FAQ Marchés publics 2

Etat prévisionnel de la commande publique (EPCP)

 

A quoi sert  l'EPCP ?

La circulaire n°2004-166 du 5 octobre 2004 rappelle au § 1.2.a les contraintes qui résultaient des textes relatifs, d'une part aux EPLE, d'autre part au code des marchés publics (CMP), et explicite les nouvelles dispositions réglementaires.
De toute évidence, les obligations d'autorisation préalable du CA et de transmission des actes pour tous les contrats ou conventions n'étaient ni applicables, ni appliquées, ce qui conduisait à une insécurité juridique certaine et même à la mise en débet d'agents comptables par des chambres régionales des comptes. En effet, si l'autorisation budgétaire permet l'ouverture des crédits, elle ne suffit pas à autoriser le chef d'établissement à conclure des marchés : or tout contrat conclu à titre onéreux par un EPLE pour répondre à ses besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services est un marché public (article 1er du CMP, dès la version de 2001) et ceci à partir du 1er euro.
La contrainte juridique ne concernait pas tant les marchés formalisés, peu fréquents dans les EPLE et pouvant être sans difficulté soumis à délibération du CA, que tous les marchés de faible montant, concrétisés la plupart du temps par un simple bon de commande.

L'EPCP constitue donc l'autorisation donnée par le CA au chef d'établissement de signer tous les marchés, dès lors que le montant prévu pour chaque ligne de nomenclature n'est pas dépassé. Il est aussi un outil d'évaluation de la nature et de l'étendue des besoins, première obligation de l'acheteur public au regard de l'article 5 du CMP.

 

Afin de concilier les instructions du code des marchés publics et du décret 85-924 relatif aux EPLE, je soumets au CA de mon établissement un état prévisionnel de la commande publique (EPCP) annexé au budget. Cet EPCP doit-il obligatoirement être chiffré ? S'il ne l'était pas, quelles en seraient les conséquences ?

L'EPCP permet au chef d'établissement de signer, sans l'autorisation du CA, tout marché qui y figure. Il est un élément de prévision de la commande publique : il organise l'achat en utilisant une nomenclature propre à l'établissement. Ainsi il permet d'apprécier si le seuil de commande par ligne de nomenclature est dépassé et si une procédure formalisée de publicité doit être mise en œuvre. Il est fortement conseillé d'établir un EPCP avec des éléments chiffrés pour permettre au CA d'appréhender le volume des achats qu'il autorise.

 

L'EPCP ne retrace-t-il que les marchés passés dans l'année N ou bien peut-il prendre en compte des contrats pluriannuels ?

L'état prévisionnel de la commande publique est un document annexé au budget qui a pour objet de prévoir les dépenses de l'établissement dans le cadre de son budget. Cet état est donc annuel et ne prend en compte que les coûts annuels des contrats pluriannuels. La conclusion de contrats pluriannuels par la PRM de l'établissement nous semble dès lors devoir faire l'objet d'une délibération du conseil d'administration l'autorisant. Les EPCP des années suivantes intégreront la prévision de dépense générée par ce contrat afin de ne pas obérer les possibilités du chef d'établissement de conclure d'autres marchés pour la même catégorie.

 

L'acte relatif à l'EPCP est-il soumis à l'obligation de transmission pour contrôle de légalité ?

L'EPCP est bien soumis à l'obligation de transmission pour contrôle de légalité puisqu'il entre dans le cadre des actes du conseil d'administration relatifs à la passation des conventions et des contrats et notamment des marchés. Il doit en conséquence être transmis à l'autorité de contrôle et est exécutoire 15 jours après sa transmission, ou 30 jours s'il est transmis en annexe du budget.

 

Peut-il y avoir plusieurs niveaux de détermination des besoins dans un EPLE ?

L'EPLE constituant une unité fonctionnelle, il semble peu justifié de morceler les achats en instaurant plusieurs niveaux de détermination des seuils. Ainsi, même si les SACD disposent d’un budget propre, avec un EPCP annexé dans GFC, cela n’exonère pas pour autant l'établissement de suivre concomitamment l'ensemble des dépenses pour l'appréciation du seuil des marchés formalisés, ce suivi étant facilité par le ou les EPCP

 

L'EPCP "annexé au budget"  doit-il faire l'objet d'un vote et d'une délibération séparés ?

La notion "annexé au budget" est à utiliser au sens large. Elle ne signifie pas que l’EPCP est un document supplémentaire au même titre que les pièces annexes B1 à B14 mais qu’il se rattache effectivement au budget (ou DBM) et traduit la politique d’achat de l’établissement à partir des éléments chiffrés du budget. Il constitue en quelque sorte une délégation (donc un acte) accordée par le CA au chef d’établissement pour les marchés y figurant.

Il ne s'agit donc pas d'une pièce budgétaire stricto-sensu et son adoption peut faire l'objet d'une délibération distincte. Dans ce cas, elle entre dans le cadre des actes du CA relatifs à "la passation des conventions et des contrats et notamment des marchés" : elle doit en conséquence être transmise à l'autorité de contrôle et elle est exécutoire 15 jours après sa transmission.

Toutefois, rien ne s’oppose au fait que l’état prévisionnel accompagne le budget. Dans ces conditions lorsque le CA adopte le budget, son vote porte aussi sur l’EPCP (un seul vote, donc une seule délibération). Il est alors soumis aux mêmes règles que celui-ci (transmission aux 3 autorités de contrôle, délai d’exécution 30 jours).

 

En cas de refus de vote du budget par le conseil d'administration, le règlement conjoint qui arrête le budget arrête-t-il également l'état prévisionnel ?

Il n'appartient pas aux autorités de contrôle d'arrêter l'état prévisionnel de la commande publique (EPCP) à l'occasion du règlement conjoint d'un budget, même si l'EPCP est annexé à celui-ci. En cas de règlement conjoint, l'EPCP ne pourra donc être adopté que par délibération spécifique du CA.

 

Le montant global de l’EPCP doit-il être égal au montant du budget ?

A notre sens, l'EPLE doit déterminer ses besoins en regard des recettes qu'il a évaluées dans le respect de la règle de la sincérité budgétaire. Dès lors, établir un état prévisionnel de la commande publique supérieur aux prévisions budgétaires reviendrait à évaluer les besoins sans considérer les crédits dont pourra disposer l'établissement. Toutefois, il est possible de tenir compte dans l'EPCP de ressources attendues, mais dont le montant n'est pas connu avec suffisamment de précision pour qu'elles soient inscrites au budget (par exemple, engagement de la collectivité à financer un équipement, mais dont le montant n'est pas précisé au moment de l'élaboration du budget) ou de recettes qui font habituellement l'objet de DBM (à partir d'une analyse des comptes financiers des exercices précédents). Ces éléments extérieurs au budget et retenus pour élaborer l' EPCP doivent être précisés au conseil d’administration .D'autre part, il n'y a pas lieu de rechercher une "parfaite adéquation" du budget et de l' EPCP, dans la mesure où le budget inclut d'autres dépenses que des marchés (rémunérations, impôts et taxes,  etc...).

 

Les marchés de moins de 20 000 euros doivent-ils figurer dans une colonne spécifique de l’EPCP ?

Les marchés de moins de 20 000 euros demeurent des marchés passés selon une procédure adaptée et il n’y a donc pas lieu de prévoir une colonne supplémentaire dans l’EPCP.

 

L’EPCP est-il une pièce justificative de la dépense ?

Oui, puisque l'EPCP constitue l’approbation requise de l’organe délibérant de l’EPLE, prévue par la note 5 de la rubrique 4 de la liste des pièces justificatives. En revanche, si un marché n'entre pas dans l'un des cas prévus à l'article 16.6°.c du décret n°85-924 du 30 août 1985 repris dans le code de l’éducation et notamment en l'absence d'un EPCP, une délibération du CA est indispensable pour autoriser le chef d'établissement, PRM, à signer le marché. Il est rappelé que les pièces justificatives doivent être produites au moment du paiement et qu'une délibération postérieure au paiement pourrait ne pas être considérée comme suffisante par le juge des comptes.

 

Le comptable doit-il vérifier l'exacte imputation de la dépense à la ligne de nomenclature de l'EPCP ?

Le comptable n’a en aucune façon à s’assurer du respect des procédures de passation des marchés ni de l’imputation correcte des dépenses dans les lignes de la nomenclature marchés publics adoptée par l’établissement, qui relèvent de la seule responsabilité de l'ordonnateur. Outre ses contrôles habituels (exacte imputation budgétaire et comptable de la dépense, disponibilité des crédits, ...), son contrôle sur l'EPCP consiste exclusivement à vérifier que le montant total mandaté pour chaque ligne de la nomenclature n’a pas dépassé le montant prévu par l’EPCP adopté par le conseil d’administration.

 

Comment traiter les dépenses qui n'entrent pas dans le cadre de l 'EPCP ?

Il appartient à l'ordonnateur, lorsqu'une dépense n'entre pas dans le cadre de l'EPCP, d'attester sa régularité : il peut s'agir d'un des autres cas dans lesquels il est autorisé à signer un marché sans l'autorisation du conseil d'administration : en cas d'urgence (pour des marchés qui se rattachent à des opérations de gestion courante dont le montant est inférieur à 5 000 euros HT, ou à 15 000 euros HT pour les travaux et les équipements), ou lorsque le marché est financé par une ressource affectée faisant l'objet d'une DBM de niveau 2 ; dans toute autre situation, l'ordonnateur doit joindre au mandat la délibération du CA (ou de la commission permanente si elle a reçu délégation du CA en cette matière) l'autorisant à signer le marché, faute de quoi le mandat doit être rejeté par l'agent comptable.

 

Peut-on dépasser les seuils de certaines rubriques de l’EPCP au motif que d’autres rubriques disposent de reliquats ?

Le contrôle du comptable consiste notamment à vérifier que le montant total mandaté pour chaque ligne de la nomenclature n'a pas dépassé le montant prévu par l'EPCP et adopté par le conseil d'administration ; l'agent comptable pourrait par conséquent être amené à suspendre le paiement en cas de dépassement du seuil fixé par l'EPCP pour la rubrique en cause. Une fois l'EPCP élaboré, il convient donc de le suivre pour surveiller les seuils et les procédures et de le faire évoluer si cela s'avère nécessaire ; ce dernier pourra être modifié lors de la présentation de DBM au CA par une nouvelle délibération du CA. Cette nouvelle délibération sera transmise au contrôle de légalité.

 

Le choix de la procédure en matière de marché public est-il une prérogative du chef d’établissement ou du Conseil d’Administration ?

Le choix des procédures de mise en concurrence est une compétence du conseil d'administration. Celui-ci se prononce, sur rapport du chef d'établissement, en adoptant l'EPCP ou en autorisant le chef d'établissement à lancer des appels d'offres.

Réponse faite par la DAF. Personnellement je ne partage pas cet avis et considère que si le CA a compétence pour autoriser le marché (la passation du contrat), le choix de la procédure (par exemple UGAP ou MAPA) relève de l’ordonnateur.

 

 

Evaluation des besoins

 

Dans le cadre d’une procédure adaptée, sachant qu’une commande peut être concernée par plusieurs besoins homogènes, est-ce le montant global de la commande qui doit être comparé au seuil des 90 000 € ou la ligne de commande relative à un besoin déterminé ?

L'évaluation des besoins n'est pas fonction d'une procédure, elle est préalable. Ce n'est qu'après avoir évalué les besoins, conformément au code des marchés publics, qu’on peut déterminer la procédure applicable. L’EPCP permet d’évaluer ces besoins.

 

 

Marché à procédure adaptée

 

Comment mettre en place un MAPA quand il est impossible de définir à l'avance avec précision ses besoins dans le cas de fournitures courantes et répétitives.

Ce type de besoins trouve sa solution dans le cadre des marchés à bon de commande ; vous avez la possibilité la possibilité de passer un marché à bons de commande dans un MAPA.

 

 

Menues dépenses

 

Le code dispose clairement que les principes fondamentaux doivent être respectés dès le premier euro ; est-ce à dire que pour les menues dépenses, il faudra systématiquement réclamer devis ou catalogue ?

Non, pas pour les achats d’un montant peu significatif, pour lesquels une mise en concurrence deviendrait un élément d’alourdissement inutile ; le plus élémentaire bon sens doit amener l’acheteur à privilégier la solution la plus simple en s’adressant directement au fournisseur de son choix. Le problème était de définir le montant maxi pour les « menues dépenses »… le décret du 26 novembre 2004 l’avait  fixé à 4000 € HT ; depuis 2009 ce montant est de 20 000 € sans que cela dispense l’acheteur de mettre en concurrence à minima.

 

 

Négociation

 

Peut-on rédiger un second acte d’engagement, après négociation, pour les MAPA ou les marchés formalisés ?
Interrogée, la DAJ a répondu qu’un nouvel acte d’engagement était possible, à condition de conserver le premier et d’établir un document décrivant les modifications apportées par la négociation.
 

 

Passation du marché

 

Réponse ministérielle (2010) « Le délai de validité des offres est le délai pendant lequel les candidats ont l'obligation de maintenir leur offre. Le code des marchés publics n'impose aucune durée de validité des offres. Cette obligation est, en général, imposée par le pouvoir adjudicateur aux candidats dans les documents de la consultation. Ces candidats sont tenus par leur offre, dont ils ne peuvent se dégager pendant sa durée de validité, sans engager leur responsabilité. Le même délai s'impose à tous les candidats, en vertu du principe d'égalité de traitement. La décision d'attribution est celle par laquelle le pouvoir adjudicateur choisit l'offre économiquement la plus avantageuse. Cette décision ne confère à l'attributaire aucun droit à la conclusion du marché. Une fois cette décision prise, le pouvoir adjudicateur n'a d'autre choix que de conclure le marché avec l'attributaire ou, s'il n'entend pas mener jusqu'à son terme la procédure de passation du marché, de déclarer la procédure sans suite. La conclusion du marché est matérialisée par l'apposition, par le représentant de l'acheteur public, de sa signature sur l'acte d'engagement. Seule cette signature noue la relation contractuelle entre l'acheteur et le candidat dont l'offre a été jugée économiquement la plus avantageuse. L'attribution du marché doit intervenir dans le délai de validité des offres, comme l'a rappelé la Haute-Assemblée (CE, 26 septembre 2007, OPAC du Calvados, n° 262607). »

 

 

Procédure adaptée (définition)

 

Quelle est la procédure à suivre en dessous du seuil de 193 000 € HT ? Que signifie le terme de procédure adaptée ?

En dessous du seuil de 193 000 € HT, l'acheteur public local doit mettre en œuvre une procédure adaptée. C'est-à-dire qu'il doit passer son marché selon des formes qu'il détermine à l'avance, de façon à respecter les principes énoncés à l'article 1er du code des marchés publics.

 

La majorité des questions-réponses proviennent du site de la DAF du ministère