FAQ Gestion Financière 10

Régie

 

La création d'une régie dans un EPLE est-elle soumise à l'accord de l'agent comptable ?

Non. L'arrêté du 11 octobre 1993 modifié (RLR 364-6) confère au seul chef d'établissement (après avis du TPG) le pouvoir de créer une régie (article 1er pour les régies de recettes, article 6 pour les régies d'avances). En revanche, les régisseurs sont désignés par le chef d'établissement avec l'agrément de l'agent comptable (article 9 du même arrêté).

 

Si, à l'occasion d'un contrôle sur place, un comptable d'EPLE constate un déficit dans la caisse du régisseur, qui est compétent pour mettre en jeu la responsabilité de ce dernier ?

Le chef d'établissement. En application des dispositions du décret n° 2008-227 du 5 mars 2008 abrogeant et remplaçant le décret n° 66-850 du 15 novembre 1966 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs, "la responsabilité pécuniaire du régisseur est mise en jeu au cours d'une procédure amiable par l'émission d'un ordre de versement" (article 7) et "l'ordre de versement est émis, après avis du comptable public assignataire, par l'ordonnateur de l'organisme public auprès duquel le régisseur est placé". On rappellera que l'émission de l'ordre de versement est une procédure "amiable" et que la procédure contentieuse, qui se traduit par l'émission d'un arrêté de débet, titre exécutoire permettant le recouvrement forcé, au profit de l'EPLE, par la trésorerie générale des créances spéciales du Trésor, est de la compétence soit du recteur, soit du ministre pour les détournements de fonds publics.
 

Quel est le montant maximal, par opération, des dépenses de matériel et de fonctionnement payables par un régisseur d’avances en EPLE ?

1 500 €. Le texte fixant, pour les EPLE, le seuil maximal, par opération, des dépenses de matériel et de fonctionnement payables par un régisseur d’avances à 1 500 € est l’arrêté du 11 octobre 1993 (article 6) modifié pris en application du décret n° 92-681 du 20 juillet 1992 modifié relatif aux régies de recettes et aux régies d'avances des organismes publics.

Le seuil de 2000 € prévu par l'arrêté du 4 juin 1996 modifié notamment par l'arrêté du 28 janvier 2002, relatif au montant par opération des dépenses de matériel et de fonctionnement payables par l'intermédiaire d'un régisseur, concerne les établissements publics nationaux.

 

En matière de recettes, les régisseurs ont-ils la même responsabilité que les comptables publics ?

Non. Même si l’article 2 du décret n° 2008-227 du 5 mars 2008 abrogeant et remplaçant le décret n° 66-850 du 15 novembre 1966 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs dispose « Les régisseurs de recettes sont personnellement et pécuniairement responsables de l’encaissement des recettes dont ils ont la charge. Ils sont également responsables des contrôles qu’ils sont tenus d’exercer en matière de recettes dans les mêmes conditions que celles qui sont prévues pour les comptables publics par l’article 12 du décret du 29 décembre 1962 modifié » ; l’engagement de leur responsabilité ne peut intervenir que pour une défaillance en matière d’encaissement et non de recouvrement. Les régisseurs ne disposent en effet pas des moyens de contraintes dont disposent les comptables publics pour le recouvrement des recettes. On observer  que l‘article 4 du même décret dispose « La responsabilité d’un régisseur se trouve engagée dès lors […] que, par la faute du régisseur, une recette n’a pas été encaissée […] » alors que l’article 60-I de la Loi n° 63-156 du 23 février 1963 de finances pour 1963 (responsabilité des comptables publics) dispose « La responsabilité personnelle et pécuniaire prévue ci-dessus se trouve engagée […] qu’une recette n’a pas été recouvrée, […] ».

 

Quelles sont les écritures à passer par le comptable lorsque lorsqu'un régisseur de recettes, gestionnaire d'EPLE, dépose directement son encaisse en numéraire sur le compte DFT de son établissement au guichet de la trésorerie locale ? (2011)

Lorsque le régisseur dépose les espèces de la régie directement sur le compte DFT de l'établissement, il agit comme mandataire de l'agent comptable. Cette opération correspond à la contraction de la remise d'espèces à l'agence comptable puis le dépôt d'espèces de la caisse de l'agent comptable au compte de dépôt de fonds trésor. Cette facilité technique, que nous déconseillons, ne doit pas remettre en cause les contrôles de l'agent comptable sur les encaissements des régisseurs et n'autorise pas la contraction des écritures. Nous observerons que si les recettes sont conséquentes, il est possible d'ouvrir un compte DFT au profit d'un régisseur et de lui mettre éventuellement à disposition des moyens de paiements (chèques, carte bancaire) afin d'effectuer des dépenses avant ordonnancement dans les limites autorisées par la réglementation en vigueur.

 

Un régisseur de recettes et/ ou de dépenses doit-il, au delà d'un certain seuil, prêter serment auprès de la chambre régionale des comptes territorialement compétente ?

Non. Quelque soit le montant de la régie de recettes et / ou d'avances le régisseur n'a pas à prêter serment auprès de la CRC, cette obligation concerne uniquement l'agent comptable conformément aux dispositions du décret n° 62-1587 du 29/12/1962 portant règlement général sur la comptabilité publique (art 17).

 

L’adjoint du chef d’établissement peut-il être nommé régisseur de recettes et/ou de dépenses ? (2011)

Les régisseurs de recettes et / ou d'avances sont nommés par le chef d'établissement parmi le personnel de l'EPLE avec l'agrément de l'agent comptable (article 9 de l'arrêté modifié du 11 octobre 1993).

Rien ne s'oppose à ce que l'adjoint au chef d'établissement soit nommé régisseur sauf s'il a reçu délégation pour exercer des fonctions d'ordonnateur conformément à la "règle exigeant que les fonctions comptables soient distinctes des fonctions de liquidation et de contrôle" (Instruction codificatrice n° 05-042-M9-R du 30 septembre 2005 / Chapitre 2 - Choix des régisseurs).

Mais s'agissant de la nomination des régisseurs et mandataires, l'article R. 1617-3 du CGCT précise que « les fonctions de régisseur ne peuvent pas être assurées par un agent ayant la qualité d'ordonnateur ou disposant d'une délégation à cet effet ». Les règles d'incompatibilité de fonctions relatives aux régisseurs découlent principalement du principe de séparation ordonnateur/comptable (art. 20 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962) puisque le régisseur agit au nom et pour le compte du comptable public.

 

 

Règles budgétaires

 

Comment savoir à quel exercice budgétaire rattacher une facture qui arrive après le 31 décembre de l’année N ?

C’est la date de livraison du bien ou d’exécution de la prestation qui détermine l’année de rattachement budgétaire (notion de service fait). La technique des «charges à payer» (ordres de paiement ou extourne) permet le rattachement à l’exercice N des dépenses dont le service est fait avant le 31 décembre de l’année N, mais pour lesquelles, à cette même date, l’établissement n’a pas reçu les justificatifs nécessaires au paiement de ces dépenses (factures). Si la livraison des achats ou l’exécution de la prestation intervient après le 31 décembre, ces dépenses seront comptabilisées sur l’exercice N+1, même si le bon de commande a été émis sur l’exercice N et que la facture est datée de N-1.

 

En application de la prescription quadriennale, un comptable public doit-il refuser de payer un fournisseur qui réclame le 1er novembre 2002 le paiement d'une facture reçue le 30 octobre 1998 ?

Non : le délai de prescription de quatre ans des créances sur l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics dotés d'un comptable public ne court qu'à compter du 1er janvier de l'année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis (loi n°68-250 du 31décembre 1968). Dans l'exemple cité, la prescription quadriennale ne peut donc être opposée au créancier qu'à partir du 1er janvier 2003.

 

Lorsque la subvention allouée par l'Etat à un collège pour l'acquisition des carnets de correspondance n'est pas suffisante pour faire face aux besoins réels de l'établissement, l'EPLE est-il autorisé à ouvrir des crédits supplémentaires par un prélèvement sur ses réserves disponibles ?

Oui. Les carnets de correspondance ne figurent pas dans la liste des dépenses pédagogiques à la charge de l'Etat fixée par le décret n°85-269 du 25 février 1985 (codifié aux articles D.211-14 à 16 du code de l'éducation). La subvention allouée à ce titre constitue donc une aide à leur financement, qui n'est pas exclusive : un financement sur le budget de l'EPLE est donc tout à fait possible, toute contribution des familles étant en revanche proscrite à cause du principe de gratuité

 

Les décisions modificatives du budget, pour information, exécutoires après leur publication, doivent elles être transmises aux autorités de contrôle ?

Aucune disposition réglementaire n'impose expressément la transmission des modifications du budget ne donnant lieu qu'à information du conseil d'administration ou de la commission permanente et décrites aux points 341 et 342 de la circulaire 88-079 du 28 mars 1988 portant organisation économique et financière des EPLE. Toutefois, les dispositions combinées de cette même circulaire et de l'article R421-56 du code de l’éducation ("Le représentant de l'Etat, l'autorité académique et la collectivité de rattachement ont accès, sur leur demande, à l'ensemble des actes et documents relatifs au fonctionnement de l'établissement.") permettent au recteur d'exiger que lui soit transmises les informations relatives aux DBM présentées au CA ou à la commission permanente. Cette transmission n'est pas indispensable à l'acquisition du caractère exécutoire de ces DBM.

 

Un collège a cessé d'avoir recours à un service spécial J1, mais il lui reste des réserves sur ce service. Comment peut-il les utiliser ?

Une délibération du conseil d'administration prévoyant une ventilation des réserves du SS J1 au profit de celles du service général est suffisante. Il suffit après que la délibération aura acquis son caractère exécutoire que le comptable, destinataire de celle-ci, procède dans ses écritures à l'opération suivante :

Débit du c/106821 par crédit du c/10681.

On précisera que la délibération de ventilation des réserves n'est pas dans la liste limitative des délibérations soumises à transmission au contrôle de légalité. Elle est donc exécutoire dès publication. On conseillera toutefois de joindre une copie de cette délibération à la prochaine DBM de prélèvement, afin que le service chargé de son contrôle ait une explication sur l'évolution du montant des réserves entre la précédente DBM et celle soumise à son accord.

 

Un collège a reçu en don un micro ordinateur qui est utilisé pour la gestion des absences. Le gestionnaire doit-il présenter une DBM ? Si oui, de quel type ? Quelles sont les écritures à passer? Faut-il porter ce matériel sur l'inventaire de l'établissement ?

Selon l'article16 du décret n°85-954 du 30 août 1985 modifié, c'est le conseil d'administration qui autorise l'acceptation de dons et de legs. Si la valeur de l'ordinateur dépasse les 800 € HT, il conviendra de passer les écritures dans la section de capital. L'annexe technique à la circulaire N°91-132 du 10 juin 1991 modifiée indique, que sont retracés au compte 1025 les dons et legs en nature ou en espèces affectés à des opérations d'investissement ou employés en achats de valeur. Le compte 1025 est crédité du montant des dons et legs en nature par le débit du compte intéressé de la classe 2, le compte 2183 « matériel informatique » dans ce cas. Le vote d'une décision modificative budgétaire de type 3 (ressources nouvelles) sera nécessaire. Si la valeur de l'ordinateur est inférieure au seuil des achats immobilisables, la recette pourra être enregistrée au compte 77188 : divers autres produits exceptionnels sur opération de gestion où figurent notamment les libéralités reçues (dons et legs) sans affectation spéciale. Dans ce cas là une DM ne semble pas nécessaire. L'ordinateur sera porté à l'inventaire soit avec la lettre V s'il est immobilisé soit avec la lettre R s'il n'est que répertorié.

 

Comment comptabiliser les subventions selon qu'il s'agit d'une subvention fléchée ou globalisée ? (2011)

Le mode d'exécution des OR diffère selon la nature de la recette concernée :

 

La DBM 27 et le SAH.

Voir ici.



Règles comptables et responsabilité de l’agent comptable

 

Que faire en cas de solde du 185 anormalement créditeur dans la comptabilité du budget annexe ?

Le compte 185 débiteur dans la comptabilité du budget annexe, retrace la trésorerie dégagée par le budget. Comme le budget annexe ne dispose pas de comptable secondaire, le fait qu'il soit créditeur n'empêche pas le comptable de l'établissement de payer les factures. Toutefois le manque de trésorerie doit rester exceptionnel. C'est pourquoi avant de mettre en place un budget annexe, il conviendra de s'assurer de sa viabilité et plus particulièrement de son niveau de trésorerie

 

Jusqu'à quel montant peut-on apurer rapidement des petits reliquats provenant de trop-perçus?

8 euros. L'article 51.V de la LFR 2001 (n°2001-1276 du 28/12/2001) a porté le seuil de 50 F à 8 euros. L'article 21 de la loi de finances n°66-948 du 22 décembre 1966 ainsi modifiée prévoit ainsi : "Toute créance inférieure à 8 euros constatée dans les écritures d'un comptable public et provenant de trop-perçus est définitivement acquise à la collectivité débitrice à l'expiration d'un délai de trois mois à compter de la date de sa notification au créancier." Il convient de veiller au respect de ces dispositions et donc de faire diligence pour informer le créancier de ses droits


Un EPLE peut-il verser à ses personnels des rémunérations au titre d'un concours organisé dans ses locaux par un organisme privé ? L'organisme privé peut-il rémunérer directement ces personnels dans le cadre du cumul d'emplois?

La réponse est Non aux deux questions.

Un EPLE ne peut verser directement à ses personnels des rémunérations non fondées sur un texte réglementaire.
Un fonctionnaire ne peut percevoir de rémunérations d'origine privée en dehors des exceptions prévues à l'article 25 de la loi n°83-264 du 13 juillet 1983 et par le décret-loi du 29 octobre 1936. D'autre part, ces rémunérations ne relèveraient pas du cumul d'emploi, lequel ne concerne que des rémunérations versées par un organisme public.


L'agent comptable d'un EPLE reçoit un chèque sur lequel la somme en chiffres est différente de la somme en lettres. Quelle somme est prise en compte ?

C'est la somme en lettres qui prévaut sur celle en chiffres (art L.131-10 du code monétaire et financier). Par ailleurs, une différence entre la somme en chiffres et en lettres n'empêche pas le chèque d'être encaissé.

 

Motif de refus d’un paiement

 

Un agent comptable de l'établissement peut-il refuser le paiement d'une somme au motif que le billet présenté a une valeur faciale trop élevée en regard de la somme à régler ?

OUI. Dans un arrêt du 14 décembre 2005, la chambre criminelle de la Cour de cassation a jugé, en application des dispositions de l'article L.112-5 du code monétaire et financier, que le créancier pouvait exiger que le débiteur fasse l'appoint lors du règlement de sa dette. Cependant les dispositions de l'article R642-3 du code pénal interdisent au créancier de refuser le paiement de la dette au moyen d'une coupure ayant une valeur faciale élevée, dès lors que le montant de la dette est supérieur à la valeur faciale de la dite coupure.

 

Un agent comptable de l'établissement peut-il refuser le paiement d'une somme en espèces au motif que le nombre de pièces de monnaie est trop important ?

Si le nombre de pièces est trop important un commerçant n'est pas tenu d'accepter plus de cinquante pièces lors d'un seul paiement. (article 11 du règlement CE 974/98 du 3 mai 1998).


Un EPLE peut-il se voir imposer par son co-contractant le versement d'une caution ?

Non. Le co-contractant de l' EPLE est prémuni contre le risque de non paiement par les dispositions de l'article L. 1612-16 du code général des collectivités territoriales (article L.421-13.II du code de l'éducation) qui prévoit que " A défaut de mandatement d'une dépense obligatoire par le maire, le président du conseil général ou le président du conseil régional suivant le cas, dans le mois suivant la mise en demeure qui lui en a été faite par le représentant de l'Etat dans le département, celui-ci y procède d'office." Les créanciers de l'établissement disposent donc d'une procédure garantissant le paiement des sommes dues dès lors que la créance est certaine et le service fait (sauf dérogation dans ce dernier cas tels que : abonnements, acomptes pour voyages, etc.).


Un lycée hôtelier peut il accepter des chèques restaurant comme moyen de paiement ?

Oui sous réserve de deux conditions : le lycée doit proposer de manière habituelle des repas ou des préparations alimentaires chaudes conformément à l'article 11 du décret n°67-1165 du 22 décembre 1967 modifié et il doit obtenir l'attribution de la qualité de "restaurateur" conformément à l'article 24 de l'ordonnance n°67-830 du 27 septembre 1967 et à l'article 15 du décret d'application précité.

 

En cas d'insuffisance de trésorerie, comment et par qui sont choisies les dépenses à régler en priorité ?

L'insuffisance de trésorerie est un motif justifiant le refus du comptable de déférer à une réquisition de paiement émanant de l'ordonnateur. Dans un tel cas, c'est à l'ordonnateur qu'il appartient de fixer l'ordre de priorité des mandats à honorer, selon les modalités précisées par l'instruction DGCP n°94-118-M0 du 12 décembre 1994. A cette instruction est jointe la circulaire interministérielle du 25 novembre 1994 qui a pour objet d’habiliter les ordonnateurs locaux à demander aux comptables de payer partiellement un ou plusieurs mandats à hauteur des fonds détenus dans la caisse de la collectivité territoriale ou de l’établissement public local.


Un établissement peut-il acheter du matériel d'occasion à un particulier ?

Oui. Aucune disposition n'interdit l'achat de matériel d'occasion. Ce sont des considérations économiques et techniques qui font choisir entre un matériel neuf ou non. Il convient évidemment de respecter les principes de liberté d'accès à la commande publique, d'égalité de traitement entre les candidats et de transparence des procédures, énoncés dans le code des marchés publics, dans la mesure où l'achat de matériels d'occasion entre dans le cadre du CMP. En l'absence de facture, il conviendra de conclure un contrat avec le vendeur qui constituera la pièce justificative du paiement.

 

Un EPLE doit-il payer les redevances pour les ordures ménagères ?

La taxe d'enlèvement des ordures ménagères porte sur toutes les propriétés soumises à la taxe foncière sur les propriétés bâties. Néanmoins, l'article 1521 du code général des impôts (CGI), paragraphe II, prévoit que les établissements d'enseignement en sont totalement exonérés. Toutefois, l'article 1523 précise que les fonctionnaires logés dans un établissement d'enseignement sont imposables nominativement à la TEOM. Ainsi, un établissement qui reçoit un avis d'imposition à la TEOM, doit sans attendre prendre l'attache du centre des impôts dont il dépend afin de lui signaler cette erreur. En revanche les établissements d'enseignement sont assujettis à la Redevance d'enlèvement des ordures ménagères. Comme le précise l'article L 2333-76 du Code général des collectivités territoriales, "la redevance n'ayant pas de caractère fiscal, aucune des exonérations prévues par le CGI (hôpitaux publics, établissements scolaires, casernes...) ne lui est applicable". Cette redevance étant établie en contrepartie d'un service rendu, chaque usager y est assujetti. Ainsi, les établissements d'enseignement doivent effectivement payer la redevance qui leur est réclamée. En effet aux termes de l'article 1520 du CGI, l'institution par une commune, un établissement public de coopération intercommunale ou un syndicat mixte, d'une redevance pour l'enlèvement des ordures ménagères, conformément à l'article L2333.76 du code des collectivités territoriales, entraîne la suppression de la taxe d'enlèvement des ordure ménagères. Lorsqu'elle est instituée la redevance doit être calculée en fonction du service rendu et c'est l'assemblée délibérante de la commune ou de l'établissement qui en fixe le tarif.

 

Faut-il payer pour une musique d’attente téléphonique sur un standard ?

La diffusion d'une musique d'attente téléphonique peut donner lieu au versement d'une redevance à un organisme de gestion, la Société Civile des Producteurs Associés (SCPA) intervenant pour le compte de la Société Civile des Producteurs Phonographiques (SCPP), au titre de la sauvegarde des droits voisins des droits d'auteurs conformément à l'article L.321-1 du code de la propriété intellectuelle. Cette réglementation concerne la diffusion au public de phonogrammes appartenant à son catalogue. Sont exclues de ces dispositions, " les simples musiques synthétiques intégrées ". Aussi, avant tout règlement d'une redevance sollicitée par la SCPA, il convient d'interroger l'entreprise qui a procédé à l'installation ou celle qui en assure l'entretien, sur la nature de la source musicale. Une simple vérification du composant électronique qui contient la source musicale (PROM) permet à l'entreprise de préciser le type de dispositif installé. Dès lors, l'établissement devra payer la redevance en cas d'assujettissement ou retourner la facture en justifiant le non fondement du versement de la redevance s'il s'agit d'une musique synthétique intégrée.

 

 

(à suivre)

La grande majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère