Le comptable
Une fiche du « Guide juridique du chef d’établissement » sur l ‘agent comptable.
Pour continuer, un document sur l’année budgétaire et comptable : sorte de calendrier annuel pour les nouveaux comptables (présenté lors du séminaire de 2006).
L’encart de la revue “Objectif établissement” concernant les nouveaux ordonnateurs et comptables. Une entrée en matière pour les “p’tits jeunes” dans la profession : Cahier détachable d’Objectif Etablissement d’hiver 2004.
Modéles de lettres pour les nouveaux comptables.
Rapport 2008 de la Cour des Comptes sur les difficultés des comptables de l’EN. Un rapport basé sur des cas extrêmes dans une région parisienne qui subit les rotations rapides des personnels.
Un rapport IGAEN tés intéressant et instructif de février 2012 : la qualité de la fonction comptable en EPLE.. Un document que tous les comptables se doivent de lire.
Remise de service entre comptables publics.
Un document de synthése de l’Académie de Nantes actualisé en janvier 2006 : Voir le document en fichier PDF... et pour bien faire un autre document de synthése de l’I.A. De l’Orne (2008) ; de quoi être complet sur le sujet : Voir le document en fichier PDF.
Guide pour la passation de service entre agents comptables fait par l’académie de Poitiers (2010) : voir le guide.
Un modèle de procuration entre comptables.
Les réserves du comptable entrant.
Un document sur les réserves que doit faire un comptable entrant face à une situation comptable susceptible d’engager sa responsabilité. Voir le document en fichier PDF.
Suppression ou modification, regroupement de la composition d’une agence comptable.
Malheureusement avec les regroupements, on voit - et on verra - de plus en plus de disparition d’agences comptables, Il s’agit d’une volonté ministérielle détaillée dans cette note de service.
Un document de Rennes liste les opérations à effectuer dans le cas de modification ou suppression d’agence comptable : le document en fichier PDF de l’académie de Rennes .
Et pour la modification de la composition d’une agence comptable, un document de Lille (mars 07).
Un document de septembre 2008 de la DAF de l’IA de l’Orne sur la procédure de dissolution et transfert d’une agence comptable.
Toujours sur le groupement ou regroupement comptable, un autre document récapitulatif très complet de l’académie de Reims de mai 2008.
Bref... Tout ce qu’il faut pour traiter cette délicate et douloureuse question.....
L’organisation du poste comptable.
Une étude faite par l’académie d’Aix-Marseille (mai 2011) :
La taille des groupements comptables influence l’organisation du poste comptable. Dans un groupement comptable de petite taille, l’agent comptable reste avant tout un gestionnaire-comptable ; la spécificité du métier de gestionnaire l’emporte sur celle d’agent comptable, ce qui est dénoncé par la Cour des Comptes dans ses différents rapports comme contraire au principe de la séparation ordonnateur-comptable. Dans un groupement comptable de taille plus importante, un tel rôle joué par le comptable n’est plus possible : le volume de travail comptable traité augmente, le risque de débet qui en résulte s’accroît ; l’agent comptable doit devenir un véritable comptable. La professionnalisation des différents acteurs du poste comptable s’ensuit, l’organisation du poste comptable également. Le service « Gestion » doit être distinct du service « Comptabilité ». Les tâches confiées aux collaborateurs des deux services doivent bien être séparées (si possible dans l’espace et/ou dans le temps) et retranscrites de façon précise dans un organigramme.
Diagnostic du poste comptable - Contrôle interne.
L’absence ou l’insuffisance de contrôle interne est fréquemment dénoncée dans les rapports d’audit effectués par les inspecteurs
vérificateurs du Trésor Public. En effet, au niveau de chaque établissement et de chaque agence comptable devrait être mis en place un contrôle de ce type. Le contrôle interne fait partie du pilotage de l’établissement ; c’est avant tout une démarche de pilotage inhérente à l’activité de tout encadrement qui est suivie à son niveau par tout agent et qui est indissociable de ses tâches de gestion ; elle est destinée à l’aider au quotidien à maîtriser son activité. Les objectifs de ce contrôle interne sont de prévenir, d’encadrer et de gérer les risques afin d’assurer la protection du patrimoine de l’établissement, la régularité des opérations de la comptabilité, l’optimisation des besoins. Il repose sur une analyse des différentes tâches exercées dans une chaîne d’opérations, qui fait quoi, et sur une analyse des risques, quel risque encourt-on pour telle opération, qui doivent être identifiés et hiérarchisés. En cas de dysfonctionnement, des mesures correctives sont mises en oeuvre pour y remédier. Vous trouverez ci-dessous plusieurs documents en compléments du logiciel ODICE de contrôle interne disponible sur le site de la DAF.
Ce document de l’académie d’AIX-Marseille, (pages 40 à 93) très complet, détaille tous les contrôles à mettre en place. On y trouvera également un outil de vérification de la balance.
Un document de Marseille plus récent (2009) sur la mise en place d’un contrôle interne de la dépense avec un modèle de procédure.
Un guide (qui commence à dater) élaboré par l’académie de Poitiers pour l’auto-diagnostic d’un poste comptable en EPLE. Pour faire le point.... Et une des nouvelles exigences des TPG pour les comptables: le document en fichier PDF.
Un document de Michel Canerot présenté lors du séminaire DAF d’octobre 2006 un outil d’autodiagnostic.
La qualité comptable et le contrôle interne en EPLE, présentation du logiciel “ODICE” et de la démarche dans le cahier détachable de la revue “Objectif Etablissement” de mai 2008.
Un autre document sur l’audit comptable dans la revue « Objectif Etablissement » de l’hiver 2008.
Guides académiques (Aix-Marseille) sur le contrôle interne comptable :
Convention de groupement comptable.
En provenance de l’académie de Rennes, un modèle de convention pour un groupement comptable Voir le document en PDF. D’autres conventions sont disponibles dans la banque documentaire : page « Espace réservé ».
Toujours sur le groupement ou regroupement comptable, un autre document récapitulatif très complet de l’académie de Reims de mai 2008.
Un bon document pour commencer (datant de 2006) sur le statut et le rôle de l’agent comptable.
L’encart de la revue “Objectif établissement” concernant la responsabilité pécuniaire et personnelle des comptables. Un document incontournable de la DAF sur ce sujet : Cahier détachable d’Objectif Etablissement hiver 2006.
Un autre document de l’académie de Lille de mars 2007 sur la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables.
La responsabilité du comptable résulte de l'article 60-I de la loi n° 63-156 du 23 février 1963 (loi de finances pour 1963) : « Quel que soit le lieu où ils exercent leurs fonctions, les comptables publics sont personnellement et pécuniairement responsables du recouvrement des recettes, du paiement des dépenses, de la garde des fonds et valeurs appartenant ou confiés à l'Etat, aux collectivités locales et aux établissements publics nationaux ou locaux, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, de la conservation des pièces justificatives des opérations et documents de comptabilité ainsi que de la tenue de la comptabilité du poste comptable qu'ils dirigent.
Les comptables publics sont personnellement et pécuniairement responsables des contrôles qu'ils sont tenus d'assurer en matière de recettes, de dépenses et de patrimoine dans les conditions prévues par le règlement général sur la comptabilité publique ».
Les missions du comptable public sont détaillées aux articles 11, 12 et 13 du décret n° 62-1587 portant règlement général sur la comptabilité publique.
En conséquence, le comptable doit:
• s'assurer de l'existence des pièces justificatives et de leur conformité à la nomenclature en fonction de la nature de la dépense (article D.1617-19 et l'annexe I de la partie réglementaire du code général des collectivités territoriales) ; exiger toutes les pièces, mais rien d'autre. Il est rappelé que si le comptable doit s'assurer de l'obtention des pièces justificatives pertinentes limitativement énumérées par l'article D 1617-19, il ne doit effectuer de contrôle ni de leur contenu, ni de leur légalité, ni de leur opportunité.
• suspendre impérativement un paiement s'il pense qu'il ne doit pas payer en raison d'une irrégularité manifeste, attendre un éventuel ordre de réquisition de l'ordonnateur et ne payer que s'il ne se trouve pas dans un des cas prévus à l'article L. 1617-3 du CGCT.
• ne pas hésiter à faire des réserves à l'occasion d'une remise de service. Elles entraînent un transfert de la responsabilité du comptable entrant sur le comptable sortant. Elles doivent être expresses, précises et motivées et exprimées dans un délai de six mois. Il est possible de demander une prorogation du délai de six mois par demande écrite et motivée adressée au comptable supérieur du trésor territorialement compétent sous couvert du rectorat.
• agir au plus vite en matière de recettes. La rapidité de mise en oeuvre des diligences est un élément pris en compte par le juge, qui constate que plus le temps passe, plus il est difficile d'exercer les missions de recouvrement.
Rappel important: chaque gestionnaire doit être nommé régisseur. Chaque régie instituée doit être pertinente par rapport à l'EPLE concerné. La situation de la régie et du régisseur doit être mise à jour dès que la situation le justifie.
La constatation du non-accomplissement des obligations de contrôle et la mise en jeu de la responsabilité du comptable sont sanctionnées par la décision du juge de constituer le comptable débiteur de l'organisme public dont il tient les comptes.
En application de l'instruction du 3 mars 2004 modifiant l'instruction générale du 16 août 1966 sur l'organisation du service des comptables publics, les comptables ne prêtent serment qu'une seule fois, celui-ci restant valable quelle que soit la CRC dont ils dépendent.
Pour compléter, d’autres documents :Attention, ils ne sont pas forcément à jour !
Responsabilité, intérim, etc... Un document de l’académie de Lille d’avril 2006.
Un autre document de l’académie de Lille de juillet 2006 sur l’installation et la responsabilité de l’agent comptable en EPLE, la remise de services, la formulation de réserves par les agents comptables des EPLE.
Nota : depuis la loi de finances rectificative pour 2006, la responsabilité d’un comptable public ne peut plus être mise en jeu en cas de force majeure. Voir le document de Besançon.
La loi de finances rectificatives pour 2009 prévoit dans son article 109 une modification de l'article 60 de la loi de février 1963 concernant la responsabilité des comptables.
Des amendes pour les comptables ?
L’article 60 de la Loi n° 63-156 du 23 février 1963 de finances pour 1963 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire vient d’être modifié par la LOI n°2011-1978 du 28 décembre 2011 - art. 90 (V). Cette modification de l’article 60 entrera en vigueur au 1er juillet 2012 :
La notion de préjudice pécuniaire effectivement subi par l'EPLE sera désormais prise en considération. Dorénavant, pour les débets juridictionnels :
En l'absence de préjudice pécuniaire, la RPP du comptable ne sera plus mise en jeu pour la totalité de la dépense irrégulière ou de la créance prescrite. Le juge des comptes pourra décider de laisser à la charge du comptable une somme de 0 à un plafond (déterminé par décret en CE) par référence au montant du cautionnement de ce dernier.
En cas de préjudice pécuniaire pour l 'EPLE, le juge des comptes engagera la RPP du comptable pour la totalité du préjudice subi et le pouvoir de remise gracieuse du ministre s'exercera. Cependant, la remise gracieuse totale ne pourra être accordée que dans deux cas prévus par la loi (décès du comptable ou irrégularité constatée dans le cadre du respect d'un plan de contrôle sélectif des dépenses sous l'appréciation du juge des comptes).Dans les autres cas, le ministre devra laisser à la charge du comptable, un montant qui sera supérieur à un plancher fixé par référence au montant du cautionnement du comptable et correspondant au double du plafond retenu pour le débet sans préjudice financier.
L'autorité administrative pourra également constater l'absence de préjudice dès la mise en jeu de la RPP (selon des modalités encore à déterminer). Dans ce cas, elle n'aura pas la possibilité de mettre une somme à la charge du comptable mais devra lui signaler les manquements observés et déterminer les mesures destinées à les prévenir.
Dans le cas des débets avec préjudice pour l’établissement, les règles applicables aux débets juridictionnels le sont également aux débets administratifs.
Voir sur ce sujet un article d’Aix-Marseille (02/2012).
Prescription pour la responsabilité du comptable.
Aux termes de l'article 125 de la loi de finances rectificatives pour 2004, la prescription de 6 ans intervient à partir de la date de production des comptes à la CRC.
Il est précisé que si la chambre a prononcé une charge provisoire (injonction ou réserve), un nouveau délai de 6 ans est décompté à partir du 1'janvier qui suit la notification de la charge provisoire.
Une note de la Comptabilité Publique sur la présentation de régime de prescription extinctive concernant la responsabilité des comptables publics.
Instruction n° 05-045-V1 du 17 octobre 2005 de la comptabilité publique.
Cautionnement et assurance du comptable.
Un diaporama présenté lors du séminaire à l’ESEN des nouveaux agents comptables de l’année 2010.
En plus des éléments trouvés dans les divers documents indiqués ici, voir aussi la FAQ.
Responsabilité des comptables publics et des régisseurs.
JO n°0292 du 17 décembre 2010 : arrêté du 29/11/2010 concernant la constatation et l'apurement des débets des comptables publics et assimilés ainsi que la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs.
L’analyse sur le site de la DAF A3 :
L'arrêté du 29 novembre 2010 modifiant l'arrêté
du 22 octobre 2008 portant application de l'article 15 du décret n°2008-228 du 5
mars 2008 relatif à la constatation et à l'apurement des débets des comptables publics
et assimilés et de l'article 19 du décret n°2008-227 du 5 mars 2008 relatif à la
responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs a été publié au JO du 17
décembre 2010 et paraîtra prochainement au BOEN. En effet, la formulation de l'arrêté
du 22 octobre 2008 qui précisait que la délégation de pouvoir au profit des recteurs
d'académie, ne s'appliquait pas aux débets consécutifs à des détournements de fonds
publics, a été interprétée à tort, comme valant déconcentration de tous les autres
cas de débets y compris ceux relatifs à la nomination d'agents comptables commis
d'office. L'article 1er de l'arrêté du 29 novembre 2010 lève, en conséquence, toute
ambiguïté à ce sujet en précisant expressément que la déconcentration ne s'applique
pas aux décisions constatant et apurant des débets consécutifs à des détournements
de fonds publics ou à la nomination d'agents comptables commis d'office. Il convient
de rappeler, à toutes fins utiles, que l'instruction de l'intégralité des dossiers
de débets juridictionnels (mises en débet consécutives à une décision de CRC ou de
la Cour des comptes) relève également de la compétence du ministre chargé de l'éducation
nationale.
Attention, tous les textes ne sont pas forcément à jour ; lisez bien tous les documents pour prendre connaissance de la dernière réglementation !
En espérant que vous n’aurez jamais à vous en servir, une présentation de la procédure du débet (août 2005) faite sur le site de la DAF.... et des exemples d’écritures sur les débets. Nouveau : suite à l’arrêt Martinie, la nouvelle procédure des audiences (octobre 2006) devant la CRC ou la Cour des Comptes.
Le dispositif de déconcentration de la constatation et de l'apurement des débets des agents comptables et des régisseurs des EPLE est entré en vigueur le 1er septembre après la publication du décret n° 2005-945 du 29 juillet 2005 et des arrêtés du 29 juillet (agents comptables et régisseurs) et du 19 août 2005. Des circulaires parues au BO n° 5 du 2 février 2006 explicitent ces textes.
Toujours sur la responsabilité du comptable et du régisseur, le cautionnement, les débets, les remises... Un document de l’académie de Nice de février 2006.
Un document récent de mai 2008 de l’académie de Reims sur les débets du comptable et du régisseur.
Dernier texte paru : Arrêté du 22 octobre 2008 confiant aux Recteurs la constatation et l'apurement des débets des comptables publics et des régisseur.
Une instruction du 09/10/2006 du Bulletin Officiel de la Comptabilité Publique sur les conséquences de l’arrêt Martinie du 12 avril 2006 de la Cour Européenne des Droits de l’Homme. Concernant l’arrêt Martinie, voir ici.
Remise gracieuse pour les comptables suite à débet.
Suite à un débet, quelle est la procédure à suivre par le comptable pour demander une remise gracieuse ; deux documents :
Un document sur le site de la DAF : instruction du 23 avril 2001 relative à la présentation des dossiers de demandes en décharge de responsabilité et/ou remise gracieuse par les agents comptables et les régisseurs d'EPLE ; et ...
Un document de la DAF de l’Académie d’Orléans ; en espérant que vous n’en aurez jamais l’usage.
Au JO du 7 mars 2008 des textes sur la réforme de la responsabilité des régisseurs, l’apurement des débets des comptables, les remises gracieuses...
Décret n° 2008-227 du 5 mars 2008 abrogeant et remplaçant le décret n° 66-850 du 15 novembre 1966 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs
Décret n° 2008-228 du 5 mars 2008 relatif à la constatation et à l'apurement des
débets des comptables publics et assimilés
Arrêté du 5 mars 2008 fixant la limite
au-delà de laquelle les projets de remise gracieuse sont soumis à l'avis de la Cour
des comptes
Arrêté du 5 mars 2008 portant application des articles 19 et 20 du décret
n° 2008-227 du 5 mars 2008 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire
des régisseurs
Arrêté du 5 mars 2008 portant application des articles 15 et 16 du
décret n° 2008-228 du 5 mars 2008 relatif à la constatation et à l'apurement des
débets des comptables publics et assimilés.
Débet et force majeure.
Un document pour faire le point sur les nouveaux textes de mars 2008 et la force majeure.
Débet et fausse monnaie.
Instruction du 13 février 2006 concernant les débets des comptables et des régisseurs ; demande de décharge et de remise gracieuse.
Voir sur le sujet de la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables publics un article d’Aix-Marseille (02/2012).
Contrôle des comptes des EPLE.
La loi n° 2011-1862 du 13 décembre 2011 modifiant notamment le code des juridictions financières vient d'être adopté par l'AN. Le nouvel article L211.2 prévoit, à compter de l'exercice 2013, un apurement administratif (par les directions des finances) des comptes des EPLE dont les ressources de fonctionnement sont inférieures à 3 millions d'euros.
« 4° Les comptes des établissements publics locaux d’enseignement, à compter de
l’exercice 2013, dont le montant des ressources de fonctionnement figurant au dernier
compte financier est inférieur à trois millions d’euros.
« Le montant des recettes
ordinaires pris en compte pour l’application du présent article est réévalué tous
les cinq ans, à compter de 2013, en fonction de l’évolution de l’indice des prix
à la consommation hors tabac. »
Le contrôle du comptable.
Un point fondamental que le comptable doit parfaitement maîtriser pour éviter tout souci. Ce point est traité en détail à la page « Le contrôle des pièces » ainsi qu’à la page « Les pièces justificatives ».
A propos de l’instruction de la DGFiP du 6 août 2010 relative au devoir d'alerte dans le secteur public local, une étude très complète de l’académie d’Aix-Marseille sur le sujet. A connaître. Pour compléter un autre document.
... à suivre page suivante : le régisseur, le mandataire....
