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Marchés publics
08/20
Canevas marché public Faire un marché public n’est pas compliqué mais la première publication est la plus difficile. La rédaction des documents de publication de l’offre de marché doivent revêtir un certain formalisme et comporter plusieurs points essentiels pour éviter à la fois les offres inappropriées et limiter les risques de recours ou de déclaration sans suite du marché. Une fois le processus maîtrisé, faire une publication de marché ne prend que quelques minutes en dehors du point fondamental de la définition du besoin. Qu’il s’agisse d’un voyage scolaire, de l’achat de fours pour le SRH, d’appareillage pédagogique, de machine-outil ou de location de photocopieur, un même canevas peut servir en modifiant juste quelques mots et passages ; et ce qu’il s’agisse d’un MAPA à 10 000 ou à 180 000 €. Seuls les marchés formalisés demandent un formalisme plus précis. Le principe des marchés à procédure adaptée est justement leur adaptation et la liberté dans la présentation à condition de respecter quelques règles de base. Plus votre document de consultation (votre cahier des charges) sera précis et juridiquement correct, moins vous aurez de problème par la suite ; le but du jeu étant que ce cahier des charges accompagné de l’acte d’engagement signé du fournisseur retenu constitue votre contrat sans qu’il soit besoin de signer celui du prestataire (voir ce point du site). Les pages du canevas qui vous est proposé en téléchargement Word sont détaillées ci-dessous. Une simple adaptation de ces pages vous permettra de faire une publication rapidement et de manière sécurisée d’un point de vue juridique.
Etape préliminaire : Toute commande de l'EPLE, dès le premier euro, est un marché public. L’exécution des prévisions des dépenses inscrites au budget passera donc nécessairement par la passation d’un marché avec des fournisseurs afin de réaliser une commande dans le respect de la réglementation. En fonction du montant et de la nature du marché, on pourra faire une simple consultation de sites internet ou de catalogues, faire des demandes de devis ou faire une consultation. La consultation, c’est à dire la publication de sa demande sur un site internet tel que celui de l’AJI, n’est actuellement obligatoire qu’au-delà de 40 000 HT. Mais un EPLE a tout intérêt à y procéder pour des montants bien inférieurs ; c’est un gage de bonne gestion, d’économie et de professionnalisme. Avant d’acheter, le gestionnaire doit cependant définir précisément les besoins à satisfaire afin d’assurer l’efficacité de la commande et la bonne utilisation des deniers publics. Il est inutile et problématique de demander des propositions d’offres de fournitures ou de service si on ne sait pas exactement ce qu’on souhaite acquérir. Le gestionnaire doit donc faire des recherches et prendre l’avis des personnes concernées pour définir avec la plus grande précision ce que l’établissement souhaite acquérir. Cette phase est essentielle et la plupart des difficultés ultérieures dans le domaine des marchés viennent d’une mauvaise définition des besoins. Par ailleurs il faut avoir une idée du montant global du marché puisqu’il déterminera les conditions de publicité et de mise en concurrence. A cet effet, un état prévisionnel des achats (EPA) pour l'EPLE, (voir page suivante) doit être établi en même temps que le budget. L'EPA définit par ligne de nomenclature les besoins annuels de l'établissement, c'est ce montant par ligne qui doit être pris en compte pour déterminer la procédure en fonction des seuils. Une fois votre besoin bien défini et le montant du marché estimé vous pouvez passer à la rédaction de votre cahier des charges : votre document de présentation de votre demande auprès des fournisseurs potentiels.
Commentaire page 1. Cette première page définit l’objet de votre marché, la procédure mise en oeuvre (une consultation dans le cadre d’un MAPA), la date limite de réception des offres.
Article 1. L’objet de la consultation, indiqué sommairement sur la page de garde, est détaillé. Il est important si vous voulez que les offres correspondent à votre besoin d’être précis et de donner le maximum de précisions. C’est un article de votre cahier des charges auquel vous devez apporter le maximum d’attention dans la rédaction. De la bonne définition de votre besoin dépend le succès de votre marché et l’assurance d’avoir des offres qui répondent à votre besoin. Bien entendu c’est un article à rédiger avec la personne compétente pour le besoin : cuisinier si matériel de restauration, enseignant si matériel d’atelier pédagogique. Pour vous aider à rédiger cet article vous pouvez vous inspirer (pas de copier-coller) de devis demandés à des fournisseurs que vous aurez adaptés en supprimant notamment toute marque ou références renvoyant à un matériel bien spécifique. Voir la rubrique sur la définition du besoin. Article2. La procédure utilisée est rappelée : il s’agit d’un marché à procédure adaptée. Le délai de validité des offres est la durée durant laquelle le fournisseur est tenu par sa proposition. Durant ce délai il ne peut modifier son offre ou le montant. Cela permet à l’EPLE de différer dans le temps une commande, par exemple si il est en attente d’une subvention. Il est ainsi possible d’anticiper un futur besoin sans attendre que toutes les conditions soient remplies ; on peut par exemple faire une consultation pour un voyage sans attendre l’accord du CA, puisqu’on n’est jamais obligé de finaliser un marché pour lequel on a eu des propositions. En règle générale ce délai est de 60 à 90 jours ; bien entendu il doit être adapté à la nature du besoin et aux conditions économiques si on veut des réponses.
Article 3. Ici le marché est fractionné en 12 lots mais votre marché peut en comporter beaucoup moins, voir un seul. L’allotissement est la règle : pour plus de détails voir ce passage du site. Nota. En fonction de l’objet de votre marché, cet article peut être complété par d’autres dispositions ; ou des articles peuvent être ajoutés à ce canevas. Ce sera par exemple le cas lorsqu’une visite sur place sera nécessaire pour l’installation du matériel : précisez la nature des travaux complémentaires, le service à contacter et les jours possibles. On peut également prévoir l’enlèvement par le titulaire du marché de l’ancien matériel, des emballages du nouveau, des prestation complémentaires comme une formation, etc… Exemple fourniture d’une sauteuse pour le SRH : Le marché comprend le démontage des installations existantes et le raccordement des nouveaux appareils. Toutes les adaptations éventuelles pour le raccordement des appareils ou leur intégration dans les installations existantes devront être comprises dans la proposition du candidat. Pour se faire une visite sur place est indispensable afin de reconnaître les lieux, les locaux les prestations doivent se dérouler ; elle est un préalable obligatoire avant l’envoi d’une proposition (prendre contact au préalable au xxxxx poste xx pour fixer date et horaire de visite). Le certificat de visite qui sera remis devra être joint à l’offre par le candidat. Exemple : fourniture et contrat de maintenance pour une machine à affranchir : Durée du marché : Le présent marché est d’une durée d’un an reconductible par tacite reconduction trois fois dans la limite d’une durée totale de 4 ans. La date de départ du marché de location maintenance est fixée au 1er janvier 2019. La reconduction et la clause de sauvegarde : Le marché est reconduit par tacite reconduction dans la limite des quatre ans, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties au moins trois mois avant la fin du marché par lettre recommandée avec AR. A chaque date anniversaire, les deux parties pourront procéder à des ajustements contractuels ne modifiant pas les conditions du marché. Modalité financière : Les prix proposés pour chaque année civile sont réputés fermes et définitifs. Les prix sont réputés comprendre toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant la prestation ainsi que tous les frais afférents au conditionnement, à l’emballage, à la manutention, à l’assurance, au stockage, au transport jusqu’au lieu de livraison. Une révision de la tarification sera possible à chaque date anniversaire du marché et devra être communiqué par lettre recommandée trois mois avant l’échéance ; de même les modifications du tarif des consommables devra être communiqué en même temps. La proposition figurant dans l’acte d’engagement devra comporter le mode de calcul de cette éventuelle revalorisation annuelle (indice de référence). Résiliation : Le lycée XXX se réserve le droit de résilier sans délai ni pénalité le marché en cas de fraude avérée ainsi qu’en cas de non-respect des clauses contractuelles. Exemple : maintenance de photocopieurs. Le titulaire assume pendant toute la durée du marché la maintenance des appareils et garantit leur parfait fonctionnement. La maintenance est destinée à assurer un fonctionnement parfait et constant du matériel. L’entretien hors pannes sera effectué régulièrement conformément au mémoire de présentation de l’offre. Cet entretien comprendra la mise à jour des carnets d’entretien de chaque appareil seront mentionnées les observations du technicien. L’entretien comprendra le remplacement des pièces défectueuses éventuellement constatées. Tous les frais occasionnés par la mise en œuvre de cet entretien notamment ceux liés aux déplacements de la main d’œuvre et au remplacement des pièces seront à la charge du titulaire. Le dépannage des machines est effectué sur simple appel téléphonique de la part du service d’intendance. En cas de panne importante (le photocopieur est hors service) le titulaire aura 4 heures pour intervenir à compter de la réception de l’appel. Pour une panne qui permet d’utiliser les fonctions minimales du copieur, le titulaire aura 8 heures pour intervenir à compter de la réception de l’appel. Les dépannages seront effectués pendant les heures d’ouverture du lycée, c’est à dire entre 8h00 et 17h00.Les dépannages seront consignés sur le carnet d’entretien de l’appareil. Pour ce faire chaque copieur sera livré avec un carnet d’entretien restant sur place, afin d’indiquer la date, la nature de l’intervention et le cas échéant, le changement des pièces. Si une panne sans réparation devait durer plus de 48 heures le titulaire s’engage à fournir une machine de remplacement de même volume, sans frais supplémentaire pendant toute la durée de l’immobilisation de l’équipement.
Article 4. Cet article Indique les références de la demande : où se procurer le dossier. Il précise également les conditions que doivent remplir les offres présentées par les fournisseurs potentiels : les documents que doivent fournir les candidats.
Article 5. Cet article indique comment et à qui la transmission des offres doit être effectuée par les candidats. Elle indique le profil acheteur de l’établissement qui est ici la plateforme du site AJI. La copie de sauvegarde mentionnée dans le canevas n’est pas une obligation ; cela dépend du montant du marché : plus le marché est important, plus le formalisme doit être poussé. Article 6. Cet article indique comment le choix sera effectué par l’établissement. Quels critères de choix seront utilisés et quelle sera leur pondération. C’est un article fondamental car de ces critères découlera le choix de l’offre qui devra pouvoir être justifié par l’EPLE. Ici le prix n’est pas l’élément essentiel du choix. Les critères sont un autre élément fondamental d’un marché car il vous permettront de choisir l’offre la mieux adaptée en fonction de votre besoin. Pour certaines fournitures basiques le prix sera un élément déterminant mais généralement la qualité ou valeur technique , voir le SAV primeront sur le prix. Sur ce sujet vous pouvez consulter ce complément du site.
Article 7. Pour ce marché l’établissement a fait le choix d’accepter les variantes. En fonction de l’objet du marché l’établissement peut refuser ou accepter des offres qui différent de ce que vous envisagiez comme solution. Sur ce sujet vous pouvez consulter ce passage du site. Article 8. Vous avez ou non la possibilité de prévoir une négociation avec des candidats. Ce passage du site vous détaille les règles en la matière. Attention soyez précis dans la rédaction de cet article : trois cas de figure peuvent se présenter : soit vous annoncez votre décision de recourir à la négociation sans réserve. Dans ce cas, vous êtes tenu de négocier ; − soit vous ne l’avez pas prévu et vous ne pouvez alors pas négocier ; soit, enfin, vous avez annoncé votre décision de recourir à la négociation en vous réservant toutefois la possibilité d’attribuer le marché public sur la base des offres initiales sans négociation. Dans ce cas, si vous considérez que vous pouvez, au vu des offres remises, attribuer le marché, vous n’êtes pas tenu de négocier. Article 9. Cet article permet aux fournisseurs potentiels de savoir auprès de qui obtenir divers renseignements. Pour les modalités administratives le gestionnaire est l’interlocuteur privilégié. Pour les renseignements d’ordre technique il est souhaitable de donner les coordonnées de la personne à même de répondre ; ce pourra être par exemple le cuisinier pour un équipement de la cuisine, un professeur pour du matériel d’atelier, etc… Bien entendu évitez de faire la consultation pendant des vacances durant lesquelles personne ne pourra répondre aux questions des candidats.
Article 10. Il est important de préciser le délai limite d’exécution de la prestation. Vous noterez (et c’est primordial) que des pénalités financières sont prévues en cas de non respect des délais. Bien évidemment un candidat ne peut choisir dans votre consultation les articles qu’il accepte ou pas ; toute offre qui ne serait pas conforme à votre cahier des charges serait irrégulière. Ainsi si vous prévoyez des pénalités le candidat ne pourra les refuser dans son offre. Les pénalités financières sont également très utiles pour les marchés de prestation et de maintenance. Ainsi dans un article de votre cahier des charges traitant par exemple des conditions de maintenance des photocopieurs objet du marché vous pouvez préciser que si les délais d’intervention ne sont pas respectés il y aura des pénalités (que le comptable pourra facilement déduire des factures par compensation). Exemple maintenance photocopieurs : Par dérogation à l’article 14.1 du CCAG, une pénalité de 15 par heure de retard sera appliquée au candidat en cas de non respect des délais d’intervention prévus à l’article XX du présent cahier des charges en cas de panne. Article 11. Cet article se borne à rappeler la règlementation applicable en matière de délai de paiement et d’indemnités dues au fournisseur en cas de non respect de ce délai. Il n’amène pas de remarque particulière Article 12. Le versement d’avance dans le cadre d’un marché public est exceptionnel et je n’en ai personnellemnt jamais vu de ma carrière. Par contre des acomptes sont possibles pour rémunérer une partie des prestations objet du marché mais uniquement après service fait. Attention à ne pas confondre avance et acompte qui sont deux notions différentes : voir ce complément . Article 13. Rappel des conditions de résiliation des marchés publics : c’est un simple rappel des textes. Cet article n’est pas obligatoire mais peut être une indication pour les candidats de votre maitrise de la règlementation de la commande publique et du sérieux de votre gestion des marchés.
Articles 14 et 15. Cet article rempli votre obligation légale d’indiquer les voies de recours. C’est utile compte tenu du fait que ce canevas aura valeur contractuelle.
Acte d’engagement. L'acte d'engagement est la pièce constitutive du marché, signée par le candidat à un marché public ou un accord cadre dans laquelle il établit son offre et s’engage à se conformer aux clauses du cahier des charges et à respecter le prix proposé. Ce document est ensuite signé par le pouvoir adjudicateur. En application du Code de la commande publique, l’acte d’engagement n’a plus à être demandé (signé) dès le dépôt de l’offre. Alors qu’un acte d’engagement était autrefois requis de l’opérateur économique soumissionnaire lors du dépôt de son offre, sa signature n’est plus aujourd’hui requise qu’au stade de l’attribution du marché. L'acheteur peut néanmoins exiger la signature de l'acte d'engagement lors du dépôt de l'offre, sous réserve de l'avoir expressément prévu dans le règlement de consultation (‘est le cas ici à l’article 4). Cet acte d’engagement signé sera complété par les annexes financières que le candidat fera parvenir le cas échéant avec son offre tarifaire et les modalités en réponse aux demandes de l’acheteur.
Acceptation de l’offre - notification. L’ordonnateur signe l’acceptation de l’offre et notifie l’attribution du marché au fournisseur retenu. L’acheteur est libre du choix du support et de la forme de la notification (lettre, télécopie, courriel etc.). Suivant la nature du marché cette forme sera différente. Dans le cas d’un marché d’un matériel comme c’est le cas ici un simple bon de commande de l’établissement peut suffire. Pour un marché plus complexe les prestations sont étalées dans le temps ou qui comporte plusieurs aspects (exemple livraison et maintenance de photocopieurs) il est nécessaire d’avoir un document contractuel faisant foi et servant de PJ lors des mandatements. La notification doit se faire dans ce cas par lettre recommandée avec AR ; l’accusé de réception signé du fournisseur sera joint à ce cahier des charges. Ainsi on aura un véritable contrat constitué du cahier des charges, de l’acte d’engagement signé du titulaire accompagné des annexes financières, et de la notification du marché signée de l’ordonnateur.