FAQ Gestion Financière 14

Q GF14

Voyages scolaires  (suite)

 

Un professeur nommé régisseur pour la durée d'un voyage scolaire a remis au chauffeur du car un pourboire en utilisant les sommes qui lui avaient été remis dans le cadre de la régie. Cette dépense peut-elle être acceptée par l'agent comptable ?

L'intégralité des pièces justificatives des dépenses payées par le régisseur doit être remise au comptable de l'établissement dans un délai d'un mois à compter de la date du paiement. Cependant, s'agissant plus particulièrement des dépenses exécutées dans des circonstances particulières comme les pourboires versés à un chauffeur, celles-ci pourront être justifiées par une attestation sur l'honneur du régisseur portant mention de la nature des dépenses, de la date, du lieu d'exécution et du montant. Cette attestation devra être approuvée par l'ordonnateur, sa signature valant certification du service fait.

Le Conseil d’Administration peut-il voter le principe d’une participation maximale des familles ou fixe un montant forfaitaire pour les voyages et sorties sur une même ville ?

« Tout ordre de recettes doit comporter les bases de la liquidation » de façon à permettre au comptable de procéder au contrôle qui lui incombe. Le vote par le CA d’un montant maximum pour la participation des familles à l’ensemble des voyages et sorties scolaires reviendrait à déléguer au chef d’établissement ses compétences relatives à la détermination d’une recette budgétaire. Cette délégation, non prévue par les textes, n’est pas autorisée. Article 41221 de la circulaire du 21 avril 1988

Le Conseil d’Administration peut-il autoriser le remboursement à une association de dépenses qu’elle avait engagées dans le cadre d’un voyage ?

La CRC sanctionne toute immixtion d’une personne n’ayant pas la qualité de comptable public dans de telles opérations, considérant que cette gestion est constitutive d’une gestion de fait. Sont ainsi visés le recouvrement de recettes, la prise en charge, même provisoire, de dépenses ou la simple détention de sommes d’argent destinées à ce type d’activités.

 

Un acte du conseil d’administration autorisant l’agent comptable à encaisser la participation des familles pour toute sortie culturelle ou pédagogique avec une participation plafond de 50 € est-il réglementaire ?

Souvent des EPLE font voter une somme plafond pour les voyages sans se référer à un voyage précis. La DAF d’Orléans a rappelé que cette pratique n’était pas autorisée.

 

Le Conseil d’Administration peut-il voter le budget d’un voyage avec comme seules recettes la participation des familles ?

En vertu du principe de gratuité, l’encadrement des voyages ne peut être mis, même indirectement, à la charge des élèves. Les remises accordées par certains voyagistes sont à répercuter sur le coût global de l’activité pour l’ensemble des participants et non sur la seule part relative aux accompagnateurs. CRC de Lorraine de février 2001 et avril 2002

 

La conférence des délégués des élèves a voté le financement des voyages scolaires à hauteur de 10 euros par élève dans la limite des crédits disponibles ouverts au service spécial N1 (fonds de vie lycéenne). Cette décision permet-elle d’ouvrir des crédits au service spécial N3 (appariements, voyages, échanges) ?

Evidemment non. Seul le conseil d’administration a compétence pour adopter un acte budgétaire.

 

Le FSE d’un EPLE peut-il organiser, à destination des élèves, une vente de «bracelets-messages» commercialisés par une entreprise privée afin de financer des voyages scolaires ou d’autres activités périscolaires ?

 1. Sur les modalités de gestion des voyages scolaires

Il convient de rappeler les règles régissant le financement des voyages scolaires. Les sorties et voyages scolaires organisés dans le cadre des programmes d’enseignement et qui sont obligatoires pour les élèves (circulaire n° 79-186 du 12 juin 1979) entraînent l’application du principe de gratuité.

Aucune participation financière ne peut donc être demandée aux familles. Le principe de gratuité interdit en outre que les élèves soient impliqués dans des actions menées par le FSE au sein de l’établissement, quelle que soit leur nature, ayant pour objet de financer, même partiellement, ces voyages ou une activité pédagogique obligatoire.

Par conséquent, seuls les voyages facultatifs ou les activités périscolaires qui viennent en complément des missions du service public de l’enseignement assurées par l’établissement, peuvent être financés, pour partie, par une contribution du FSE, qui provient du produit de ces activités.

 2. Sur les activités menées par le FSE

Le FSE, qui a pour objet de contribuer à la mission éducative des établissements, peut organiser différentes actions afin de limiter le coût de ces voyages facultatifs. Toutefois, les activités menées par les associations au sein de l’EPLE sont réglementées. Il revient au chef d’établissement, en tant que représentant de l’Etat, d’autoriser celles-ci et de s’assurer qu’elles sont compatibles avec le bon fonctionnement de l’EPLE.

Selon la circulaire n° 96-249 du 25 octobre 1996, ces activités organisées au sein de l’établissement doivent notamment:

- être conformes à l’objet statutaire du FSE,

- être distinctes des missions de l’EPLE,

- respecter le principe de la neutralité commerciale et les règles de fonctionnement de l’EPLE

Concernant l’application de ce principe de neutralité, la circulaire n° 2001-053 du 28 mars 2001 interdit les pratiques commerciales dans les EPLE. Elle exclut en particulier les démarches publicitaires, en indiquant « qu’il ne saurait être toléré en aucun cas et en aucune manière que les maîtres et les élèves servent directement ou indirectement à quelque publicité commerciale que ce soit ».

En l’espèce, il s’agit bien pour le FSE de proposer à la vente des produits qui sont commercialisés par une entreprise privée. Par conséquent, il revient au chef d’établissement d’autoriser ou non une telle pratique, en s’assurant du respect des conditions rappelées ci-dessus.

S’il accepte une telle démarche, il devra notamment informer les élèves du caractère facultatif et volontaire de l’opération et qu’elle tend à contribuer au fonctionnement du FSE ou à favoriser des activités facultatives.

Enfin, il devra veiller à ce que cette action ne s’accompagne pas d’une publicité de l’entreprise à destination des élèves et que les bracelets ne représentent pas un vecteur publicitaire pour celle-ci (absence de mentions ou de références sur les produits).

 

Le CA peut-il décider de conserver un reliquat important de voyage pour une sortie ultérieure ?

« Toute créance inférieure à 8 € constatée dans les écritures d’un comptable public et provenant de trop-perçus (…) ou recouvrements pour le compte de tiers, sera définitivement acquise à la collectivité débitrice à l’expiration d’un délai de 3 mois, à compter de la date de sa notification au créancier. » Si les reliquats sont supérieurs ou égaux à 8€, ils doivent être obligatoirement reversés aux familles.

Article 21 de la LF n°66-948 du 22 décembre 1966

 

Le Conseil d’Administration doit-il voter la somme remboursée aux familles suite à un voyage scolaire (reliquats) ?

Non, car il s’agit de l’application de la réglementation financière (loi n°66-948 du 22 décembre 1966 modifiée).

 

Un établissement a-t-il l’obligation de fournir le repas du chauffeur d’autocar à l’aller et au retour de sorties ou voyages ?

Il n’existe aucun texte mettant cette obligation à la charge du client. La fourniture des repas relève plutôt des rapports juridiques entre l’employeur et son salarié. Cela incombe donc en principe au transporteur en sa qualité d’employeur. La fourniture des repas ne pourrait être mise à la charge du client qu’à la condition que cela soit prévu expressément dans le contrat le liant avec le transporteur.

 

Le CA peut-il adopter le principe d’un voyage facultatif dont la durée est de 3 semaines ?

« Toute sortie (à caractère facultatif) ne pourra excéder une durée de 5 jours pris sur le temps scolaire ».

Circulaire n°79-186 du 12 juin 1979.

 

Le CA peut-il adopter le budget d’une sortie organisée dans le cadre d’un PPCP, avec participation des familles ?

En vertu du principe de gratuité, aucune participation financière ne peut être demandée aux familles pour les sorties à caractère obligatoire s’inscrivant dans le cadre d’une action éducative, organisée pendant le temps scolaire.

Est considéré comme obligatoire tout voyage qui :

- concerne une classe entière ou un niveau déterminé

- s’inscrit dans le cadre des programmes officiels d’enseignement ou du projet d’établissement

- s’exécute sur le temps scolaire

Circulaire n°78-186 du 12 juin 1979

 

Un EPLE peut-il organiser des ventes de cartes, de friandises, l'empaquetage dans les supermarchés ou une tombola afin de financer un voyage scolaire facultatif ? Ces activités peuvent-elles être organisées par le foyer socio-éducatif qui reverserait les fonds à l'EPLE ?

Les activités décrites ne peuvent pas être organisées par l'EPLE, en raison du principe de spécialité; en revanche, elles peuvent être organisées par le FSE si elles respectent les buts fixés par le statut de cette association. Toutefois, il convient d'attirer l'attention sur le nécessaire respect de la réglementation en vigueur en ce qui concerne la participation des élèves à des activités rémunérées. Par exemple, l'empaquetage dans un magasin, indemnisé par un commerçant peut constituer une infraction à la législation du travail. Par ailleurs dans le cadre d'un voyage facultatif, il n'y a pas d'obstacle à ce qu'un EPLE reçoive un don du FSE pour l'aider à financer un voyage, dès lors que l'établissement garde la maîtrise de la gestion et de l'organisation du voyage en question. En revanche, l'organisation de ces activités par l'EPLE serait contraire au principe de spécialité.

 

Comment organiser un voyage scolaire avec la participation de deux établissements distincts afin de diminuer les coûts ?

Le groupement de services tel qu'il est envisagé à l'article 421.10 du code de l'éducation, permet l'organisation conjointe par deux établissements d'un voyage scolaire .Les sommes reçues par l'établissement support du groupement seront créditées sur le compte 7566 et les versements de l'EPLE membre seront débités au compte 6566. De manière générale, la convention qui lie les deux partenaires doit prévoir tous les détails concernant cette association : programme, budget prévisionnel, calendrier, financement, adéquation au projet d'établissement, encaissement des divers financements…Le vote du CA de chacun de ces établissements sur la convention permettra d'entériner l'association des EPLE.

 

Dans le cadre d'un voyage scolaire, le FSE de l'établissement peut-il offrir à l’EPLE les billets de train sous forme de don en nature ? (2011)

Les statuts du FSE lui permettent d'effectuer un don en nature. Toutefois, dans le cas d’espèce ce don sous forme de billets de train, s'apparente à une gestion de fait, l'EPLE ayant en effet délégué pour partie sa gestion du voyage scolaire au FSE, qui par le biais de son don en nature (les billets de trains) assure finalement la partie transport de ce dernier. Or Les voyages et sorties scolaires participent par nature à la mission de l'EPLE, et ne sauraient être gérés par le FSE. Ce principe est rappelé dans la circulaire no 96-249 du 25 octobre 1996 relative à la Situation des chefs d'établissement au sein des associations péri éducatives ayant leur siège dans l'EPLE (foyer socio-éducatif, association sportive), qui précise que "les missions du FSE doivent être distinctes des missions dévolues à l'EPLE. Les associations ne sauraient gérer, de fait, des activités qui relèvent des missions propres de l'établissement".

 

Le contrat passé entre un voyagiste et un EPLE dans le cadre d'un voyage facultatif précise qu'une caution de 10 à 15 € par élève sera demandée à l'arrivée à l'hôtel. Cette clause est-elle légale ? (2011)

Le principe de gratuité ne s'appliquant pas aux activités facultatives rien ne s'oppose au versement d'une caution si le contrat le prévoit et si le conseil d'administration l'autorise, il devra néanmoins s'agir d'un tarif fixe et non flottant.
Par ailleurs, dans le cas d'espèce le contrat étant passé entre le voyagiste ou l'organisme hébergeur et l'EPLE, c'est à celui-ci de payer la caution qui sera gérée retracée dans les écritures comptables conformément aux règles de la comptabilité publique.
On rappellera enfin, que le principe du paiement d'une caution par les familles ne peut être admis que pour s'assurer de la restitution du matériel mis à disposition (clé de chambre par exemple) et non dans le but de couvrir d'éventuelles dégradations qui seraient commises par certains élèves. Celles-ci doivent en effet faire l'objet d'une procédure disciplinaire prévue par le règlement intérieur de l'établissement et le cas échéant celui des sorties et voyages scolaires concernés.

Peut-on payer par avance l’intégralité d'une facture de réservation d’hôtel dans le cadre d'un voyage organisé en France ? Et pour un voyage organisé ?

Il convient de se référer à la circulaire n°2005-022 du 2 février 2005 (BO n°6 du 10 février) : seul le versement d'arrhes est autorisé pour la réservation d'hébergements et en aucun cas le paiement de la totalité de la facture : celui-ci ne peut intervenir qu'après service fait. La circulaire autorise simplement le versement d’arrhes ou d’acomptes en vue de la réservation de salles de réunion ou d’hébergements. Par contre pour les voyages ou séjours organisés par un organisme agréé, la circulaire autorise une dérogation à la règle du service fait :  « les frais de voyages et de séjours (acomptes jusqu’à 70 % du coût total des prestations et solde à la remise des documents permettant la réalisation du séjour) : loi n° 92-645 du 13 juillet 1992 et décret d’application n° 94-490 du 15 juin 1994 relatifs aux conditions d’exercice des activités relatives à l’organisation et à la vente de voyages et séjours. L’intérêt de ce dispositif législatif pour les EPLE dans leurs relations avec les agences de voyages titulaires de licences de tourisme a été rappelé dans la circulaire conjointe éducation nationale /finances n° 97-193 du 11 septembre 1997. Ce dispositif s’applique également aux relations avec les associations agréées tourisme ».

Le CA peut-il, pour des raisons de sécurité, voter le principe de l'annulation d'un voyage, sans préavis, au dernier moment et ne prévoir aucun remboursement des sommes payées par les familles alors qu'aucun service n'aura été rendu, suite à cette annulation ?

Deux cas se présentent.

- l’EPLE est passé par une agence de voyage au sens de l'article 1 de la loi n° 92-645 du 13 juillet 1992. L'article 21, titre IV de cette loi fait obligation au voyagiste de rembourser l'acheteur dès lors que ce voyage est annulé avant le départ et sans que l'acheteur n'en soit responsable. Lorsque, avant le départ, le vendeur résilie le contrat en l'absence de faute de l'acheteur, la totalité des sommes versées par ce dernier lui sont restituées. Cette disposition a d'ailleurs été prise par l'article 102 du décret n° 94- 490 du 15 juin 1994. Si le vendeur annule le voyage ou le séjour, il doit informer l'acheteur par lettre recommandée avec accusé de réception; l'acheteur, sans préjuger des recours en réparation des dommages éventuellement subis, obtient auprès du vendeur le remboursement immédiat et sans pénalité des sommes versées.

- l'EPLE a réservé directement un transporteur et la loi précitée ne s'applique pas. Un remboursement automatique ne fait pas partie des obligations du vendeur. En tout état de cause, si risque il y a, il doit être encouru par les familles dans la mesure où il s'agit d'un voyage facultatif. Mais il est impératif de les informer le plus rapidement possible, et avant même qu'elles soient engagées financièrement, des possibilités qui s'offrent à elles: renoncer au voyage compte tenu des incertitudes évoquées ou maintenir leur participation en acceptant de courir un risque financier. Reste à envisager la possibilité d'inclure, dans le contrat conclu pour le voyage, une clause d'assurance annulation dont le surcoût resterait toutefois à la charge des familles (réponse DAF du 19.03.2003).

 

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La grande majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère