VI - Amortissements . Une fiche de présentation sur les amortissements (DAF-2013). Carnet n°35 RCBC (2013) d’Aix-Marseille. Les opérations relatives aux immobilisations : définition des immobilisations, évaluation des immobilisations, tenue des inventaires, amortissement des immobilisations, dépréciation des immobilisations, sortie du patrimoine. L’amortissement est la constatation comptable de l’amoindrissement de la valeur d’un élément d’actif sur sa durée probable de vie. Un actif immobilisable est un actif dont la durée d’utilisation par l’entité est déterminable c'est-à-dire lorsque l’usage attendu est limité dans le temps.Cette limite est donnée par une usure physique, technique (obsolescence) ou juridique (protection légale ou contractuelle). Arrêté par délibération du conseil d’administration, le plan d’amortissement traduit la répartition en annuités de la consommation des « avantages » attendus d’un bien en fonction de son usage. La dotation aux amortissements est irréversible. Elle diminue le résultat de l’exercice mais n’entraîne pas de décaissement ni de variation du fonds de roulement. VI.1 - Amortissements et EGIMMO. Un support de formation (2018) sur la comptabilité patrimoniale dont une partie concerne les amortissements et EGIMMO. Un mode d’emploi pour la gestion des amortissements avec EGGIMO. VI.2 - Les écritures d’amortissements. Un document de 2018 sur les écritures d’amortissement. Un document d’Aix-Marseille (2013) : les écritures de la comptabilité matrimoniale. VI.3 - Tableau de durées d’amortissement. Un exemple, pas un modèle, des durées d’amortissement possibles : La durée et le mode d’amortissement d’un bien sont déterminés selon l’utilisation qui est faite par l'établissement public local d’enseignement en fonction de ses caractéristiques. Le conseil d’administration doit déterminer la durée d’amortissement de l’actif. Catégories d’immobilisations Durée d’amortissement Tous Immeubles 25 ans Bâtiments légers 10 ans Aménagements intérieurs ou extérieurs 10 ans Matériel industriel, de restauration, d’entretien et de maintenance 10 ans Mobilier notamment de bureau, d’enseignement ou d’internat 10 ans Matériel bureautique, reprographie, audio-visuel 5 ans Autres matériels d’enseignement 5 ans Véhicules automobiles, tondeuses 5 ans Matériel informatique 3 ans Logiciels informatiques 3 ans C - Compte financier VII - Compte financier. Le compte financier est l’acte qui arrête les comptes de l’exercice budgétaire écoulé. Il retrace l’ensemble des opérations effectuées au cours de l’exercice par l’ordonnateur et le comptable. Il rend compte du résultat de l’exercice et présernte le bilan. Le compte financier se compose du compte administratif et du compte financier stricto sensu. VII.1 - Documentation. Instruction codificatrice M9.6 Guide de la balance comptable 2014 : vérifier, contrôler et analyser une balance. Carnet RCBC n°15 d’Aix-Marseille (2014) sur le compte financier : l’arrêt et le contenu du compte financier, la désignation d’un commis d’office , les indicateurs financiers, le compte rendu de gestion, la transmission du compte financier, la présentation matérielle du compte financier, la base de données de report d’informations. Carnet RCBC n°27 (2014) sur les indicateurs financiers : la détermination du résultat, de la capacité d’autofinancement, le fonds de roulement net global, le besoin en fonds de roulement, la trésorerie, les autres indicateurs financiers. Fiche de procédure (2017) sur l’arrêt du compte financier de l’académie de Toulouse. Fiche de procédure (2017) sur l’affectation du résultat du compte financier de l’académie de Toulouse. Note (2018) sur les conditions de présentation des liasses et la collecte du compte financier de l’académie de Toulouse. Une Webconférence sur la fin d’exercice et la préparation du compte financier (2022). VII.2 - Logiciels pour le cofi. Sur le site Espac’EPLE : Cogefi, un document au format Microsoft Excel extrêmement abouti, dans lequel des fonctions évoluées permettent des miracles. Ainsi, Cogefi récupère automatiquement des données de GFC pour vous les sortir sous une autre forme ! COGEFI, sur cette page , téléchargez le logiciel et son mode d’emploi. L’outil REPROFI va permettre à l’ordonnateur et à l’agent comptable de préparer le rapport du compte financier et d’exploiter les données et indicateurs du compte financier en tirant profit de données extraites de GFC (extraction des fichiers budgétaires et comptables de GFC). Simple d’utilisation cet outil facilite, au travers de multiples thèmes et diapos prédéfinis, la présentation de l’exécution financière de l’exercice écoulé et la présentation du rapport du compte financier au CA. L’outil REPROFI est un outil évolutif qui s’inscrit dans la lignée de COGEFI de l’association Espac’EPLE et du collectif Open Académie. REPROFI 3-1 (version de janvier 2019). Le dossier à télécharger est livré sous format compressé. Il faudra donc veiller à le décompresser avant exploitation. Le guide de l’utilisateur REPROFI. VII.3 - Rapport du compte financier. Un article (2014) paru dans la revue « Intendance » de l’AJI sur la manière d’établir un rapport du compte financier. Après le rappel de la M9-6, un exemple de plan de rapport pour le compte financier. Sur le site Espac’EPLE, une trame d’analyse financière. VII.4 - Apurement administratif des comptes des EPLE. Attention : suite à la réforme de la responsabilité pécuniaire et personnelle des comptables les règles changent pour le dépôt des comptes financiers de l’exercice 2021 en 2022. Note de service du 7 juin 2022 de la DGFIP sur la destination et la collecte des comptes financiers de l’exercice 2021. La fin du processus de jugement des comptes, qui entrera en vigueur le 1er janvier 2023, entraîne corrélativement la suppression de la phase d'apurement administratif exercée par le Pôle national d'apurement administratif de Rennes (PNAA) sur les comptes de certaines catégories de collectivités et d'établissements publics. Aussi, les comptes de gestion 2021 relevant de l'apurement administratif, produits au cours de l'année 2022, devront être déposés mais ne feront pas l'objet de contrôles pré-juridictionnels. La phase de sélection des comptes de gestion soumis à l'apurement administratif, qui était organisée chaque année, ne sera donc pas reconduite cette année. La note tient également compte des mesures transitoires décidées par certaines chambres régionales des comptes qui ne souhaitent pas, pour les comptes financiers 2021, l'envoi des pièces justificatives. VII.4.1 - Transmission des comptes financiers. Instruction DGFIP /2014/05/1475 du 27 mai 2014 relative aux modalités de notification des décisions d’apurement administratif portant sur les comptes financiers des établissements publics locaux d’enseignement. Décret n° 2014-1331 du 5 novembre 2014 relatif à l'apurement administratif des comptes des établissements et des organismes culturels et d'enseignement à l'étranger. Contrôle à partir de 2018 des comptes financiers des EPLE. A compter du 1er septembre 2018, l'autorité compétente en matière d'apurement des comptes (...) des établissements publics locaux d'enseignement est le chef du pôle national d'apurement administratif (PNAA de Rennes). Ce pôle est composé de deux antennes, l'une situé à Rennes, l'autre à Toulouse. Le contrôle des comptes des EPLE destiné à l'apurement administratif sera effectué par l'antenne de Rennes. Le PNAA de Rennes assurera les missions jusqu'alors dévolues au SEPLE de Clermont-Ferrand, et deviendra l'interlocuteur des académies sur ces sujets. Conditionnement et collecte des Cofi. Fiche de procédure (2018) sur les conditions de présentation des liasses et la collecte du compte financier de l’académie de Toulouse. VII.4.2 - Précisions. Sur la transmission des actes du compte financier : Je vous confirme qu'à la lecture des articles L. 421-14, R. 421-54 et R. 421-55 du code de l'éducation, les délibérations du conseil d'administration arrêtant le compte financier n'entrent pas dans le champ des actes des EPLE dont le caractère exécutoire est subordonné à la transmission au représentant de l'État ou à l'autorité académique. Par ailleurs, elles ne constituent pas des actes budgétaires relevant de l'article L. 421-11 qui fixe les modalités spécifiques de transmission du budget et des décisions budgétaires modificatives. Cette délibération est exécutoire de plein droit dès publication. Enfin le compte financier contrairement aux budgets ou aux DBM pour vote n’a pas vocation à acquérir un caractère exécutoire mais est exclusivement soumis à une obligation de transmission comme précisé à l’article R421-77 : « Le compte financier accompagné éventuellement des observations du conseil d'administration et de celles de l'agent comptable est transmis à la collectivité territoriale de rattachement et à l'autorité académique dans les trente jours suivant son adoption. » Sur la transmission d’une balance avec le cofi : "Afin qu’il puisse être procédé au contrôle de l’exacte reprise des soldes de l’exercice contrôlé au bilan d’entrée de l’exercice suivant, l’agent comptable devra transmettre au service d’apurement administratif la balance d’entrée de l’exercice suivant l’exercice contrôlé, certifié conforme et signé par l'agent comptable. Cette balance d’entrée de l’exercice N+1 devra être éditée après la clôture de l’exercice N+1, soit à partir du 1er janvier N+2, et envoyée au service d’apurement administratif." VIII - Analyse financière. VIII.1 - Documents génériques. Des documents pour l’analyse financière : le Fonds de roulement (FdR), le besoin en FdR, l’autonomie financière, le prélévement sur FdR, trésorerie… Fiche technique analyse financière. Un document indispensable pour comprendre les diverses notions liées au cofi (toujours d’actualité). Fonds de roulement et capacité à prélever : tableau Excel. Indicateurs : tableau Excel. VIII.2 - Fonds de roulement ( FdR ). Le fonds de roulement que l’on calcule selon la formule simplifiée suivante : FdR = soldes créditeurs ( classes1+2+39+49+59) – soldes débiteurs (classes1+2). Tableaux élaborés d'après les préconisations de la mission IGAENR dans son rapport 2016-071 "Evolution de la carte comptable : de la croisée des chemins à de nouveaux défis à relever". 2 cas doivent être distingués : - les EPLE avec Besoin en Fonds de Roulement négatif, - les EPLE avec Besoin en Fonds de Roulement positif. Dans ce dernier cas il est indispensable de prévoir une réserve de fonctionnement nécessaire à l'activité, réserve qui se calcule à partir des charges nettes des comptes 60 à 65 et qui équivaut à 30 jours de fonctionnement (délai global de paiement). Cette analyse financière du Fonds de Roulement permet aux établissements de mieux connaître leurs possibilités de prélèvements en cours d'année en ayant une vue exhaustive des éléments financiers, notamment les éléments de fragilité potentielle de ce Fonds de Roulement. Par ailleurs, il convient de noter que cette analyse s'appuie sur les données du dernier compte financier. Ce tableau d’analyse sera renseigné et communiqué à l’ordonnateur avant la mise à l’ordre du jour du conseil d’administration d’une décision modificative pour vote de prélèvement sur fonds de roulement. Relation Résultat-CAF-FdR Un outil disponible sur le site de la DAF A3 qui présente les relations entre le résultat, la capacité d’autofinancement et la variation du FdR. Autre outil qui présente la relation entre l’exécution budgétaire et le FdR. VIII.3 - Capacité d'autofinancement ( CAF ). La capacité d'autofinancement correspond au surplus monétaire potentiel dégagé par les opérations de gestion de l'établissement. Elle représente donc l'excédent des ressources internes dégagées par l'activité de l'établissement et peut s'analyser comme une ressource durable. Au-delà de la détermination du résultat, qui correspond à la différence entre tous les produits et toutes les charges, la CAF représente le résultat des seules opérations susceptibles d'avoir une action sur la trésorerie. Le budget initial produit un résultat et une CAF prévisionnelle qui trouveront leur solde définitif au moment du compte financier. Par ailleurs, la future instruction limite les opérations budgétaires aux opérations de fonctionnement, à l’achat de biens immobilisables et leur éventuel financement. L’exécution budgétaire de l’année permet la détermination d’un résultat qui correspond à l’ensemble des recettes nettes de fonctionnement moins l’ensemble des dépenses nettes de fonctionnement. A partir du résultat de l’exercice est déterminé la capacité d’autofinancement (CAF) appelée IAF insuffisance d’autofinancement lorsqu’elle est négative. Le calcul de la CAF s’effectue ainsi : Résultat net de l'exercice + Dotations aux amortissements et aux provisions (C 68) - Reprises sur provisions et amortissements (C78) - Neutralisation des amortissements (C776) + Valeur nette comptable des éléments d'actifs cédés (C675) - Produits des cessions d'éléments d'actifs (C775) - Quote-part des subventions d'investissement virée au résultat de l'exercice (C777) VIII.4 - Fonds de roulement mobilisable. Fonds de roulement et capacité à prélever : tableau Excel (2018). Les notions de fonds de roulement mobilisable, fonds de roulement immédiatement mobilisable et autonomie financière qui sont aujourd'hui utilisées dans les EPLE sont d'ordre conventionnel et que leur définition précise peut être adaptée en fonction des objectifs de l'analyse et des secteurs d'activité. Ces concepts renvoient en effet à des situations intermédiaires d'analyse financière. Afin de simplifier l'analyse et de lever toute ambiguïté sémantique, la DAF propose dorénavant d'utiliser les deux notions suivantes : Fonds de roulement mobilisable = part du fonds de roulement qui n’est pas hypothéqué pour des opérations ultérieures (provisions et dépréciations), des cautionnements reçus. FRM = FdR – solde crédit du c/165 – soldes crédit des c/15, 29, 39, 49 et 59 VIII.5 - Autonomie financière. Autonomie financière = fonds de roulement mobilisable duquel on retire les stocks et les créances. AF = FdR – solde crédit du c/165 – soldes crédit des c/15, 29, 39, 49 et 59 – stocks – créances IX - Cofi Opale. Un ouvrage d’Aix-Marseille sur le compte financier et les états financiers Opale.