Pièces justificatives 2
Délai d'exécution de la dépense et transmission des pièces justificatives.
Dans le secteur public, le délai global de paiement doit être respecté. Le dépassement de ce délai de paiement ouvre de plein droit et sans autre formalité, pour le titulaire du marché ou le sous-traitant, le bénéfice d’intérêts moratoires, à compter du jour suivant l’expiration du délai selon des modalités d’application fixées par le décret du 21 février 2002.
Factures proforma.
Voir la FAQ.
Les duplicatas de facture pour le mandatement et les certificats administratifs.
Concernant les duplicatas de facture pour le mandatement et les certificats administratifs : un article remarquable paru dans la revue « Objectif Etablissement » n° 26 de la DAF ; dont je reproduis ci-dessous une partie de la conclusion :
1°) Le paiement sur facture originale est la règle.
2°) Dans les cas exceptionnels, on peut envisager un paiement sur duplicata ou copie certifiée conforme, assorti d’un certificat de l’ordonnateur expliquant l’absence de l’original, les deux pièces devant être présentes au moment du paiement. La simple déclaration de destruction de pièce attestée par l’ordonnateur n’est pas de nature à dégager la responsabilité du comptable.
3°) Le comptable doit s’assurer qu’il n’y aura pas double paiement : en faisant des recherches sur les paiements passés et en se gardant d’un double paiement futur.
Certificats administratifs et dépenses.
Il faut attirer l’attention des comptables sur le fait que la production de certificats administratifs ne saurait valablement se substituer à une pièce justificative prévue par le décret. La jurisprudence indique que la production d’un certificat administratif en substitution d’une pièce justificative s’analyse comme l’absence de production de cette dernière. Dans ce dernier cas, les comptables doivent suspendre le paiement pour absence ou insuffisance de pièces justificatives. Toutefois, la production de certificats administratifs est admise dans les cas où ceux-ci sont prévus, de manière explicite, par la liste des pièces justificatives. De la même manière, le certificat administratif ne peut être utilisé pour compléter ou préciser les énonciations de pièces produites telles qu’elles sont réglementées par la liste. En effet, il est rappelé que la validité (ou la valeur probante) des pièces justificatives est conditionnée par des critères très précis de forme et de contenu. Lorsque ces pièces ne répondent pas à cette exigence, l’ordonnateur doit les rectifier ou les compléter. Pour autant, rien ne s’oppose à ce que l’ordonnateur produise des pièces précisant et complétant, en tant que de besoin, celles prévues à la liste des pièces justificatives. Toutefois, au cas où, par exemple, l’imprécision rencontrée le serait dans le cadre d’un contrat, il serait nécessaire que la clarification intervienne non par simple délibération mais par un avenant à ce contrat matérialisant l’accord des parties.
Exigence du RIB du fournisseur.
Autre point, l’exigence pour le comptable de disposer du RIB sur la facture ou en tant que pièce jointe pour le paiement.
Fourniture du RIB au comptable : une question-réponse au Sénat précise la réglementation sur ce point ; voir le site du Sénat.
La nature et la portée du contrôle par le comptable des pièces justificatives.
- Contrôler la présence des pièces exigées.
- Contrôler la régularité en la forme des pièces justificatives.
- Un contrôle du comptable limité, mais quand même un contrôle.
Cette question est traitée pour partie précédemment à la page « Le contrôle des pièces », dans un autre rubrique de ce site.
Le contrôle des pièces justificatives de la dépenses.
Vous ne trouverez ci-dessous que la reprise de certains passages de l’annexe du décret du 25 mars 2007 détaillant la liste des pièces justificatives des dépenses de l’EPLE. Il n’est pas inutile de rappeler que cette annexe doit être la bible du gestionnaire autant que du comptable et qu’il convient de la consulter en cas de doute sur la validité d’une pièce.
Parmi les points à vérifier, on peut distinguer des points généraux qui concernent toutes les dépenses et des points particuliers selon la nature des dépenses.
SOMMAIRE
1 - Les points généraux à vérifier :
- la qualité de l’ordonnateur
- l’acquit libératoire du créancier
- sociétés commerciales
- paiement à des associations
- règlement des sommes dues à des créanciers en redressement
- règlement des sommes dues à des créanciers en cours de liquidation judiciaire
- paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d’un nantissement
- les moyens de règlement
- paiement par virement
- paiement par prélèvement
- paiement des sommes dues à des créanciers étrangers
- paiement à un factor
2 - Les points particuliers selon la nature de la dépense à vérifier :
- les dépenses d’administration générale
- réduction de créances et admission en non-valeurs
- paiement des frais d’actes et de contentieux
- remise gracieuse d’une dette
- placements des collectivités et des établissements publics locaux
- les dépenses de personnel
- les frais de déplacement
- les marchés publics
- marchés publics passés selon une procédure adaptée (MAPA)
- prestations dont le paiement donne lieu à avance, acompte ou retenue de garantie
- prestations fixées par contrat
- achats relevant du domaine des MAPA mais passés expressément selon une procédure formalisée
- marchés publics passés selon une procédure formalisée
- autres prestations
- marchés passés sur le fondement d’un accord-cadre
- paiements à l’Union des Groupements d’Achat Public (UGAP)
- crédit bail mobilier
- marchés publics d’assurance
- les aides et transferts
- bourses
- aides directes
1 - Les points généraux à vérifier.
La qualité de l’ordonnateur.
Le cas échéant, selon le cas, décision désignant l’ordonnateur ou décision de délégation. Il convient de joindre une copie de l’acte de nomination de l’ordonnateur avec sa signature, ou de la délégation, au premier mandatement concerné.
Le cas échéant, mention sur le mandat de l’empêchement de l’ordonnateur Cette disposition est exclue dans l’hypothèse de la signature par délégation.
L’acquit libératoire du créancier.
- sociétés commerciales :
A défaut des mentions du registre du commerce et des sociétés sur la facture ou le mémoire :
Extrait des statuts délivrés par le greffe du tribunal de commerce ou extrait de l’acte de société délivré par un notaire ou extrait du journal d’annonces légales qui a publié les statuts de la société ; mais le paiement par virement à un compte ouvert au nom de la personne morale dispense celle-ci de produire ces pièces justificatives.
- paiement à des associations :
Copie des statuts ou à défaut numéro SIRET ou référence de la publication au Journal Officiel.
Souvent méconnue, cette obligation doit être respectée, y compris pour le paiement à un FSE ou à l’AS. A noter que l’association a l’obligation d’être immatriculée au répertoire SIRENE si elle reçoit des subventions ou des paiements en provenance de l'Etat ou des collectivités territoriales.
- règlement des sommes dues à des créanciers en redressement judiciaire :
Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement d'ouverture de redressement judiciaire
Copie du jugement d'ouverture désignant, le cas échéant, l'administrateur et définissant sa mission.
Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement arrêtant un plan de redressement
Copie du jugement indiquant l'adoption du plan de redressement ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication de ce jugement.
Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement arrêtant le plan de cession de l'entreprise
Copie du jugement indiquant l'adoption du plan de cession et la désignation du commissaire à l'exécution du plan et, le cas échéant, de l'administrateur judiciaire ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication du jugement.
- règlement des sommes dues à des créanciers en cours de liquidation judiciaire :
Dispositions communes aux créanciers en liquidation judiciaire
Exemplaire du journal d'annonces légales ayant publié les statuts de la société, statuts qui ont déterminé les conditions dans lesquelles la liquidation devra être effectuée.
Liquidation amiable
l. Exemplaire du journal d'annonces légales ayant publié la décision prononçant la liquidation amiable de ladite société et la nomination du liquidateur ;
2. Lettre dans laquelle ce dernier demande le paiement des sommes revenant à la société créancière.
Liquidation sur décision de justice
Copie du jugement du tribunal ordonnant la liquidation de la société et nommant le liquidateur, ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication de ce jugement, indiquant, s'il y a lieu, le maintien en fonction de l'administrateur.
- paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d’un nantissement :
Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou tout autre moyen permettant de donner date certaine.
Les moyens de règlement.
- paiement par virement :
Le cas échéant, le relevé d’identité bancaire (RIB). Le RIB doit être produit en l’absence de la mention des coordonnées bancaires du créancier sur la pièce justificative de la dépense qui fait foi. Il convient donc de vérifier la présence du RIB sur la facture ou de le joindre, et de contrôler sa conformité avec les coordonnées de GFC.
- paiement par prélèvement :
Premier prélèvement suite à autorisation
1. Autorisation de prélèvement visée par l’ordonnateur.
2. Facture ou relevé de consommation.
Prélèvements suivants
Facture ou relevé de consommation.
Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers.
Version française des pièces ou, le cas échéant, traduction des pièces rédigées en langue étrangère par la collectivité ou l'établissement public local.
Paiement à un factor.
- mention concernant l’affacturage dans le cadre d’une subrogation :
Les comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les mandats émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes :
« Règlement à l’ordre de (indication de la société de factoring) à lui adresser directement (adresse, numéro de téléphone, numéro du compte courant bancaire ou postal).
Elle le reçoit par subrogation dans le cadre du contrat de factoring.
Elle devra être avisée de toute demande de renseignements ou réclamations. »
- mention concernant l’affacturage dans le cadre d’une cession ou d’un nantissement :
Les comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les mandats émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes :
« La créance relative à la présente facture a été cédée à … (indication du cessionnaire) dans le cadre des articles L.313-23 à L.313-25 du code monétaire et financier.
Le paiement doit être effectué par chèque, traite, billets, etc…, établi à l’ordre de (nom de la société d’affacturage ou de son mandataire)… et adressé à … ou par virement au compte n°…chez…»
...à suivre page suivante...
