FAQ Gestion Financière 11
Règles comptables et responsabilité de l’agent comptable (suite)
Quelle opération comptable doit-on effectuer pendant l'exercice N pour atténuer ou annuler un mandat passé pendant l'exercice N-1?
Il convient de faire un ordre de recette comme cela est précisé au point 42361-b de la circulaire n° 88-079 du 28 mars 1988.
Les établissements scolaires du second degré public (collèges principalement) ont-ils
la possibilité d'acquérir un bien mobilier d'une valeur supérieure à 800 euros HT
en mutualisant leurs moyens financiers?
Tout dispositif de mutualisation entre établissements doit s'appuyer sur l'article L 421-10 du code de l'éducation: une convention doit être conclue entre les membres du groupement de services, après approbation de chacun des conseils d'administration. Sur le plan comptable, les écritures sont celles prévues par l'annexe technique de la circulaire n° 88- 079 du 28 mars 1988 pour les groupements de services. L'achat d'un bien immobilisable peut être justifié dès lors qu'il sera utilisé en réseau par un groupe d'établissements. Il conviendra toutefois de prévoir dans la convention de constitution du groupement la répartition de ces biens immobilisés dans l'hypothèse d'une dissolution avant qu'ils n'aient été complètement amortis.
Quand apprécie-t-on la date d'un paiement par virement ?
Au moment où le comptable procède au règlement et non au moment ou l’argent est versé sur le compte du bénéficiaire. L'article 15 du décret n° 65-97 du 4 février 1965 modifié précise que la justification des règlements est constituée soit : par l'acquit du bénéficiaire d'un paiement en espèces ; soit par une mention portée par le comptable public sur les mandats, indiquant la date à laquelle a été opéré le règlement par virement ou par un état d'émargement édité après traitement informatique et détaillant les règlements.
Un EPLE peut-il vendre à un autre EPLE des biens immobilisables ou des petits matériels non immobilisables ayant encore une valeur marchande si ceux-ci ont été acquis sur les fonds propres ? A quelles conditions ?
Avant d'aliéner un bien (immobilisé ou non), tout EPLE doit procéder à une désaffectation qui a pour effet de lui en rendre le libre usage. Pour permettre aux autorités de contrôle de se prononcer sur la demande de désaffectation prise sous la forme d'une délibération du conseil d'administration sollicitant cette procédure, elle doit contenir les éléments suivants : - le propriétaire, - l'usage du bien, - la date d'affectation du bien à l'EPLE, - la valeur initiale du bien à son entrée à l'inventaire, - la valeur marchande au jour de la délibération, - la destination nouvelle du bien. Il ne faut pas confondre cette procédure avec celle préconisée dans la circulaire du 9 Mai 1989 puisque cette mise au rebut ne peut se faire que lorsque le bien n'a plus de valeur marchande. De plus, dans tous les cas (bien acquis sur fonds propres ou sur subvention) le préfet prend la décision sous la forme d'un arrêté de désaffectation. C'est la copie de la délibération du CA et de l'arrêté préfectoral qui servira de justificatif pour l'ordre de recette de l'EPLE vendeur. Pour l'EPLE acheteur, il s'agira d'une facture visant cette même délibération et ce même arrêté qui sera joint au mandat. Enfin les inventaires respectifs devront être mis à jour.
Sur l'interprétation de l'annualité de la dépense, faut-il comprendre le respect strict du paiement des factures recouvrant la période allant du 1er janvier au 31 décembre ou le règlement d'une dépense de 12 mois ?
La comptabilité des établissements publics est une comptabilité de droits constatés et non pas une comptabilité de caisse. En conséquence, les droits acquis et les charges correspondant à un service fait au cours d'un exercice doivent être respectivement comptabilisés en classe 7 ou 6, quelle que soit la date d'encaissement ou de décaissement. C'est pour respecter ce principe que la suppression de la période complémentaire s'accompagne en fin d'exercice d'une évaluation des charges à payer et des produits à recevoir, l'émission des titres de recettes et des mandats n'étant plus conditionnée par l'émission ou par la réception des factures, dès lors que les droits ont été acquis (recette) ou que le service a été fait (dépense) au cours de l'exercice.
Quelle doit être l'attitude d'un agent comptable nouvellement nommé dans un EPLE
qui doit payer une facture à un fournisseur, alors que la situation des dépenses
engagées présente des crédits insuffisants?
Dans les opérations de dépenses, c'est l'ordonnateur qui tient la comptabilité des engagements et qui s'assure de la disponibilité d'un chapitre en comparant les crédits ouverts à la somme des engagements, des liquidations en cours et des dépenses ordonnancées. Cette situation des dépenses engagées (SDE) relève donc de la comptabilité budgétaire. Le comptable a la responsabilité de la prise en charge de la dépense et de son paiement. Pour contrôler la disponibilité des crédits il va considérer les crédits autorisés au budget et les dépenses effectivement payées (d'ailleurs, dans GFC, le comptable ne connaît pas la SDE : il connaît seulement les mouvements des crédits par chapitre : menu comptabilité générale/ budget). Dans le cas où le paiement de la facture, ajoutée aux précédents mandatements payés, n'entraîne pas un dépassement des crédits ouverts sur le chapitre, le comptable est autorisé à payer. Dans l'hypothèse où les crédits consommés dépassent les crédits ouverts lors du paiement de la facture, le comptable ne pourra pas payer. De plus, les dépenses doivent être imputées à l'exact chapitre budgétaire qu'elles concernent, ce qui est un contrôle complémentaire de la disponibilité des crédits, et une délibération tardive de régularisation du CA n'aurait pas d'effet sur la mise en cause de la responsabilité du comptable. Par ailleurs, s'il était réquisitionné par l'ordonnateur, il devrait refuser de déférer à cette réquisition, l'insuffisance des crédits étant un des 4 cas dans lequel l'agent comptable est tenu de refuser de payer. Dans cette situation, la facture pourra être réglée lorsque les crédits du chapitre concerné seront abondés soit par un prélèvement sur fonds de réserve soit par un virement entre chapitres après accord du CA.
Un agent comptable demande à l'ordonnateur l'autorisation de poursuivre des créances,
cependant le chef d'établissement refuse. Comment l'agent comptable peut-il résoudre
la situation ?
Conformément à l'article 11 du décret du 29 décembre 1962 portant règlement de la comptabilité publique, le comptable est seul chargé du recouvrement des titres de recettes remis par l'ordonnateur. Selon l'article 46 du décret du n°85-924 du 30 août 1985 les créances qui n'ont pu être recouvrées à l'amiable, font l'objet d'états rendus exécutoires par l'ordonnateur. L'agent comptable procède aux poursuites. Celles-ci peuvent à tout moment être suspendues sur un ordre écrit de l'ordonnateur si la créance est l'objet d'un litige. La circulaire n°88-079 du 28 mars 1988 article 41331 indique que l'autorisation préalable de poursuites est délivrée par l'ordonnateur au comptable. Si l'ordonnateur refuse son autorisation, le refus étant exprimé par écrit, la responsabilité du comptable est dégagée et c'est l'ordonnateur qui engage sa responsabilité. Il convient donc que l'agent comptable demande à l'ordonnateur, par lettre recommandée avec accusé de réception, l'autorisation préalable de poursuites en lui indiquant que son refus ou son absence de réponse dans un délai d'un mois engage sa responsabilité.
L'agent comptable doit en informer aussi les autorités de contrôle et le juge des comptes.
Quels sont les recours dont dispose un agent comptable qui a payé une facture à un
fournisseur erroné et qui ne parvient pas à obtenir un remboursement amiable ?
L’ordre de reversement doit être considéré comme tous les titres de recettes émis par l’EPLE. Or, l’article 98 de la loi de finances rectificative n° 92-1476 du 31 décembre 1992 dispose que « constituent des titres exécutoires, les arrêtés, états, rôles, avis de mise en recouvrement, titres de perception ou de recettes que l’Etat, les collectivités territoriales ou les établissements publics dotés d’un comptable public délivrent pour le recouvrement des recettes de toute nature qu’ils sont habilités à recevoir ». Il convient donc de rendre le titre exécutoire en mentionnant la loi précitée et le décret du 30 août 1985 (article 46) ainsi que toutes les mentions requises (notamment : délais et voies de recours dont l’absence constitue un motif fréquent d’annulation par les juges administratifs). Le recouvrement sera poursuivi par l’agent comptable au nom de l’établissement selon les procédures habituelles (phase amiable, puis recouvrement contentieux). Le débiteur peut d’une part contester le bien-fondé de la créance devant le tribunal administratif (opposition à état exécutoire : elle porte sur le bien-fondé de la créance, son existence, sa quotité ou son exigibilité. Si la créance est de nature privée, l’opposition est portée devant les tribunaux judiciaires, si elle est de nature administrative, l’opposition est de la compétence des tribunaux administratifs et le recours doit être porté par le débiteur dans les deux mois suivant la notification de l’ordre de recettes, conformément à l’article 1er du décret n° 65-29 du 11 janvier 1965) et, d’autre part, contester l’exécution forcée auprès du juge judiciaire (opposition à poursuites : c’est au juge de l’exécution (président du TGI) de connaître les difficultés relatives aux titres exécutoires et des contestations qui s’élèvent à l’occasion de l’exécution forcée (article 8 de la loi du 9 juillet 1991 relative aux procédures civiles d’exécution). Il est souligné que l’erreur commise par le comptable (paiement non libératoire) engage sa responsabilité personnelle et pécuniaire. Ainsi, dans l’hypothèse où la procédure de recouvrement n’aboutirait pas favorablement ou si le double paiement entraînait un préjudice pour l’établissement (intérêts moratoires versés au fournisseur réel par exemple en cas de retard de paiement), il conviendrait de demander au ministère l’émission d’un ordre de versement à l’encontre du comptable.
Quid de la responsabilité personnelle et pécuniaire d’un agent comptable en cas de perte définitive d’un bordereau de chèques et des chèques l’accompagnant remis, par voie postale, à l’encaissement auprès des services du Trésor ?
Il convient de rappeler, au préalable, que le déficit qui résulte de la perte des chèques engage la responsabilité du comptable. Il revient donc au comptable, pour s’exonérer de sa responsabilité, d’établir la preuve du dépôt des chèques auprès de la Poste. Aussi, en l’absence d’avis de dépôt des chèques délivré par la Poste, sa responsabilité est engagée. Cependant, si les familles ont délivré un nouveau chèque après avoir fait opposition au paiement du chèque perdu - ce qui réduit d’autant le déficit constaté - il semble possible, après autorisation accordée par le conseil d’administration, de prendre en charge sur le budget de l’établissement les sommes correspondant aux frais d’opposition (justifiés) supportés par les familles. Cette prise en charge se traduit par un mandat au chapitre D – compte 627 « services bancaires » (sur les crédits ouverts au budget ou par un prélèvement sur le fonds de roulement : DBM de type 32 dans GFC) et peut soit être versée directement à la famille (ordre de paiement du comptable) soit prendre la forme d’une remise accordée aux familles lors de la constatation des droits du trimestre suivant.
Pendant combien de temps après la production des comptes financiers au juge des comptes, la responsabilité d'un agent comptable peut-elle être engagée ?
6 ans. Ce délai était fixé à dix ans selon l'article 86 de la loi de finances rectificative 2001 n° 2001-1276 du 28 décembre 2001 (complétant l'article 60-V- de la loi 63-156 du 23 février 1963) "Le premier acte de la mise en jeu de la responsabilité ne peut plus intervenir au-delà du 31 décembre de la dixième année suivant celle au cours de laquelle le comptable a produit ses comptes au juge des comptes". Ce délai, calculé à partir du 31 décembre suivant la production du compte financier, a été ramené de 10 ans à 6 ans par l'article 125 de la LFR n°2004-1485 du 30 décembre 2004
L'agent comptable d'un EPLE est-il tenu de fixer un plafond d'encaisse maxi ?
Il n'existe pas de texte réglementaire fixant le plafond d'encaisse, c'est à dire le montant maximum du fond de caisse en numéraires que peut détenir, en permanence, un agent comptable dans son coffre. Cependant, il est de sa responsabilité personnelle de définir un montant qui permette le bon fonctionnement de l'établissement, et il doit s'assurer que ses collaborateurs le connaissent et le respectent; c'est une mesure de prudence à appliquer pour éviter des observations des vérificateurs du Trésor, lors d'un contrôle sur place, et aussi pour limiter les pertes en cas de vol.
Un EPLE peut-il payer un bien immobilisable à un fournisseur étranger avant service fait ? (2011)
L'Instruction 10-003-M9 du 29 janvier 2010 relative à la modernisation des procédures de dépenses autorise, au paragraphe 2.3, le paiement de certaines dépenses avant service fait et notamment les fournitures auprès de certains prestataires étrangers.
Il s'agit ici d'un assouplissement au principe du paiement après service fait prévu à l'article 33 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique pour permettre l'achat de fournitures non disponibles auprès de fournisseurs locaux.
Ainsi afin de préserver les intérêts de l'EPLE, cette procédure doit être utilisée avec précaution notamment aux regards des difficultés de mise en oeuvre de procédures contentieuses relatives à des engagements non tenus de la part du cocontractant (livraison non effectuée ou partielle, problèmes liés à la garantie par exemple).
Un CA peut-il décider d'accorder une remise gracieuse pour une dette concernant des
prestations dues au titre d'un logement de fonction ? Cette délibération peut-elle
être remise en cause au motif que l'ordre de recette a été émis et le recouvrement
contentieux engagé ?
La décision de remise gracieuse en cas de gêne du débiteur, en application de l'article 47 du décret n° 85- 924 du 30 août 1985 peut être accordée à tout moment par le conseil d'administration, sur avis conforme de l'agent comptable. En tout état de cause, le débiteur ne peut solliciter une telle mesure que lorsque l'ordre de recettes a été émis à son encontre. D'autre part, la remise, partielle ou totale, peut être accordée alors même qu'une procédure contentieuse a été engagée par l'agent comptable, autorisé par le chef d'établissement à engager des poursuites. Toutefois, les frais engagés par l'huissier seront supportés par l'établissement.
Une remise gracieuse accordée à un débiteur doit-elle faire l’objet d’une annulation
de l’ordre de recette ou d’un mandat ?
Un mandat. Seule une erreur de liquidation justifie l’annulation ou la réduction d’un ordre de recette. Une remise gracieuse qui, contrairement à une admission en non valeur, éteint la dette même si le débiteur «revient à meilleure fortune», doit faire l’objet d’un mandat (compte 67 de charges exceptionnelles). Cf. l’instruction DGCP n° 05-050-MO du 13 décembre 2005.
Remise de principe : voir FAQ « SAH »
Le refus, par le comptable, de mettre en paiement une dépense mandatée par l'ordonnateur est-il susceptible d'un recours devant le juge de l'excès de pouvoir ?
Non. Les refus de paiement opposés par les comptables publics aux ordonnateurs ne sont pas des décisions administratives susceptibles de recours. Toutefois, les créanciers de l'administration disposent de la faculté de saisir l'ordonnateur afin que celui-ci use de son pouvoir de réquisition du comptable. Un refus de l'ordonnateur de mettre en oeuvre son pouvoir de réquisition est par contre susceptible d'un recours devant le juge administratif (Conseil d'Etat 17 mars 2004, n° 248508). On observera également que le refus du comptable de déférer à un ordre de réquisition est une décision susceptible de recours devant le juge administratif (Tribunal administratif de Lille, 8 juin 1993 ; dans cette espèce le tribunal administratif a jugé recevable le recours du maire contre la décision du comptable de refuser de déférer à l'ordre de réquisition mais a finalement donné raison au comptable).
En matière de réquisition du comptable, l’acte de réquisition est-il exécutoire dès transmission ou y a-t-il un délai de 15 jours ?
La réquisition est un acte immédiatement exécutoire après transmission aux autorités chargées du contrôle, publication et notification. Le chef d’établissement certifie le caractère exécutoire de l’acte sous sa seule responsabilité. L’agent comptable transmet l’ordre au comptable supérieur du Trésor qui le communique à la CRC. Le chef d’établissement rend compte au Conseil d’Administration (simple information)
Quelles sont les conséquences du fait que le J2 soit devenu un service avec réserves ?
Le service spécial J2 est désormais un service spécial avec réserves. Le fait que les dépenses effectuées au titre des stages et périodes de formation en entreprise soient dorénavant comptabilisées au service spécial J2 au lieu du J1 ne modifie pas le caractère de ressource spécifique qu’ont les crédits d’Etat délégués à cet effet. En conséquence, le titre de recette pour la subvention d’Etat continue à être émis pour le montant des dépenses effectives et non pour le montant total de la subvention, le reliquat non employé demeurant en classe 4 comme auparavant. La notion de réserves ne peut s’entendre que dans l’hypothèse où d’autres sources de financement, notamment des ressources propres (objets confectionnés, versements d’entreprises … par exemple), seraient utilisées pour financer ces dépenses. Dans ce cas, l’ordre de recette est émis pour le total des crédits reçus et c’est le conseil d’administration qui décide de l’affectation des excédents aux stages en entreprise lors de l’arrêt du compte financier.
Un EPLE peut-il faire un prélèvement sur ses fonds de réserves pour alimenter le
chapitre J2 ?
Le chapitre J2 est un service spécial géré avec réserves et peut être alimenté par d'autres sources de financement que les crédits d'État (taxe d'apprentissage, partenariats avec entreprises, objets confectionnés...). Les services spéciaux avec réserves doivent en premier lieu opérer les prélèvements sur leurs propres réserves. Si ces dernières s'avèrent insuffisantes, il est alors possible d'envisager un prélèvement sur les réserves du service général après accord du conseil d'administration et décision modificative de niveau 3.
La grande majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère