.
Les dépenses liées à l'acquisition de petit mobilier à caractère non pédagogique dans les EPLE doivent être imputées au chapitre C -Entretien ou D- Autres charges générales ?
Au chapitre C. La circulaire n°91-132 du 10 juin 1991 modifiée, dite annexe technique à la circulaire n°88-079 du 28 mars 1989, prévoit (§12112) que sont imputées sur le chapitre C-Entretien : "les dépenses de nature non pédagogiques, d'entretien, de réparation, de fournitures et petit matériel d'entretien ainsi que de matériels, mobiliers et outillages non immobilisables." Le même texte prescrit l'imputation au chapitre D -Autres charges générales des "autres dépenses de fonctionnement du service général" sans plus de précision. Il convient donc, conformément à ces dispositions et dans un souci de lisibilité du budget, de n'inscrire au chapitre D que les dépenses résiduelles qui ne relèvent d'aucun des autres chapitres dont l'intitulé est clairement identifié. Ainsi, les dépenses liées à l'achat de mobiliers non immobilisables et de nature non pédagogique doivent figurer au chapitre C -Entretien.
Dans un EPLE, les dépenses de carburant doivent-elles être enregistrées au chapitre
C ou D ?
Les deux sont possibles : l'essence pour la voiture sera imputée au chapitre D "Autres charges générales",compte 60613, alors que le carburant destiné aux outillages d'entretien comme la tondeuse à gazon, sera enregistré au compte 60613 du chapitre C "entretien". En effet selon les dispositions de la circulaire n° 91-132 du 10 juin 1991 modifiée, dite annexe technique à la circulaire n°88-079 du 28 mars 1988, on inscrit au chapitre D seulement les dépenses résiduelles ne relevant d'aucun des autres chapitres dont l'intitulé est clairement identifié. Ainsi les charges dont la destination première est l'entretien de l'établissement seront imputées au chapitre C.
A quel service doit être imputé le montant d'une admission en non-valeur pour une
créance de demi-pension : Service général D ou Service spécial R2 ?
Une réponse déjà ancienne de la DAF indiquée le chapitre D du service général, en précisant que l'admission en non-valeur résultait d'une décision du conseil d'administration et que son montant devait donc être enregistré au service général (chapitre D) et non mis à la charge des familles en l'imputant au R2. Cependant avec la décentralisation et l’autonomie du SAH, il me semble plus cohérent et conforme à la gestion de ce service d’imputer cette charge au R2. A vous de choisir.
A noter que l’ANV constitue une charge exceptionnelle qui doit être comptabilisée au compte 671. Dans l'hypothèse d'un recouvrement ultérieur, la recette sera enregistrée au compte 771 (produits exceptionnels).
Quelle imputation choisir pour payer des entrées d'élèves au cinéma, à la piscine,
au musée ?
Le compte 6288. Les comptes de racine 60 enregistrent les approvisionnements. Le compte 6288 "autres charges externes diverses" est le plus approprié pour ces charges, dès lors qu'il n'existe pas de compte spécifique dans la nomenclature comptable. En ce qui concerne le chapitre budgétaire, il existe plusieurs possibilités selon le type de financement de ces dépenses. Elles peuvent être imputées au chapitre A1, qui retrace l'ensemble des activités éducatives et pédagogiques incluant les charges induites (sorties pédagogiques par exemple) et qui est financé grâce aux recettes globales de fonctionnement de l'EPLE. Ces dépenses peuvent aussi faire partie d'un projet d'établissement ou être considérées comme des activités para ou périscolaires, financées par des subventions d'origines diverses. Elles se gèrent alors dans un service spécial (J38, N....) ce qui permet un suivi budgétaire tant en charges qu'en produits.
Sur quels crédits doivent être payés les frais engagés pour contentieux devant les
prud’hommes et les indemnités à verser en cas de condamnation de l EPLE?
Les dépenses évoquées résultent de pénalités infligées à l' EPLE par une juridiction. Elles ne constituent donc pas des dépenses salariales, mais des dépenses de fonctionnement liées au statut de l'employeur de l'établissement, personne morale dotée de l'autonomie juridique et financière. Il en va de même des frais de contentieux. En tant que telles, elles doivent donc être financées sur le budget de fonctionnement de l' EPLE et non sur une subvention d'Etat. Dans le cas d'une condamnation, à défaut de possibilité de paiement par l' EPLE employeur, des sommes en cause, le représentant de l'Etat pourrait procéder au mandatement d'office, conformément à la procédure prévue à l'article 1er de la loi n° 80- 539 du 16 juillet 1980 modifiée, relative aux astreintes prononcées en matière administrative et à l'exécution des jugements par les personnes morales de droit public.
A quel compte enregistrer les subventions reçues de l’ex-ONILAIT (AGRIMER désormais)
par un EPLE?
Réponse 7482. Il ne peut s'agir d'un compte de racine 70, celle-ci étant réservée aux ventes de produits ou de prestations de services (analogue au chiffre d'affaires dans une entreprise). Or il s'agit bien d'une subvention, donc d'un compte de racine 74. AGRIMER est un organisme professionnel qui gère des aides communautaires. Cette dernière mission n'en fait toutefois pas un organisme international qui justifierait le compte 7446. Dans la mesure où il s'agit d'un organisme professionnel, le compte 7482 semble le mieux approprié.
Les intérêts moratoires dus en cas de dépassement du délai légal de paiement doivent-ils
être imputés sur un compte de classe 2 lorsqu'ils concernent une dépense d'investissement
?
La note de la DGFIP n°57-108 du 15 novembre 2002 indique clairement que les intérêts moratoires doivent être comptabilisés en classe 6 qu'ils soient générés par des opérations d'investissement ou de fonctionnement.
Les intérêts moratoires doivent donc être imputés dans tous les cas au compte 6711 pénalités sur marchés et dédits payés sur achats et ventes qui figure dans la nomenclature GFC depuis le 1er janvier 2004.
Les dépenses relatives à un exercice antérieur doivent-elles être mandatées au compte 67188 «dépenses exceptionnelles sur opération de gestion» ou au compte selon la nature de la dépense ?
La dépense doit être enregistrée au compte par nature, même s’il s’agit d’une charge afférente à un exercice antérieur, en référence au plan comptable général (publié en annexe au JO des 20 et 21 septembre 1999).
Article 311.1 : « Pour calculer le résultat par différence entre les produits et les charges de l’exercice, sont rattachés à l’exercice… les charges supportées par l’exercice, auxquelles s’ajoutent éventuellement les charges afférentes à des exercices précédents ; mais qui, par erreur ou omission, n’ont pas alors fait l’objet d’un enregistrement comptable ».
En conséquence, il convient bien de mandater aux différents comptes selon la nature de la dépense et non au compte 671.88 réservé aux charges exceptionnelles, les dépenses répétitives relatives à l’exercice antérieur ne présentant pas ce caractère.
Dans quel service spécial les opérations relatives au dispositif "Ecole ouverte" doivent-elles être comptabilisées ?
N5. Depuis le 1er janvier 2003, le dispositif Ecole ouverte est géré au sein du service spécial sans réserves N5 par tous les EPLE concernés, quel que soit le mode de gestion (mutualisation ou non de tout ou partie des dépenses).
Les fournisseurs de viande bovine et ovine peuvent-ils légitimement facturer aux EPLE la cotisation due à l'association interprofessionnelle Interbev ?
Non. Les services de la DGCCRF ont rappelé à plusieurs reprises que les contributions à l'Interbev sont des créances de droit privé et ne peuvent être perçues qu'auprès des acheteurs membres de cette organisation professionnelle : les acheteurs publics en sont donc exclus.
Il en résulte que si ce coût est bien évidemment répercuté par le fournisseur dans le prix de revente des produits, il ne doit en aucun cas figurer sur une ligne supplémentaire de facturation : seul le prix de vente fixé dans le cadre du marché (formalisé ou non) doit être payé par l'acheteur public.
La grande majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère