FAQ Gestion Financière 7
Un intervenant, ancien déporté, vient dans le cadre d'une action pédagogique dans mon lycée. Comment lui rembourser son transport et ses frais d'hébergement sans facture de sa part ?
En le considérant comme un collaborateur bénévole du service public ce qui permet à l'ordonnateur de lui établir un ordre de mission qui énumérera les conditions de remboursement de ses frais de déplacement (transport et hébergement). Cette dénomination de collaborateur bénévole est une notion juridique qui recouvre le champ juridique des assurances notamment en cas d'accident du trajet ou lors de son intervention dans l'établissement (jambe cassée après une chute dans un escalier du lycée par exemple).
Un agent comptable peut-il payer directement un intervenant extérieur ?
On précisera que les EPLE sont habilités à recruter et à rémunérer des personnels dans le cadre de leur mission en formation continue (GRETA), d'apprentissage (CFA) et dans le cadre de l'article L 421-10 2ème alinéa du code de l'éducation (contrats aidés). En outre, conformément à l'article L916-1 du même code, les EPLE sont habilités à recruter les assistants d'éducation. En application du décret n°2004-986 du 16 septembre 2004 et de l'arrêté du 16 septembre 2004, les EPLE peuvent recruter et rémunérer des personnels non enseignants apportant leur concours au fonctionnement des groupements d'établissements, des centres de formation d'apprentis ouverts dans les EPLE ou à l'exécution de certaines conventions. Ces textes prévoient que les personnels sont rémunérés à la vacation. Les rémunérations en question doivent être financées exclusivement sur le produit des ressources procurées par les conventions. Dans le cas d'intervenants salariés d'une association, il peut être également envisagé de procéder au paiement sur facture à l'employeur de ces derniers ou au paiement d'honoraires directement à l'intervenant si celui-ci a un numéro SIRET. Dans tous les cas, la délibération du conseil d'administration constitue la base réglementaire du paiement, rendue exécutoire après transmission aux autorités de contrôle. On rappellera enfin que, si l 'EPLE est à l'origine de la mission (avec ordre de mission établi par le chef d'établissement), le remboursement des frais de déplacement et d'hébergement peut être accordé audit intervenant, conformément aux dispositions du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006.
Quelle pièce justificative doit demander un agent comptable pour le paiement d’un intervenant extérieur dans le cadre d’une classe à PAC ?
Au préalable, le Conseil d’Administration doit avoir délibéré sur le projet (avec référence au dossier d’ouverture, qui fixe le nombre d’heures et le taux de rémunération). S’agissant des pièces justificatives pour le paiement, la circulaire du 14 juin 2001 et la circulaire du 11 mai 2001 indiquent que, en cas de partenariat avec un travailleur indépendant, «l’intervenant est directement rémunéré par l’établissement scolaire, sous forme d’honoraires. » Il doit donc présenter une facture à son nom, et fournir la preuve de son statut (immatriculation URSSAF et INSEE, n° de SIRET). La facture doit impérativement comporter ces mentions. Si l’intervenant n’a pas de n° de Siret, il faut au minimum que figurent sur la facture son n° URSSAF (en tant que travailleur indépendant) et son n°INSEE.
Inventaire
Au sein de l'inventaire général, y a-t-il une distinction entre les biens appartenant en pleine propriété à l'établissement et les biens qui sont mis à sa disposition ?
Oui, les premiers doivent être inscrits à l'inventaire général avec la lettre de série V, en relation avec les comptes de classe 2 de la comptabilité générale, tandis que les seconds sont simplement répertoriés avec la lettre de série R. Il est conseillé de préciser quel est le propriétaire du bien.
Mandats : voir « Communication »
Que faire des manuels scolaires obsolètes ?
Le renouvellement des collections de manuels scolaires est justifié par leur dégradation, usure ou obsolescence induite par les changements de programmes. Les établissements peuvent donc aliéner des manuels périmés en les mettant au rebut ou en les proposant à des associations humanitaires, en tout état de cause, après autorisation donnée par le conseil d'administration en application du code de l’Education. En qualité d'organe délibératif de l'établissement, le conseil d'administration, sur le rapport du chef d'établissement, exerce notamment les attributions suivantes : " il autorise l'acceptation des dons et legs, l'acquisition ou l'aliénation des biens ainsi que les actions à intenter ou à défendre en justice ;".
Est-il possible de demander une contribution financière aux familles en cas de pertes
ou de dégradation des manuels scolaires prêtés par les EPLE ?
La fiche de prêt, prévue au § 131 de la circulaire n°IV-70-68 du 5 février 1970, constate le transfert de la garde des manuels scolaires de l'établissement aux familles. En cas de perte ou de dégradation excédant l'usure normale qui résulte de leur usage raisonnable, la responsabilité civile des parents est susceptible d'être engagée sur le fondement des articles 1880 et 1884 du code civil. Cette responsabilité peut être utilement rappelée sur la fiche de prêt ainsi que dans le règlement intérieur de l'établissement adopté par le CA. Par ailleurs, le principe d'un barème dégressif, tel qu'il était prévu par la circulaire précitée, peut être admis dans son principe : il conviendra de l'établir au regard de l'état dans lequel se trouve l'ouvrage à la date du prêt et de l'indiquer sur chaque fiche en début d'année scolaire, ce qui permettra d'assimiler cette fiche à un document contractuel. Le modèle de la fiche pourra être soumis à la délibération du CA, en application de l'article 16 du décret n°85-924 du 30 août 1985. Les recettes correspondantes seront enregistrées au compte 70888 - autres produits annexes et seront exclusivement consacrées au renouvellement des manuels scolaires (dépense au 6062, chapitre A2), dans la mesure du possible au cours du même exercice.
Est-ce qu’avec la subvention manuels scolaires un collège peut acheter des dictionnaires (pour une classe complète) étant entendu que ces dictionnaires restent au sein de l'établissement ?
Ces dictionnaires, de même que les livres en série (par exemple oeuvre d'un auteur étudiée en Français) ne constituent pas des manuels scolaires et ne peuvent donc être acquis sur la subvention d'Etat attribuée à ce titre. Ils peuvent éventuellement être acquis au titre du centre de documentation, mais dans ce cas sur la dotation de fonctionnement reçue de la collectivité de rattachement (chapitre A1). D'autre part, ces ouvrages entrent dans le cadre des fournitures donnant lieu à une appropriation personnelle (cf. circulaire 2001-256 du 30/3/2001) : leur achat peut donc être laissé à la charge des familles.
Un collège a prélevé sur ses réserves (donc fonds du conseil général) une somme pour
acheter des manuels scolaires (dépenses à la charge de l'Etat). Il y a absence de
réaction de l'autorité de contrôle. Est ce correct ? Si non, le comptable peut il
refuser de payer la dépense imputée sur ces crédits ouverts certes correctement (DBM,
CA, contrôle de légalité) mais hors du champ de spécialité de l'EPLE ?
Si le financement de l'achat de manuels scolaires est effectivement à la charge de l'Etat, rien n'interdit cependant au conseil d'administration d'autoriser un prélèvement sur les réserves disponibles, avec l'accord de la collectivité de rattachement, pour compléter la dotation de l'Etat. Cette opération ne porte à mon sens nullement atteinte au principe de spécialité. D'autre part, il n'appartient pas au comptable de procéder à un contrôle de légalité d'une délibération exécutoire.
Nota : la jurisprudence a depuis cette réponse confirmée la légalité d’une telle DBM pour achat de manuels scolaires sur les réserves.
Un EPLE peut-il acheter deux exemplaires des "Fourberies de Scapin" en payant à la
commande ?
Non : l'instruction n°90-122-B1-M0-M9 du 7 novembre 1990 relative au paiement à la commande, s'applique à l'achat d'ouvrages à l'unité, c'est à dire à l'achat d'un ouvrage unique ou à l'achat simultané d'un seul exemplaire de plusieurs ouvrages différents.
Qui fixe les tarifs des objets confectionnés dans un EPLE ?
Le conseil d’administration. En l’absence de texte réglementaire signé par le Premier ministre, il revient au conseil d’administration de fixer les tarifs des prestations effectuées par l’établissement (mise à disposition de locaux, vente d’objets confectionnés, etc …). Cette délibération, dorénavant exécutoire dès sa publication, constitue le support de la liquidation des recettes par l’ordonnateur, conformément à l’article 44 du décret n° 85-924 du 30 août 1985 modifié (voir document en rubrique gestion financière). A noter que les OC sont des ressources nouvelles non affectées et relèvent donc le cas échéant d’une DBM de niveau 3.
Peut-on proposer au conseil d’administration une participation des familles pour financer la réalisation d’objets confectionnés réalisés dans le cadre de la technologie (OC de collège) ?
NON. La circulaire n° 2001-256 du 30 mars 2001 parue au BO n° 15 du 12 avril 2001 rappelle le principe de gratuité de l’enseignement: « L'article L. 132-2 du code de l'éducation dispose que l'enseignement est gratuit pour les élèves des lycées et collèges publics. En conséquence, aucune contribution ne peut être demandée aux familles pour le financement des dépenses de fonctionnement administratif et pédagogique relatives aux activités d'enseignement obligatoires des élèves. Toute délibération contraire à ces dispositions qui serait adoptée par un quelconque conseil d'administration ne saurait être appliquée. De telles délibérations seraient en effet illégales au regard de la jurisprudence administrative et pourraient être contestées devant les tribunaux administratifs ». Néanmoins, rien n’empêche un EPLE de constater, aux comptes 70881 (service général) ou 701 (chapitre J1) une recette provenant de la vente des objets confectionnés par les élèves dans le cadre de leur programme pédagogique. Il doit s’agir d’un achat volontaire, de la famille des élèves ou d’autres acquéreurs, dont le prix de vente aura fait l’objet d’une approbation préalable du conseil d’administration.
Après délibération du conseil d’administration, un EPLE peut il transférer au FSE
des objets confectionnés afin que celui-ci procède à leur vente et remette le produit
de la vente à une association ?
Le FSE est soumis à un double cadre juridique qui résulte de la combinaison du droit commun des associations (loi du 01/07/1901) et des principes qui régissent le service public de l’Education Nationale (décret du 30/08/1985). Ainsi, les activités du FSE doivent être distinctes des missions dévolues à l’EPLE. Le FSE ne peut ni percevoir, ni gérer des subventions destinées à l’établissement pour la mise en œuvre des missions de celui- ci (principe de spécialité). Il en résulte également que le FSE ne peut encaisser certaines participations versées par les familles à l’établissement dans le cadre des sorties et voyages scolaires comme de la vente des objets confectionnés. Il revient donc à l’EPLE lui-même et non au FSE de vendre les objets confectionnés.
Ces éléments sont confirmés par une réponse R-conseil du 04/07/07 qui précise que : « le produit de la vente de ces objets sert en principe au financement du service qui supporte l’enseignement dont il est question. Les associations ne peuvent percevoir directement les ressources propres de l’EPLE (objets confectionnés par exemple). Il est par conséquent impossible de reverser une partie de ces recettes à une association ». Cependant, il est possible pour l’EPLE de verser une subvention à une association dès lors que les statuts de cette dernière sont en relation avec les missions de l’EPLE, en application du principe de spécialité (réponse R-Conseil du 24/05/02). L’attribution d’une subvention à une association doit faire l’objet d’une délibération expresse du conseil d’administration.
Quelle est la procédure à suivre pour sortir du stock des objets confectionnés des productions d'élèves invendables en raison de défauts de fabrication, ou de dégradations ?
Le texte de référence concernant la gestion des objets confectionnés est le § 43 de l'annexe technique n° 91-132 du 10 juin 1991. Ce texte dispose au 436 - Constatation des droits relatifs aux objets confectionnés : "Périodiquement, et au moins une fois par an, la concordance entre le magasin et les fiches de stocks des objets confectionnés doit être établie. Les valeurs de stocks et leurs variations sont prises en compte en comptabilité générale. A cette occasion, les fabrications qui n'ont plus de valeur marchande doivent être extraites du magasin, sur justificatif du chef d'établissement, afin que ne soient conservées en stock que des marchandises pouvant être vendues". Ainsi, la procédure relative aux sorties du stock des produits invendables sera identique à celle relative à la diminution du stock, accessible après les ouvertures de crédits effectuées par DBM 294.
Un EPLE dispose de deux ruches dans le cadre d'un atelier SVT.L'établissement souhaite vendre le miel récolté aux élèves et aux membres de l'EPLE. Comment fixer le prix de vente ? (2011)
La production envisagée peut à notre sens être assimilée à des objets confectionnés dans la mesure où elle est réalisée par les élèves dans le cadre d'un projet pédagogique (atelier SVT). Ainsi, conformément aux dispositions du § 43 de la circulaire n° 91-132 du 10 juin 1991, annexe technique à la circulaire n°88-079 du 29 mars 1988, le prix de vente du miel devra être fixé par délibération du conseil d'administration. Il conviendra toutefois, de veiller à ce tarif ne soit pas exagérément en dessous des prix habituellement pratiqués dans le commerce et que les quantités mises en vente soient raisonnables afin d'éviter tout risque de concurrence déloyale sanctionnée par le code civil (art.1382 - responsabilité délictuelle). Par ailleurs, le produit de la vente devra faire l'objet d'un ordre de recettes. Enfin, il conviendra de respecter toutes les règles d'hygiène en vigueur en matière de production et de conditionnement afin d'éviter d'éventuels problèmes d'intoxication susceptible de mettre en jeu la responsabilité de l'EPLE.
Devant quelle juridiction est susceptible d'être engagée la responsabilité d'un ordonnateur lorsqu'il requiert le comptable de payer ?
La CDBF. La responsabilité de l'ordonnateur ayant adressé un ordre de réquisition à l'agent comptable peut être engagée devant la Cour de discipline budgétaire et financière, sur le fondement de deux articles du code des juridictions financières :
- l'article L.231-5 qui dispose : "La chambre régionale des comptes n'a pas juridiction sur les ordonnateurs, sauf sur ceux qu'elle a déclarés comptables de fait."
- et l'article L.312-2 qui prévoit : "Par dérogation à l'article L. 312-1, les personnes mentionnées aux b à f de cet article sont justiciables de la Cour, à raison des actes accomplis dans l'exercice de leurs fonctions, lorsqu'elles ont commis les infractions définies par les articles L. 313-7 ou L. 313-12 ou lorsqu'elles ont engagé leur responsabilité propre à l'occasion d'un ordre de réquisition, conformément à l'article L. 233-1 et enfreint les dispositions de l'article L. 313-6."
Ordre de recette : voir « Recette et recouvrement »
Existe-t-il un modèle de lettre par laquelle un chef d'établissement adresse un ordre
de réquisition à son agent comptable ?
Il n'existe pas de modèle particulier pour la réquisition de payer adressée par l'ordonnateur au comptable. Il convient de respecter les dispositions prévues par les articles L.233-1 et L.233-3 du code des juridictions financières ainsi que par la circulaire n°88-079 du 29 mars 1988 (§ 1313). Il est précisé que la réquisition est au nombre des actes énumérés à l'article L. 2131-2 du code général des collectivités territoriales, qui sont immédiatement exécutoires après transmission au représentant de l'Etat et publication ou notification. En l'espèce, l'ordre de réquisition sera transmis aux trois autorités de contrôle, dans un souci de parallélisme des formes (le budget est soumis à cette obligation) et le chef d'établissement certifie le caractère exécutoire de l'ordre de réquisition, sous sa seule responsabilité.
Paiement en dépassement de crédits
Un paiement en dépassement des crédits ouverts sur un chapitre d'un service spécial,
pour lequel l'établissement dispose de suffisamment de ressources affectées (au sens
de la circulaire n°88-079 du 28 mars 1988 "organisation économique et financière
des EPLE point n°151) en compte de tiers, engage-t-il la responsabilité personnelle
et pécuniaire du comptable ?
Non. Cette question a déjà été posée à l'occasion de l'actualité de la semaine 27
et avait donné lieu à la réponse suivante:
"Régulièrement appelés à se prononcer sur
des paiements en dépassement de crédits sur des chapitres de type N3 ou J81, les
juges des comptes rejettent systématiquement les arguments du comptable invoquant
l'existence de crédits en comptes de tiers couvrant les dépenses effectuées mais
qui n'auraient pas fait l'objet d'ouverture de crédits dans les délais. Le juge met
en oeuvre les dispositions combinées de l'article 12 du décret n° 62-1587 du 29 décembre
1962 et de l'article 60-I de la loi n°63-156 de 23 février 1963 de finances qui disposent
que les dépenses ne peuvent être payées que dans la limite des crédits ouverts et
que toute dépense effectuée au-delà des crédits ouverts engage la responsabilité
personnelle et pécuniaire du comptable. Ils invitent généralement le comptable à
présenter ses arguments au ministre chargé des finances à l'occasion d'une demande
de remise gracieuse. On rappellera ici que les ouvertures de crédits sur des ressources
affectées peuvent être faites très rapidement puisque la DBM nécessaire est de la
seule compétence de l'ordonnateur (article R421-60 du code de l'éducation)."
L'attention
du bureau DAF A3 a été attirée sur l'arrêt n°53872 rendu par la Cour des comptes
le 26 février 2009.
Appelée à se prononcer sur l'appel élevé par l'agent comptable
d'un EPLE de l'académie de REIMS qui avait payé, en dépassement de crédits, des dépenses
financées sur des ressources affectées, et qui, à ce titre, avait vu sa responsabilité
personnelle et pécuniaire engagée, la Cour a infirmé le jugement de la CRC Champagne
- Ardennes n°2008-0138 du 19 juin 2008.
La Cour a motivé son jugement par l'attendu
suivant : "Attendu que, selon l’article R. 232-4 du code des juridictions financières
en vigueur au moment des faits pour les crédits en cause, l’ordonnateur peut directement
porter au budget des augmentations de crédits par rapport aux inscriptions initiales
relatives à des recettes encaissées… mais qui ne sont définitivement acquises qu’à
concurrence du montant des dépenses constatées pour l’exécution des charges précisées
lors du versement des fonds ; qu’il informe la commission permanente de ces modifications
et en rend compte au prochain conseil d’administration ; que ces règles ne font pas
de ces augmentations de crédits un préalable au paiement des mandats litigieux ;
qu’elles n’imposent aucune obligation particulière au comptable."
L'article R232-4
du code des juridictions financières a été abrogé par le décret n°2008-263 du 14
mars 2008 . Toutefois l'article R232-3 du même code renvoie aux articles R421-59
à R421-61 du code de l'éducation. Les dispositions de l'article R232-4 du code des
juridictions financières visées par la cour dans l'attendu cité sont désormais uniquement
présentes dans l'article R421-60 du code de l'éducation et toujours applicables.
On
observera ici que tant les principes de sincérité et de transparence budgétaires
que ceux de bonne gestion imposent naturellement à l'ordonnateur de demander l'ouverture
au budget de tous les crédits dont il a connaissance. De telles ouvertures sont de
la compétence de l'ordonnateur et ne nécessitent qu'une DBM de niveau 2.
Passation de service entre comptables
Quand un comptable public prend un nouveau poste, où doit-il adresser les réserves
qu'il émet sur la gestion de son prédécesseur ?
L'instruction n°01-002-M9 de la comptabilité publique, publiée au BO n°11 du 15 mars 2001, indique que les réserves sont adressées au trésorier payeur général territorialement compétent. Ce dernier se charge de les transmettre à la CRC. Pour information, le comptable public envoie une copie des réserves au Rectorat qui doit en assurer la communication à l'agent comptable sortant.
Pièce justificative de la dépense
Le décret actualisant la liste des pièces justificatives à produire lors des paiements des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, a t-il supprimé l'obligation pour l'agent comptable d'un EPLE de signer les factures ?
Non : le décret ne supprime pas la signature du comptable car elle n'est pas prévue par les textes et de ce fait n'est pas obligatoire. En effet, le service fait est attesté par la signature de l'ordonnateur, qui sera apposée dorénavant sur le bordereau récapitulatif des mandats, et l'attestation des contrôles que doit exercer le comptable réside dans la prise en charge des ordres de dépenses.
Aucune autre signature que celle de l’ordonnateur sur le bordereau n’est donc nécessaire sur les pièces d’un mandatement, qu’il s’agisse de celle du comptable, du gestionnaire ou d’un autre intervenant (hors pièces spécifiques demandant des signatures comme les états de frais de déplacement par exemple).
Les frais imputables à la formation des enseignants peuvent-ils être pris en charge
par l'EPLE sur la base d'une convention ?
Les dépenses de rémunération (et consécutivement de formation) des personnels enseignants des EPLE sont à la charge de l'Etat, conformément à l'article L.211-8 du code de l'éducation. Toutefois, ces dispositions n'interdisent pas la participation financière d'un autre organisme à une formation qui ne s'inscrit pas dans un programme défini par l'Etat mais le financement de la formation sur le budget d'un EPLE nécessite d'une part l'accord exprès de la collectivité de rattachement et d'autre part une délibération du conseil d'administration.
Quel est le seuil au delà duquel la production d'un mémoire ou d'une facture est
obligatoire pour le paiement de travaux, de fournitures ou de service ?
230 euros par l’arrêté du 3 septembre 2001.
Quelle procédure utiliser en cas de pièces justificatives (facture) égarées par les
services de l'ordonnateur dans la mesure où le fournisseur ne peut rééditer un original
?
L'instruction DGCP n°02-046-B-M du 3 mai 2002 prévoit cette situation : ainsi, à défaut de l'original d'une pièce justificative, l'ordonnateur peut produire une copie certifiée conforme, en ajoutant sur l'un des duplicata destiné au paiement et sur les autres à conserver afin d'éviter tout risque de double mandatement ou de double paiement. Les copies n'étant plus certifiées conformes par les autorités administratives, cette certification doit être effectuée par le fournisseur et il est recommandé de joindre un certificat administratif de l'ordonnateur à l'appui du mandat.
Prélèvement automatique des frais du SAH pour les familles : voir FAQ « SAH »
La grande majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère