Dépenses 1

Dépenses

 LES FICHES DU VADE-MECUM 2014 SUR LES DEPENSES.


CHAPITRE  IV : LES DEPENSES    

LES DEPENSES SPECIFIQUES

CHAPITRE  V : LES OPERATIONS FINANCIERES ET COMPTABLES      

Documents génériques


La dépense recouvre un certain nombre de tâches qui sont généralement bien connues de tous : bon de commande, engagement, suivi des engagements, liquidation, mandatement, mise en forme du mandatement, classement. Un document d’Aix-Marseille (voir le document sur la gestion d’un EPLE : pages 4 à 24) fait le point sur les étapes de la dépense en insistant sur la gestion des contrats aidés et des frais de déplacements.  Sur le sujet, voir aussi la page sur les piéces justificatives de la dépense.  

Voir aussi la FAQ.


Un texte crutial concernant le sujet avec l’instruction n° 08-021 du 23 juillet 2008 sur la modernisation des procédures de dépenses.

L’article 28 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique indique que « Avant d’être payées, les dépenses sont engagées, liquidées et le cas échéant, ordonnancées. ». Les quatre phases de la procédure normale sont donc l’engagement, la liquidation, l’ordonnancement et le paiement. L’engagement de la dépense est l’acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une charge. La liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la dépense. Elle comporte deux volets : la constatation du service fait et le calcul du montant exact de la dette. L’ordonnancement est l’acte administratif donnant, conformément aux résultats de la liquidation, l’ordre de payer la dette de l’organisme public. Le paiement est l’acte par lequel l’organisme public se libère de sa dette. Avant de procéder au paiement, le comptable est tenu d’effectuer un certain nombre de contrôles. Cependant, des procédures particulières de dépenses peuvent amener l’agent comptable à payer avant ordonnancement et/ou avant service fait. Si ces procédures particulières ne sont pas prévues par un texte, il doit obtenir une ou deux autorisations de dérogation par le ministre chargé du budget.




Présentation : les  dépenses de l’EPLE


L’engagement.


L’engagement est l’acte par lequel un organisme public, crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge.

Sa portée est double, il a à la fois un caractère juridique (création d’une obligation envers le fournisseur) et un caractère comptable (affectation d’une partie des crédits budgétaires à la réalisation de la dépense). L’ordonnateur ou ses délégués ont seuls qualité pour procéder à l’engagement des dépenses conformément aux dispositions de l'article R421-71 du code de l'Education. La possibilité pour  l’ordonnateur de déléguer sa signature à l’adjoint ou au gestionnaire dans son domaine de compétence est confirmée par la circulaire du 30 septembre 2005. Cette dernière doit être écrite, faire l’objet d’une information au conseil d’administration, et définir clairement l’étendue des compétences déléguées. Ainsi La signature du bon de commande peut  notamment être délégué au gestionnaire.

Il est indispensable d’effectuer un certain nombre de contrôles préliminaires :

- existence de crédits suffisants (à contrôler à l’aide de la situation des dépenses engagées).

- vérification du non dépassement des montants limitatifs de l’EPCP selon la catégorie homogène ou l’unité fonctionnelle à laquelle se rapporte la dépense

S’il s’agit d’un marché (tout contrat conclu à titre onéreux est un marché dès le premier euros), détermination et mise en place de la procédure de publicité et de mise en concurrence adaptée s’il y a lieu, et dans tous les cas au-dessus du seuil de 20 000 €  HT.


L’engagement juridique se formalise par l’établissement d’un bon de commande pour les dépenses courantes, ou dans le cadre de certains marchés à procédure adaptée, ou d’un marché à procédure formalisé, par la signature de l’acte d’engagement, ou encore d’un avenant.


L'engagement comptable se matérialise par l’affectation d’une partie des crédits budgétaires à la réalisation de la dépense. Il est établi de manière informatique grâce au module approvisionnement de GFC. Cette fonction permet l’engagement simultané de la dépense dans GFC. Ainsi la situation des dépenses engagées s’actualise en temps réel sans autre opération particulière. Le bon de commande peut être également établi de manière manuscrite à l’aide d’un carnet de bons de commandes autocopiants .


La liquidation.


La liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette de l’établissement et d’arrêter le montant de la dépense.

L’ordonnateur (ou son délégataire) est seul habilité à certifier le service fait, et le gestionnaire assure la mise en œuvre de la liquidation.


- La constatation du service fait

Le service fait consiste à établir la réalité de la dette : régularité de l’engagement préalable; contrôle de la livraison, quantité, qualité des marchandises ou de la réalisation des travaux commandés. La personne ou l’entreprise avec laquelle l’établissement a traité doit avoir accompli dans les conditions prévues les obligations qui lui étaient imposées. Exceptions à cette règle du service fait: abonnements gaz, électricité, eau téléphone, revues, assurances, acomptes voyages...


- La liquidation proprement dite

Cette étape correspond à la nécessité de calculer exactement le montant de la dette et de s’assurer qu’elle est bien exigible : vérification arithmétique de la facture, délais de prescription, vérification de l’absence de paiement de la facture par mandat antérieur.


- La production de pièces justificatives

Des pièces justificatives (factures, marchés…) établissant la réalité du service fait et les droits des créanciers doivent être produite à l’agent comptable (voir le décret du 20/03/2007 sur les pièces justificatives des dépenses traité ci-après).


L’ordonnancement.


L’ordonnancement est l’acte administratif donnant, conformément au résultat de la liquidation, l’ordre de payer la dette. Il revêt un caractère préalable au paiement, sauf exceptions. Il se traduit par l'émission d'un mandat. L’ordonnateur en est le responsable et le gestionnaire en assure la mise en œuvre.

L’exercice de rattachement est l’année civile à laquelle la notion de service fait rattache la facture ‘et non la date de la facture).

L’article 98 du code des marchés publics impose par ailleurs quelque soit le type de dépenses les délais globaux de paiement suivant :

- Quarante jours à compter du 1er janvier 2009 ;

- Trente-cinq jours à compter du 1er janvier 2010 ;

- Trente jours à compter du 1er juillet 2010.

Ce délai commence à courir à la réception de la facture ou à la fourniture de la prestation si elle est postérieure et prend fin avec le règlement par l’agent comptable.

Le non respect du délai global de paiement entraîne de droit le paiement d’intérêts moratoires au fournisseur.

Les dépenses payées avant ordonnancement doivent faire l’objet sans délai d’un mandatement de régularisation (le comptable transmet à l’ordonnateur la liste des opérations concernées par les dépenses avant ordonnancement pour qu’il effectue un mandatement de régularisation dit « pour ordre ».).




Dans les pages suivantes sont développés divers aspects :


- la notion de service fait

- le délai de paiement

- les intérêts moratoires

- les frais de stages, de déplacements, d’intervenants...

- les diverses autres dépenses

- etc...


... à suivre page suivante....


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