Processus comptables IV - La période d’inventaire : le système de l’ extourne . IV.1 - Période d’inventaire. l n'existe pas de durée réglementaire pour la période d'inventaire. Cela étant, l’Instruction comptable M9.6 du 2 décembre 2020 précise que cette période s’étend du 1er janvier N+1 jusqu’au 21 janvier N+1 au plus tard pour les EPLE OP@LE (jusqu’au 31 janvier N+1 pour EPLE GFC / M9-6 - 2015), avec les compléments suivants : - « La durée de la période d’inventaire est fixée par chaque établissement en fonction de la nature de son activité et de sa structure. En tout état de cause, la période d’inventaire ne peut pas durer plus de trois semaines » (cf. 2.3.4.3.2. A partir du 1er Janvier de l’année N +1 : la période d’inventaire) - « Elle permet la réalisation des travaux de fin d’exercice ou opérations d’inventaire (comptabilisation des charges à payer, des produits à recevoir, des charges et produits constatés d’avance, amortissements, dépréciations, stocks, provisions ...). Toute opération réalisée durant la période d’inventaire est datée du 31 décembre de l’année N, date de clôture des comptes (3.1.4.2. Exécution des opérations). » Dans l’outil OP@LE, la responsabilité du respect de cette échéance indicative est laissée à la main de chaque établissement. La période d’inventaire est détaillée à la rubrique 2.5.5 de la M9-6 (édition 2015). Un vadémécum (2021) sur la fin et le changement d’exercice en comptabilité. Un power-point (2021), servant de support à une formation sur la période d’inventaire, qui fait le point sur cette période et indique les opérations à réaliser. Une Webconférence sur la fin d’exercice et la préparation du compte financier (2022). Les opérations de fin d'exercice répondent à une même règle budgétaire et comptable qui s'articule en un double objectif : - respecter le principe de l'annualité budgétaire ; - dégager un résultat comptable qui comprenne l'ensemble des opérations relatives à un même exercice. Les opérations de fin d'exercice consistent donc essentiellement d'une part, à rattacher à l'exercice les droits et obligations qui s'y rapportent et d'autre part, à arrêter les comptes de l'exercice. Qu'elles revêtent un caractère à la fois budgétaire et comptable ou un caractère strictement comptable, les opérations de fin d'exercice sont des opérations d'ordre. C'est-à-dire qu'elles ne retracent pas de flux financiers et qu'elles ne mettent pas l'établissement en rapport avec des tiers. La période d’inventaire consiste, outre les opérations d’inventaire classiques, à arrêter au 31/12 l’émission des titres et des mandats sur les comptes de clients et fournisseurs de l’exerciceen cours et, après cette date, à comptabiliser systématiquement l’ensemble des services faits et des droits acquis au titre de l’exercice qui s’achève selon la procédure des charges à payer (CAP) et des produits à recevoir (PAR). La durée de la période d’inventaire ne peut être fixée de manière obligatoire. En effet, la durée de cette période est subordonnée aux spécificités de chaque établissement tant en termes d’activité qu’en termes de gestion des ressources humaines. Cependant elle doit être la plus courte possible. Au 31 janvier de l’année N+1, tous les travaux de la période d’inventaire devraient être réalisés. IV.2 - Extourne. Divers documents pour appréhender cette technique : Un document de la DAF sur l’extourne (2017/18). Un vadémécum (2021) sur la fin et le changement d’exercice en comptabilité avec une partie sur la technique de l’extourne. Diaporama de présentation.(2014) Extourne , mode opératoire. (2014) Un document complet de l’académie d’Aix-Marseille (2014). L’extourne est une méthode de traitement des charges à payer et des produits à recevoir qui donne la compétence à l’ordonnateur pour solder les opérations de l’année N-1 en N, contrairement à la technique de l'ordre de paiement ou de l'ordre de recouvrement qui sont uniquement de la responsabilité de l’agent comptable. La technique de l’extourne est obligatoire à partir de 2015. Le mécanisme est simple : Les charges et les produits non liquidés définitivement sont recensés sur la base d’estimation par service, domaine et par compte, puis sont retracés sur des états récapitulatifs signés de l’ordonnateur qui seront joints aux mandats et aux ordres de recettes de l’exercice N. L’ordonnateur constate des charges à payer lorsqu’en fin d’année un service a été fait mais que le mandat n’a pu être effectué car les conditions nécessaires à la liquidation n’étaient pas réunies (exemple : pas de facture). La charge à payer trouve son origine dans l’exercice N par un mandat estimatif sur le compte intéressé (classe 6 ou 2) afin de la rattacher au bon exercice et est régularisée dans l’exercice N+1. Les CAP constatées en N doivent être régularisées en N+1 par : - La contre-passation ou extourne. Au début de l'exercice N+1, les écritures de CAP sont systématiquement contre-passées (ou extournées). Cette opération donne lieu à émission par l'ordonnateur, d'un mandat d'extourne qui vient rétablir les crédits sur le compte intéressé. - L’émission d’un mandat définitif. A réception des factures définitives, l'ordonnateur émet un nouveau mandat sur le compte par nature intéressé, imputé sur les crédits extournés. Dans l'hypothèse où la CAP a été sous-évaluée par rapport à la facture reçue, le mandat définitif s'impute sur les crédits extournés pour le montant correspondant à celui de la CAP et sur les crédits de l'exercice N+1 pour le montant correspondant à la différence entre le montant de la CAP et celui de la facture. Dans l'hypothèse où la CAP a été surévaluée par rapport à la facture reçue, les crédits extournés non utilisés ne pourront être utilisés pour le dénouement d'autres opérations de CAP ou pour le dénouement d'engagements relatifs à N+1. Si une charge à payer (CAP) de l’exercice N a été oubliée dans la procédure d’extourne, elle sera mandatée « normalement » en N+1. Mais un suivi régulier des engagements doit conduire à éviter les factures d’exercices antérieures qui ressortent sans avoir été extournées. Si la CAP extournée n'est pas régularisée pendant l'exercice N+1, il y aura lieu de procéder à un nouveau rattachement de la CAP à la fin de l'exercice. En effet, une dette doit être maintenue en comptabilité tant que l'obligation correspondante n'est pas éteinte juridiquement. V - Stocks . Les stocks sont détaillés à la rubrique 2.5.7 de la M9-6 (édition 2015). Les écritures de variations de stocks (Aix-Marseille 2014). Carnet RCBC n° 36 d’Aix-Marseille - Les opérations relatives aux stocks : définition des stocks, évaluation des stocks, classement, suivi comptable des stocks. Un logiciel pour calculer automatiquement la variation et les écritures comptables, en plus l’édition peut servir de pièce justificative : VARISTOCK V09-13 : logiciel de variation de stocks et son mode d’emploi . Application de gestion de variation de stock développée par David Maupin. Enregistrez le programme sur votre ordinateur (clic droit sur lien) pour l’ouvrir ensuite. Attention ! il se peut que vous ayez à débloquer la sécurité du fichier pour qu’il soit utilisable (clic droit sur l’icône du fichier, propriétés, débloquer, OK). Les stocks et productions en-cours sont définis comme l'ensemble de biens ou de services qui interviennent dans le cycle d'exploitation de l'établissement pour être, soit vendus en l'état ou au terme d'un processus de production à venir ou en cours, soit consommés au premier usage. Les stocks proprement dits comprennent : - les marchandises, c'est-à-dire tout ce que l'établissement achète pour revendre en l'état ; - les approvisionnements, à savoir les matières premières et fournitures (objets et substances plus ou moins élaborés destinés à entrer dans la composition des produits traités ou fabriqués), et les autres approvisionnements, constitués par les matières consommables et les fournitures consommables (objets et substances plus ou moins élaborés, consommés au premier usage ou rapidement et qui concourent au traitement, à la fabrication ou à l'exploitation, sans entrer dans la composition des produits traités) ; - les produits, à savoir les produits intermédiaires (ayant atteint un stade d'achèvement mais destinés à entrer dans une nouvelle phase du circuit de production), les produits finis, (ayant atteint un stade d'achèvement définitif dans le cycle de production) et les produits résiduels ou matières de récupération (constitués par les déchets et rebuts de fabrication).Les productions en cours sont des biens ou services en cours de formation au travers d'un processus de production :-les productions de biens sont des produits ou travaux en-cours ; - les productions de services sont des études ou des prestations de services en-cours. Seuls sont considérés comme des stocks les produits qui sont la propriété de l'établissement. En font donc partie les biens mentionnés ci-dessus en consignation ou en dépôt chez des tiers. VI - Comptabilisation des valeurs inactives en EPLE. Les valeurs inactives sont détaillées à la rubrique 2.5.4 de la M9-6 (édition 2015). Les valeurs inactives sont principalement constituées par des formules de différentes natures qui n’acquièrent une valeur ou ne forment un titre que dans la mesure où elles ont fait l’objet d’une émission par l’agent comptable ou un agent habilité.Sont considérées comme « valeurs inactives », les valeurs qui ne constituent pas le portefeuille de l'établissement (exemple : dépôts sous forme de titres, objets précieux appartenant à des tiers) ou qui n'acquièrent leur valeur nominale que lorsqu'elles sont mises en circulation pour la rémunération d'une prestation de service de l'établissement (tickets de cantine, droits d'entrée).Elles sont, suivant leur nature, comptabilisées pour un montant conventionnel déterminé comme suit : -Rentes et obligations de l'Etat inscrites au Grand Livre : montant nominal correspondant ; -Obligations, bons du Trésor, bons et actions et valeurs assimilées : capital nominal ; -Effets de commerce : montant ; -Billets de loterie et tombola : prix de vente ; -Timbres, tickets : valeur faciale ou valeur d'émission ; -Titres de pension : 1€ par titre ; -Livrets de caisse d'épargne : 1€ par livret ; -Objets précieux : 1€ par objet ou exceptionnellement valeur résultant d'une estimation officielle ; -Autres valeurs inactives ne comportant pas d'indication de valeur : 1€ par valeur. Les « valeurs inactives » que les agents comptables sont amenés à détenir dans l'exercice de leurs fonctions sont suivies aux comptes 86. La comptabilité des valeurs inactives doit être rapprochée périodiquement des valeurs détenues afin de s’assurer de leur correcte comptabilisation. Une lettre du 18.08.2004 apporte une réponse claire sur une question qui a divisé un temps les comptables : l’agence comptable doit-elle tenir la comptabilité des établissements rattachés. VII - Inventaire . VII.1 - Les immobilisations. Les immobilisations sont traitées à cette page du site. VII.2 - Comptabilité patrimoniale. Documentation. Les opérations relatives aux immobilisations sont retranscrites à la rubrique 2.5.6 de la M9-6. Les immobilisations (un article de 2021) : définition, procédure budgétaire, comptes, seuils, différence avec fonctionnement, jurisprudence… Inventaire et comptabilité patrimoniale : un power-point d’une formation faite en 2018. Un guide (2014) des opérations d’inventaire pour les collectivités mais les principes s’appliquent aussi aux EPLE. Les pages du vade-mecum du gestionnaire sur les inventaires. Circulaire du 14 mai 1968 sur la tenue de l’inventaire d’un EPLE. Acquisition en commun (financement) Définition. L’inventaire des biens immobilisés est tenu physiquement par l’ordonnateur qui en assure l’identification, la localisation et la conservation. Il tient une comptabilité auxiliaire qui retrace les biens immobilisés par compte d’imputation et par compte de financement. Cette comptabilité permet de connaître la valeur nette comptable de chaque bien grâce au suivi du plan d’immobilisation et aux dépréciations subies. Ainsi à chaque bien correspond une fiche d’inventaire qui comporte un certain nombre d’informations. L’agent comptable en rapprochant la comptabilité générale de la comptabilité auxiliaire des biens immobilisés vérifie la bonne tenue de cette dernière et suit l’évolution comptable du patrimoine de l’EPLE. Les immobilisations sont les éléments corporels et incorporels (financiers ou non) destinés à servir de façon durable à l'activité de l'établissement. Elles ne se consomment pas par le premier usage. Néanmoins, les biens qui répondent à ce critère mais dont la valeur unitaire hors taxes récupérables est inférieure au seuil de 800 euros hors taxe peuvent ne pas être immobilisés. Ils doivent, cependant, en raison de la charge notable pour l'établissement que représente leur remplacement, faire l'objet d'un inventaire physique (ancien inventaire sur répertoire) de la responsabilité de l'ordonnateur. Elles comprennent : - les immobilisations incorporelles non financières (compte racine 20) ; - les immobilisations corporelles (compte racine 21) ; - les immobilisations financières (compte racine 27). VII.3 - Amortissements des immobilisations. Les amortissements sont traitées à cette rubrique du site. Un actif immobilisable est un actif dont la durée d’utilisation par l’entité est déterminable c'est-à-dire lorsque l’usage attendu est limité dans le temps. Cette limite est donnée par une usure physique, technique (obsolescence) ou juridique (protection légale ou contractuelle). Arrêté par délibération du conseil d’administration, le plan d’amortissement traduit la répartition en annuités de la consommation des « avantages » attendus d’un bien en fonction de son usage. VII.4 - Sorties de biens de l’inventaire. Désaffectation d’un bien. Textes. Code de l’Education articles L421-17 à L421-19 Instruction codificatrice M9-6 relative au cadre budgétaire et comptable des établissements publics locaux d’enseignement - annexe 7 planches 4 5 6 7. Circulaire du 9 mai 1989 : désaffectation des biens des écoles élémentaires, des collèges, des lycées ; changements d'utilisation, sans désaffectation préalable, sous certaines conditions, des biens des collèges, des lycées. A noter, même s’il ne concerne pas les EPLE, la publication du décret n° 2022-791 du 6 mai 2022 relatif à la fixation du seuil de valeur des biens mobiliers réformés des administrations et cédés gratuitement à des organismes à but non lucratif. Le montant est fixé à 300 €. Documentation. Une note du rectorat de Clermont sur la procédure de désaffectation des biens meubles des EPLE (03/2019). Un autre document de l’académie de Clermont-Fd ; mais en diaporama . Un document de l’académie de Caen de 2014 sur les sorties d’inventaire. EGIMMO : un guide (2018) d’opérations pour le logiciel EGIMMO. Un document de l’académie de Lille (nov.2005) sur la comptabilité des sorties de biens de l’inventaire : des pages de tableaux comptables. Deux documents de l’académie d’Orléans sur le sujet ; à prendre comme des éléments de réflexion car il peut y avoir des pratiques différentes selon les académies : la désaffectation d’un bien , les sorties d’inventaire . Définition. Les sorties de l’inventaire des biens immobilisés résultent en général de pertes, de vols, de destruction, après réforme, en cas de non emploi (matériel obsolète, changement de structure pédagogique etc…). Ainsi le bien sorti de l’inventaire sera : - mis au rebut ; - transféré vers un autre établissement ; - désaffecté (la désaffectation n’est possible qu’après autorisation du préfet). La sortie d’inventaire se traduit par des opérations budgétaires et comptables qui ont pour objet la suppression du bien (classe 2 – comptes d’immobilisations) et de son financement (classe 1- comptes de capitaux) du bilan. Elles sont précédées : - de l’autorisation du conseil d’administration de sortir le bien de l’inventaire ; - le cas échéant, des décisions budgétaires modificatives autorisant les opérations budgétaires et comptables nécessaires. Les opérations de sortie d’un bien de l’inventaire sont effectuées à partir d'un mandat au compte 675, précédé d'une éventuelle ouverture de crédit, lorsque le bien, acquis sur fonds propres, n’est pas totalement amorti. Lorsque le bien est financé par une subvention, ce financement est également sorti du bilan. Les planches d’écritures (4, 5, 6) décrivent ces différents cas. Cas particuliers 1 – Lorsque le bien est destiné à être vendu car sa valeur marchande est non nulle ou si le bien est immatriculé aux domaines (véhicules), sa sortie de l’inventaire est précédée d’une désaffectation prononcée par le préfet. C’est l’arrêté de désaffectation du bien qui permet de déclencher les opérations de sortie d’inventaire (autorisation du CA, décision budgétaire modificative et opérations budgétaires et comptables). Le produit éventuel de la vente est constaté par un ordre de recettes au service général « administration et logistique », compte 775 « produits de cession des éléments d’actif ». 2 – Lorsque le bien n’appartient pas à l’EPLE celui-ci propose la désaffectation au propriétaire (collectivité territoriale ou État). VII.5 - Vente de machines-outils . Vente de machines-outils : un document de l’INSR. VII.6 - Passage des inventaires de GFC à Opale. Voir la page «Opale» du site : Passage des inventaires dans Opale