FAQ Gestion Financière 8
En application de la prescription quadriennale, un comptable public doit-il refuser de payer un fournisseur qui réclame le 1er novembre 2002 le paiement d'une facture reçue le 30 octobre 1998 ?
Non : le délai de prescription de quatre ans des créances sur l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics dotés d'un comptable public ne court qu'à compter du 1er janvier de l'année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis (loi n°68-250 du 31 décembre 1968). Dans l'exemple cité, la prescription quadriennale ne peut donc être opposée au créancier qu'à partir du 1er janvier 2003.
La législation française sur la prescription peut-elle être opposée à la commission européenne ? Le lycée dispose de reliquats de subventions européennes non réclamées (selon le dossier) depuis 1995 et 1996 (années de transmission des comptes rendus d'utilisation des fonds par l'agent comptable de l'époque).
Pour la programmation actuelle, l'article 7 paragraphe 3 du règlement européen 448/2001 (mise en oeuvre des corrections financières) fait référence au règlement 659/1999 (*) relatif à la récupération des aides. Celui-ci indique, dans son article 15, un délai de prescription de 10 ans à compter du versement de l'aide .En conséquence, la prescription quadriennale prévue à l'article 1er de la loi n°68-1250 du 31 décembre 1968 modifiée, qui s'applique "sans préjudice des déchéances particulières édictées par la loi" aux créances sur les établissements publics dotés d'un comptable public ne serait pas applicable : ce ne serait qu'à la fin du délai de 10 ans et si aucun fait n'a interrompu la prescription (précisés aussi à l'article 15 du règlement européen), qu'un ordre de recette exceptionnelle pourrait être émis. Il conviendrait toutefois de vérifier si à l'époque du versement des aides, le délai était identique (cf convention conclue à l'origine).
Dans quelles conditions le comptable, qui a suspendu un paiement en raison de la prescription quadriennale d'une créance, peut-il procéder au règlement de celle-ci ?
On précisera tout d'abord que le dernier alinéa de l'article 13 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique impose au comptable, en ce qui concerne la validité de la créance, de vérifier "également l'application des règles de prescription et de déchéance". La loi n°68-1250 du 31 décembre 1968 relative à la prescription des créances sur [...] les établissements publics, prévoit que sont prescrites au profit des établissements publics toutes créances qui n'ont pas été payées dans un délai de 4 ans à partir du premier jour de l'année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis.
Lorsque le comptable constate que la prescription quadriennale est acquise au profit de l'EPLE, il doit suspendre le paiement et en informer l'ordonnateur qui peut :
- soit produire la preuve que la prescription a été interrompue conformément aux dispositions de l'article 2 de la loi n°68-1250 du 31 décembre 1968,
- soit produire une délibération du conseil d'administration de l'EPLE qui, conformément à l'article 6 de cette même loi, relève "en tout ou en partie [les créanciers] de la prescription à raison de circonstances particulières et notamment de la situation du créancier". Le dernier alinéa de cet article précise "Ces délibérations doivent être motivées et être approuvées par l'autorité compétente pour approuver le budget de la collectivité intéressée".
On rappellera enfin que l'annexe 1 de l'article D1617-19 du CGCT (liste des PJ des dépenses publiques locales) prévoit en son point 06 (relevé de prescription) que les pièces justificatives de la dépenses sont : "[la] décision de l'assemblée délibérante de ne pas opposer la prescription ou la copie de l'acte interruptif de prescription".
Comment s'applique la prescription quadriennale pour les reliquats concernant les voyages scolaires ?
Les reliquats provenant de trop-perçus peuvent être apurés selon les dispositions de la circulaire n° 88-079 du 28 mars 1988 qui prévoit au § 423322 concernant des créances sur l'établissement, que ces dernières "sont prescrites au profit de l'Etat, des départements et des communes dotés d'un comptable public [...] toutes créances qui n'ont pas été payées dans un délai de quatre ans à partir du premier jour de année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis". Il convient donc de vérifier la date exacte de la naissance des droits au cas par cas, en calculant le délai à partir du 1er janvier de l'année suivant le versement de la somme en cause et vérifier également que rien n'est venu interrompre la prescription suivant les dispositions de la circulaire sus-visée, notamment une réclamation des familles. Le CA peut ensuite décider librement de l'affectation de cette recette exceptionnelle.
Est-il possible de faire voter en CA une résolution visant à demander aux familles débitrices, le remboursement des frais lié à l'envoi d'un courrier en lettre recommandée pour le paiement des frais de demi-pension ?
Oui. Le principe de gratuité interdit effectivement de demander aux usagers du service public d'enseignement une participation financière au fonctionnement de l'établissement. Toutefois, en l'espèce, il est envisagé de demander aux familles débitrices de frais de demi-pension le remboursement des frais liés à l'envoi d'une lettre de rappel en recommandé, lorsque celles-ci n'ont pas donné suite à une première correspondance envoyée par lettre simple aux frais du collège. Il convient de considérer en premier lieu que le service annexe d'hébergement n'est pas soumis au principe de gratuité, car il est distinct du service d'enseignement. D'autre part, les dépenses liées au fonctionnement du SAH doivent être financées par les familles et par l'Etat (décret n°85-934 du 4 septembre 1985 modifié) : c'est par la participation aux charges communes ou directement au sein du R2 dans un compte ouvert à cet effet que sont notamment financés les frais d'envoi des titres de recettes (ou avis aux familles). S'agissant des frais spécifiquement liés à l'envoi d'une lettre recommandée aux seules familles qui n'ont pas donné suite à un premier courrier, il paraît légitime que ces familles en assument le coût, de même qu'elles auront à supporter le cas échéant les frais de recouvrement contentieux par voie d'huissier. Une délibération du conseil d'administration en ce sens est effectivement indispensable pour autoriser l'ordonnateur à percevoir cette recette qui s'ajouterait aux frais de demi-pension.
Les chefs d'établissement peuvent-ils rédiger des ordres de mission à l'attention de leurs élèves? Et est-il possible d'indemniser les élèves individuellement au titre des frais de déplacement générés par un PPCP?
Il est précisé en premier lieu que les ordres de mission ne peuvent être établis que pour des personnels de l'établissement et non pour des élèves. D'autre part, la prise en charge des frais engendrés par des déplacements liés aux PPCP ne relève effectivement pas de la note de service n°93-179 du 24 mars 1993, qui porte sur les stages en entreprise. Toutefois, dans la mesure où les PPCP relèvent des horaires officiels et en conséquence de l'enseignement obligatoire, ils sont soumis au principe général de gratuité, en application de l'article L.132-2 du code de l'éducation. Ainsi, la circulaire n°2001-172 du 5 septembre 2001 précise les sources de financement possibles (chapitre 36.71 du budget de l'Etat, subvention de fonctionnement de la collectivité de rattachement, taxe d'apprentissage, crédits européens, partenariat public ou privé). Elle ajoute que la participation des familles ne doit en aucun cas être sollicitée. Il appartient donc au chef d'établissement, comme le souligne la même circulaire, de vérifier les conditions financières de réalisation des PPCP, en tenant compte de l'ensemble des ressources susceptibles d'être mobilisées. Le remboursement aux élèves de leurs frais de déplacements, si ceux-ci entrent dans le cadre ainsi établi, sera effectué pour leur montant réel, sur justificatifs.
Même si les PPCP ont vécu, cette réponse est aisément transposable.
Demander aux familles souhaitant bénéficier d'un service, leur permettant d'être prévenues par SMS de l'absence de leur enfant, de payer les frais d'accès contrevient-il au principe de gratuité du service public d'enseignement ?
Dans la mesure où le service proposé est facultatif , il ne semble pas qu'il y ait d'obstacle à la mise en place d'envoi de SMS. Tant qu'il s'agit d'un choix offert aux parents et présenté comme tel, cette option ne contrevient pas au principe de gratuité. En effet, l'établissement reste dans l'obligation de mettre en place une procédure gratuite pour prévenir les familles (coup de téléphone, lettre…) qui n'auraient pas opté pour la formule SMS. La liberté de choix garantit ainsi que les familles seront bien averties, et ce, gratuitement si elles le souhaitent. L'établissement remplit donc ses engagements vis-à-vis des parents.
Peut-on proposer au conseil d’administration une participation des familles pour financer la réalisation d’objets confectionnés réalisés dans le cadre de la technologie ?
NON. La circulaire n° 2001-256 du 30 mars 2001 parue au BO n° 15 du 12 avril 2001 rappelle le principe de gratuité de l’enseignement : « L'article L. 132-2 du code de l'éducation dispose que l'enseignement est gratuit pour les élèves des lycées et collèges publics. En conséquence, aucune contribution ne peut être demandée aux familles pour le financement des dépenses de fonctionnement administratif et pédagogique relatives aux activités d'enseignement obligatoires des élèves. Toute délibération contraire à ces dispositions qui serait adoptée par un quelconque conseil d'administration ne saurait être appliquée. De telles délibérations seraient en effet illégales au regard de la jurisprudence administrative et pourraient être contestées devant les tribunaux administratifs ».
Il y a eu des modifications pour les objets confectionnés de collège. On peut admettre qu’ils suivent la même règle que les OC de lycée et donc qu’ils puissent être vendus après réalisation à un tarif fixé par le CA.
Une délibération du CA fixant une contribution financière aux frais de reprographie pour des élèves de BTS est-elle recevable ?
L'article L 132-2 du code de l'éducation dispose que : "L'enseignement est gratuit pour les élèves des lycées et collèges publics qui donnent l'enseignement du second degré, ainsi que pour les élèves des classes préparatoires aux grandes écoles et à l'enseignement supérieur des établissements d'enseignement public du second degré." En conséquence, une délibération du CA fixant des droits d'inscription obligatoires applicables aux élèves de BTS (et aux autres bien sur) serait contraire aux dispositions de l'article susvisé du code et au principe de gratuité prévu pour l'enseignement du second degré.
Peut-on faire financer sur le budget d'un EPLE l'achat d'une gerbe de fleurs pour le décès d'un des parents d'un élève ?
Les dépenses peuvent être effectuées sur le budget de l'établissement sous réserve du respect du principe de spécialité - pour les EPLE : enseignement du second degré. Tout est ensuite question d'appréciation et d'opportunité. En cas de doute sur le respect du principe de spécialité, qui s'impose effectivement aux établissements publics, il convient de demander, avant de procéder au paiement, une délibération du conseil d'administration, dont le comptable n'a pas à vérifier la légalité lorsqu'elle est rendue exécutoire (cf. instructions DGCP du 3/2/2004 et du 28/6/2001).
Quelle est la réglementation applicable aux EPLE en matière de frais de représentation
et de réception et notamment la possibilité d’imputer certains de ces frais sur les
crédits ouverts au budget au compte 6257 ?
La circulaire n° B-2E-94 du 24 septembre
1994 émanant de la direction du budget a assoupli les règles jusque là applicables
aux frais de représentation et de réception. Ces dispositions ont été reprises et
analysées par l’instruction de la direction de la comptabilité publique n° 92-161
M9 du 18 décembre 1992. Ces instructions ont été résumées par la direction du budget
par circulaire en date du 3 octobre 1994. Dans la mesure où les crédits sont disponibles
au chapitre D – compte 6257 « réceptions » et si tous les autres contrôles ont été
fait par l’agent comptable, il n’y a pas d’obstacle à ce que ce dernier paye les
factures relatives aux frais de réception en se référant aux pièces justificatives
prévues à l’annexe I de l’article D.1617-19 modifié du code général des collectivités
territoriales (CGCT) qui ne mentionne aucune exigence particulière en la matière.
Afin d’éviter certains abus dans les EPLE, il appartient au chef d’établissement
et au gestionnaire de veiller impérativement à ce que les réceptions ou les représentations
ne se traduisent par des excès et n’induisent pas de dépenses supplémentaires pour
l’établissement.
Toutefois, il est important de noter que l’agent comptable doit vérifier
le caractère public de ce type de dépenses et sa relation avec les activités normales
d’un EPLE ; ainsi l’achat d’un cadeau de départ ou de décorations, par exemple, a
été considéré par la Cour des comptes comme irrégulier car présentant un caractère
personnel et n’entrant pas dans le cadre des missions de l’établissement. Il en va
différemment des repas de travail. Dans tous les cas, le conseil d’administration
devra délibérer sur les modalités de prise en charge de ces frais.
Un EPLE peut-il organiser des ventes de cartes, de friandises, l'empaquetage dans les supermarchés ou une tombola afin de financer un voyage scolaire facultatif ? Ces activités peuvent-elles être organisées par le foyer socio-éducatif qui reverserait les fonds à l'EPLE ?
Les activités décrites ne peuvent pas être organisées par l'EPLE, en raison du principe de spécialité; en revanche, elles peuvent être organisées par le FSE si elles respectent les buts fixés par le statut de cette association. Toutefois, il convient d'attirer l'attention sur le nécessaire respect de la réglementation en vigueur en ce qui concerne la participation des élèves à des activités rémunérées. Par exemple, l'empaquetage dans un magasin, indemnisé par un commerçant peut constituer une infraction à la législation du travail. Par ailleurs dans le cadre d'un voyage facultatif, il n'y a pas d'obstacle à ce qu'un EPLE reçoive un don du FSE pour l'aider à financer un voyage, dès lors que l'établissement garde la maîtrise de la gestion et de l'organisation du voyage en question. En revanche, l'organisation de ces activités par l'EPLE serait contraire au principe de spécialité.
Un collège a prélevé sur ses réserves (donc fonds du conseil général) une somme pour
acheter des manuels scolaires (dépenses à la charge de l'Etat). Il y a absence de
réaction de l'autorité de contrôle. Est ce correct? Si non, le comptable peut il
refuser de payer la dépense imputée sur ces crédits ouverts certes correctement (DBM,
CA, contrôle de légalité) mais hors du champ de spécialité de l' EPLE ?
Si le financement de l'achat de manuels scolaires est effectivement à la charge de l'Etat, rien n'interdit cependant au conseil d'administration d'autoriser un prélèvement sur les réserves disponibles, avec l'accord de la collectivité de rattachement, pour compléter la dotation de l'Etat. Cette opération ne porte à mon sens nullement atteinte au principe de spécialité. D'autre part, il n'appartient pas au comptable de procéder à un contrôle de légalité d'une délibération exécutoire.
Sur les crédits fonds d'animation, un EPLE veut commercialiser un CD. Les droits
d'auteurs sont déclarés. Au vu du principe de spécialité de l'établissement, cette
prestation peut-elle avoir lieu ?
La production et la vente d'un CD par un EPLE n'est pas en soi contraire au principe de spécialité des établissements publics. La jurisprudence admet que des personnes publiques assurent des activités que la définition statutaire de leur mission ne prévoit pas expressément, à la double condition que lesdites activités soient complémentaires de la mission statutaire et qu'elles contribuent directement à améliorer son exercice, dans l'intérêt des usagers. Tout dépend donc du contenu du CD et de ses conditions de production. Pour ce qui concerne la commercialisation, il faudra appliquer les dispositions relatives aux objets confectionnés, le produit de la vente ne devant couvrir que les coûts de matière d'oeuvre.
Un conseil régional souhaite verser une subvention spécifique à des lycées pour permettre
l'équipement des élèves en section professionnelle. Cela est-il contraire au principe
de spécialité des établissements publics. ?
L'achat d'équipements destinés aux élèves (mise à disposition temporaire ou don) n'est pas en soi contraire au principe de spécialité des établissements publics. La jurisprudence admet que des personnes publiques assurent des activités que la définition statutaire de leur mission ne prévoit pas expressément, à la double condition que lesdites activités soient complémentaires de la mission statutaire et qu'elles contribuent directement à améliorer son exercice, dans l'intérêt des usagers. Cela semble être le cas en l'occurrence et ces achats doivent s'analyser de manière analogue aux acquisitions de manuels scolaires. D'autre part, il faudra effectivement que la région précise avant d'allouer les crédits si ces équipements resteront ou non la propriété des élèves, la position prise sur ce point modifiant en effet leur suivi en gestion pour l' EPLE . En toute hypothèse, cela devra être expressément précisé dans la convention qui sera signée avec la région et qui sera soumise à l'approbation du CA.
Le Conseil d’Administration peut-il autoriser le chef d’établissement à signer une convention portant sur la distribution de serviettes de table gratuites qui serviront de support de communication au profit de divers annonceurs publics ?
Il convient de veiller scrupuleusement au respect de la circulaire relative aux « encarts publicitaires dans les plaquettes de présentation des établissements scolaires », qui constitue un code de bonne conduite des interventions des entreprises en milieu scolaire.
Attention particulière au paragraphe II-1, concernant la distribution gratuite aux élèves ou à leurs parents de produits à finalité publicitaire.
Circulaire n°2001-053 du 28 mars 2001.
Quorum : voir « Conseil d’administration »
La grande majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère