Les dépenses (2) VI - Dépenses de fonctionnement et d’ investissement . Face à certaines dépenses : changer toutes les serrures d’un lycée, des réparations, etc… on se demande parfois si la dépense est à imputer en fonctionnement ou en investissement. Pour essayer de répondre, vous pouvez consulter la fiche technique du ministère des Finances de mai 2005 : Imputation comptable : distinction entre dépenses d'investissement et dépenses de fonctionnement. Pas simple lorsque les bâtiments sont inventoriés par la collectivité et que les aménagements ou réparations sont réalisés par l’EPLE. Un article paru en 2018 dans la revue de l’ AJI fait le point sur les immobilisations. Un PowerPoint de présentation d’une formation sur les inventaires et de la comptabilité patrimoniale (2019). VI.1 - Définition d’une immobilisation. Les immobilisations sont les éléments corporels et incorporels (financiers ou non) destinés à servir de façon durable à l'activité de l'établissement. Elles ne se consomment pas par le premier usage. Une immobilisation corporelle est un actif physique (bâtiment, véhicule, machine-outil...). Une immobilisation incorporelle est un actif non monétaire sans substance physique (brevet, licence, droit ...). Cet article détaille les différents comptes utilisés pour retranscrire en comptabilité les immobilisations, et leur contenu. Le seuil actuel d’une immobilisation est de 800.00 € HT pour les EPLE (circulaire n°2001-269 du 28/12/2001). Il s’agit du prix unitaire du bien calculé dans les conditions de coût précisées ci-après ; et non du montant de la facture. En dessous de cette somme, le bien peut être inscrit à l’inventaire « répertoire », budgétisé et comptabilisé en 1ère section - fonctionnement. L’inventaire « R », non comptabilisé au bilan de l’établissement, répertorie les biens qui restent la propriété de la collectivité de rattachement par exemple ou les biens attractifs d’une durée de vie supérieure à un an dont la valeur est inférieure à la valeur d’immobilisation. Ce suivi de certains biens attractifs que l’on n’a pas souhaité immobiliser permet de pouvoir facilement les identifier en cas de disparition, vol, transfert ou don. Mais ces biens qui répondent aux critères des immobilisations mais dont la valeur unitaire hors taxes récupérables est inférieure au seuil de 800 € peuvent également être immobilisés à l’inventaire « V ». Ce sera par exemple le cas pour des matériels « sensibles » dont on souhaitera assurer la traçabilité dans l’établissement : ordinateurs, vidéoprojecteurs, etc... On notera que les règles sont différentes pour les collectivités territoriales puisque le seuil des immobilisations est fixé pour elles à 500 € HT et qu’il existe également la liste des biens meubles constituant des immobilisations par nature, quel que soit leur coût unitaire. VI.2 - Evaluation d’une immobilisation. À leur date d’entrée dans le patrimoine de l’établissement les immobilisations sont évaluées à leur coût : - d’acquisition, pour les actifs acquis à titre onéreux ; - de production, pour les actifs produits par l’établissement VI.2.1 - Le coût d’acquisition. Face à une facture d’un bien immobilisable il est important de bien identifier tous les composants de son coût et de ne pas minorer sa valeur ; notamment pour le faire « artificiellement » passer en dessous du seuil des 800 € HT, ce que ne manquerait pas de sanctionner le juge des comptes. Le coût d’acquisition initial d’une immobilisation est constitué de son prix d’achat y compris les taxes non récupérables après déduction des remises et rabais, et de tous les coûts qui se rattachent à sa mise à disposition ou en service. A ce titre l’instruction codificatrice M9-6 apporte des précisions au paragraphe 2.5.6.2.1 sur les règles d’évaluation du coût des immobilisations : « L e coût d’acquisition est le coût d’achat majoré des frais accessoires c’est à dire des frais liés à la mise en état ou en service du bien ainsi qu’à son utilisation. Les droits de mutations, d’honoraires ou de commissions et frais d’actes sont comptabilisés en charges ». Le paragraphe 2.4.1.2.2.3 étant encore plus précis : « Le coût d’acquisition initial d’une immobilisation est constitué de : - son prix d’achat y compris les droits de douane et taxes non récupérables après déduction des remises, rabais commerciaux et escomptes de règlement ; - tous les coûts directement attribuables engagés pour mettre l’actif en place et en état de fonctionner ou d’être utilisé. Exemple de coûts directement attribuables : coût de préparation du site ; frais de livraison et de manutention initiaux ; frais de transport, d’installation, de montage, de mise en service ; honoraires de frais professionnels (architectes, géomètres, experts, évaluateurs, conseils, etc...) ». Ainsi, la valeur d’inventaire d’un four comportera le prix du bien avec ses accessoires non utilisables séparément plus les frais éventuels de livraison, de facturation, de raccordement (y compris les fournitures nécessaire à ce raccordement), d’installation et de mise en service. Il conviendra donc de ne pas diviser la facture entre OPC/215 et SRH/615, voir un SRH/6068 pour des équipements optionnels. VI.2.2 - Le coût de production. Le coût de production est égal au coût d’acquisition des matières consommées augmenté des autres coûts engagés, au cours des opérations de production, c'est-à-dire des charges directes et indirectes qui peuvent être raisonnablement rattachées à la production du bien ou du service. Par exemple, la réalisation d’un meuble par la section menuiserie d’un lycée pour la salle des professeurs comprendra la valeur de la matière d’œuvre plus les frais annexes tels que définis par l’acte du CA pour la tarification des objets confectionnés. Les actifs acquis à titre gratuit ou par voie d’échange sont comptabilisés à leur valeur vénale, c'est-à-dire pour le montant qui pourrait être obtenu, à la date de la clôture, de la vente d’un actif lors d’une transaction conclue à des conditions normales de marché, net des coûts de sortie. VI.2.3 - Immobilisation par composants. Même si elle n’est pas encore en vigueur dans nos EPLE, il n’est pas inutile de connaître le principe de l’immobilisation par composants.. Un composant est un élément principal d’une immobilisation qui a une utilisation différente ou procure des avantages économiques selon un rythme différent de celui de l’immobilisation dans son ensemble. Les établissements qui le souhaitent ont la possibilité de comptabiliser ces éléments de manière séparée du reste de l’actif. On citera en exemple la chaufferie d’un établissement qui sera amortie selon un rythme différent de celui de la toiture. Sur le sujet on peut consulter l’instruction BOFIP-GCP-14-0008 du 24 avril 2014 sur les modalités de mise en œuvre de la comptabilisation par composants des actifs. VI.3 - Différence fonctionnement-investissement . Ce point est sans doute le plus sensible pour les gestionnaires et les comptables, et celui qui soulève le plus d’interrogation ou de polémique : telle ou telle réparation, tel ou tel équipement, est-il de l’investissement, et donc immobilisable, ou du fonctionnement ? La réponse n’est pas anodine car elle engage la responsabilité du comptable ; et les recueils de jurisprudence sont remplis de débets pour des dépenses d’investissement payées sur des crédits de fonctionnement. La circulaire NOR/INT/B/O2/00059C du 26 février 2002, portée à la connaissance du réseau du Trésor public par l'instruction N° 02-028-M0 du 3 avril 2002, rappelle et précise les règles d'imputation des dépenses du secteur public local. Même si elle traite des finances locales cette instruction apporte des éclaircissements sur la distinction entre investissement et fonctionnement. On peut résumer cette distinction par les éléments suivants. VI.3.1 - Caractère durable de l’immobilisation. Les dépenses qui ont pour résultat l'entrée d'un bien destiné à rester durablement dans le patrimoine de l’EPLE constituent des immobilisations. De manière obligatoire si ce bien à une valeur supérieure à 800 € HT ; volontaire en dessous. C’est ce qu’on retrouve dans la définition de la M9-6 (point 2.5.6.1). Un des critères des immobilisations est donc le caractère durable du bien concerné. Ainsi, en réponse à une question, la DAF concernant un logiciel valable une année a répondu : « Cette licence bien que s'élevant à plus de 800 € HT ne peut être considérée comme une opération en capital pour les raisons suivantes. Une immobilisation doit également servir l'activité de l'établissement d'une façon durable (plus d'un an) or on ne peut considérer qu'une licence à renouveler annuellement obéisse à ce principe. Les avantages économiques attendus de la licence étant consommés dans l'année, on serait amené à les amortir en une seul fois pour son montant total ce qui n'est pas conforme aux principes définis dans l'IC-M9.6 ». VI.3.2 - Adjonctions à un bien immobilisé. Les adjonctions à un bien immobilisé constituent également des immobilisations dans la mesure où elles entraînent un accroissement de la valeur de l'immobilisation initiale. Point 2.5.6.1 de la M9-6 : « Les dépenses entraînant une augmentation de la valeur d'actif d'un bien immobilisé en modifiant son état initial, (…), constituent des immobilisations ». Exemples : l’acquisition d’une lame pour le déneigement adaptable sur une tondeuse autoportée, l’ajout d’un module pour scanner sur un photocopieur, seront considérés comme des immobilisations même si leur prix est inférieur à 800 € dans la mesure où ils augmentent la valeur du bien initial. VI.3.3 - Augmentation de la valeur d'un élément d'actif ou de sa durée de vie. Les dépenses ont le caractère d'immobilisations si elles ont pour effet une augmentation de la valeur d'un élément d'actif ou une augmentation notable de sa durée d'utilisation. Point 2.5.6.1 de la M9-6 : « Les dépenses entraînant une augmentation de la valeur d'actif d'un bien immobilisé en modifiant son état initial, ou ayant pour effet de prolonger d'une manière notable la durée d'utilisation d'un élément d'actif, constituent des immobilisations ». La question est donc de savoir si telle ou telle intervention sur un bien immobilisé entraine ou non une augmentation de sa valeur ou prolonge sa durée de vie. De manière générale les dépenses d'entretien et de réparation sont du fonctionnement. Ainsi, le simple remplacement ou échange standard d'un élément indispensable au fonctionnement d'un bien n’entraînera pas l'immobilisation de la dépense, quel qu'en soit le montant, à partir du moment où cette opération n'a eu pour effet que de maintenir (entretien) ou de remettre (réparation) le bien en état de marche sans entraîner une augmentation de sa valeur réelle ou de sa durée de vie. Il s'agit, par exemple, du remplacement des petites pièces usagées d'une machine, d’une courroie de distribution sur un véhicule, ou en matière d'entretien des bâtiments, des travaux de peintures intérieures, de la révision des toitures (remplacement de quelques tuiles), du remplacement de vitres ou de toute autre pièce détachée. Mais une distinction doit ensuite être opérée entre ces dépenses de maintenance « classiques » et des dépenses de maintenance qui constituent des améliorations. Si la réparation ou l’entretien a pour effet d'augmenter la valeur et/ou la durée de vie du bien immobilisé, cette dépense constituera une immobilisation. Pour reprendre les exemples précédents, constitueront des immobilisations le remplacement d’un moteur de chambre froide qui prolongera indubitablement la durée de vie du matériel, idem pour le moteur d’un véhicule ou un bruleur de chaudière, le remplacement des fenêtres d’un bâtiment par des fenêtres double vitrage qui augmentera la valeur du bien tout en diminuant son coût d’utilisation, ou une réfection de toiture. VII - Délai global de paiement . VII.1 - Les textes. Le délai global de paiement est défini à l'alinéa 1 de l'article 37 de la loi n° 2013-100 du 28 janvier 2013 précisée par le décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique par sa circulaire d'application du 15 avril 2013 et par la note de service de la DGFIP du 19 novembre 2013 concernant l'application aux EPN et aux EPLE des dispositions relatives à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique et du code du commerce. Désormais il faut se référer pour de nombreux aspects du délai global de paiement (DGP) au Code de la commande publique qui a codifié cette loi et ce décret. Autres documents (attention les références règlementaires sont désormais codifiées dans le code de la commande publique) : - Document (2017) de l’académie de Toulouse. - Un document d’avril 2013, complet : un rappel des règles fait par l’académie d’Aix-Marseille. - Voir la fiche de la DAJ (avril 2019) sur le sujet. - Fiche DAF «Les délais de paiement en EPLE». VII.2 - Nature et durée du délai de paiement. Ce délai s’applique pour tous les contrats de la commande publique définis comme les contrats ou marchés « ayant pour objet l’exécution de travaux, la livraison de fournitures ou la prestation de services, avec une contrepartie économique constituée par un prix ou un droit d’exploitation, ou la délégation d’un service public ». En clair il s’applique à toutes nos factures sans distinction de montant ; sauf pour l’achat de viande fraîche (voir le message ci-dessous). L’article 1 du décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 précise que, comme les collectivités locales, les établissements publics locaux d’enseignement (EPLE) sont assujettis à un délai de paiement maximum de 30 jours. Il est possible de réduire contractuellement ce délai ; si peu d’établissement usent de cette contrainte supplémentaire, elle leur est parfois imposée comme dans le cas de certains marchés de gaz ou d’électricité. L’exception de l’achat de viandes fraîches et délai de paiement. Message du réseau «R conseil», bureau A3 de la direction des affaires financières du ministère de l’Éducation nationale (septembre 2015) : « Le bureau DAF A3 a saisi la DGFIP sur les dispositions de l'article L.443-1 du code du commerce imposant un délai de 20 jours pour les achats de viandes fraîches et de ses dérivées.Il s'applique aux EPLE. Concernant cette question , la DGFiP nous a apporté les informations suivantes : L'article L.443-1 du code de commerce dispose que "le délai de paiement, par tout producteur, revendeur ou prestataire de services, ne peut être supérieur : [...] 2° A vingt jours après le jour de livraison pour les achats de bétail sur pied destiné à la consommation et de viandes fraîches dérivées [...]" L'article L. 410-1 du même code prévoit que "les règles définies au présent livre s'appliquent à toutes les activités de production, de distribution et de services, y compris celles qui sont le fait de personnes publiques, notamment dans le cadre de conventions de délégation de service public". En conséquence, et comme le précise la note de service du 19 novembre 2013 relative à l'application aux EPN et EPLE des dispositions relatives à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique et du code de commerce, les EPLE sont soumis aux dispositions du code de commerce lorsqu'ils exercent des activités de vendeurs. En l'espèce, la gestion par l'établissement d'un service de demi-pension constitue bien une activité de revente à l'égard des bénéficiaires de cette prestation. Cette activité assurée par l'établissement est soumise au délai de paiement de vingt jours pour les achats de viandes fraîches dérivées ». Le délai de paiement de 20 jours pour les viandes fraîches et ses dérivés court à compter de la livraison mais non à partir de la réception de la facture ; d’où une difficulté lorsque celle-ci n’accompagne pas la livraison. La DAF A3 répond sur ce point (message Rconseil n° 2015-416 d’octobre 2015) : « Certaines académies nous ont interrogés sur les difficultés rencontrées par les EPLE concernant le respect du délai de paiement de 20 jours imposé par l'article L443- 1 du code du commerce pour les viandes fraîches. Dans le cas d'espèce, on précisera que si l'article mentionné retient la date de livraison comme point de départ du décompte du délai de paiement, Il incombe toutefois au fournisseur de fournir à l'EPLE la facture sans laquelle il ne pourra pas procéder au paiement. Ainsi, dans la mesure où la facture correspondante n’est pas jointe au bon de commande ou transmise immédiatement à l'établissement, on pourra considérer que le fournisseur ne respecte pas la réglementation en vigueur. Dans ce cas, le non-respect de paiement n'incombe pas à l'EPLE mais relève de la responsabilité du fournisseur. Le délai de paiement sera alors calculé à partir de la date de réception de la facture. En cas de litige sur la date de paiement on pourra, par analogie, se reporter au décret n°2013-269 du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique (art. 2-II) qui précise que : « En cas de litige, il appartient au créancier d'apporter la preuve de cette date" » Le fournisseur doit donc prouver qu'il a bien remis son décompte. Ainsi, en l'absence de pli recommandé, c'est la date d’arrivée du bon de commande et de la facture consignée par l’EPLE par exemple sur un registre « courrier arrivé » qui fait foi. Cette procédure pourra notamment permettre de dégager la responsabilité de l'EPLE en cas de contrôle de l'autorité administrative chargée de la concurrence et de la consommation (art L465-2 du code du commerce) ». Sont donc concernés par le délai de 20 jours : a) Bétail sur pied : - équidés ; bovidés ; ovidés ; suidés ; macropodidés ; cervidés ; caprins. b) Viandes fraîches dérivées : - viandes fraîches en carcasse et en pièces, ainsi que celles qui sont réfrigérées, conditionnées sous vide, sous atmosphère ou sous film ; - viande hachée pure viande, y compris celle réfrigérée ; - abats frais, rouges ou blancs, os à moelle ; - viande tranchée et viande prédécoupée destinée, notamment, à la préparation de brochettes 100 % viande ; - saucisserie fraîche, dès lors que le taux de salage du produit fini est inférieur à 15 g/kg et, par extension, toute viande fraîche dérivée des catégories énumérées ci- dessus, dont le taux de salage ne dépasse pas cette proportion ; - gibier d’élevage ; - sang de porc ; - boyaux naturels frais (assimilés à des abats). En revanche, les préparations de viande, notamment de viande hachée accompagnée de produits alimentaires tels que des légumes, les viandes cuites, saumurées ou marinées, sont des produits alimentaires périssables, soumis à un délai de paiement de 30 jours fin de décade. Il en va de même pour la charcuterie. VII.3 - Le point de départ du délai de paiement. Les articles R.2192-12 à R. 2192-15 ainsi que R.2192-16 et R.2192-17du Code de la commande publique fixent les différents points de départ. Le point de départ du délai global de paiement (DGP) est normalement la date de réception de la facture. Il est évident qu’il faut clairement identifier cette date afin de pouvoir justifier du respect du DGP ; à cette fin il est nécessaire d’utiliser un tampon dateur ou de mentionner à la main la date d’arrivée sur la facture ; cette solution à l’avantage de permettre au comptable de vérifier le DGP lors de l’examen des pièces du mandatement. Bien entendu, il faut que la date de réception portée sur la facture soit logique et cohérente. Date de réception ne veut pas dire date de traitement de la facture ; et la pratique qui consisterait à tamponner du 28 août toutes les factures déposées sur ChorusPro après la fermeture de l’établissement n’aurait aucun sens et n’éviterait pas d’être redevable des indemnités détaillées ci-après. Depuis que les factures sont transmises obligatoirement par ChorusPro la question de la date de départ du DGP ne se pose plus. En cas de facturation électronique, l’ article R.2192-15 du code de la commande publique précise que la date de réception de la demande de paiement par le pouvoir adjudicateur correspond : - lorsque les factures sont transmises par échange de données informatisées, à la date à laquelle le système d'information budgétaire et comptable de l'État horodate l'arrivée de la facture et, pour les autres pouvoirs adjudicateurs, à la date de notification du message électronique l'informant de la mise à disposition de la facture sur la solution mutualisée, définie à l'article2 de l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique ; - lorsque les factures sont transmises par le mode portail ou service (ChorusPro), à la date de notification au pouvoir adjudicateur du message électronique l'informant de la mise à disposition de la facture sur cette solution mutualisée. Une précision sur la date de départ du DGP : Auteur : DAF - Mise à jour : 04/02/2020 : « la phase transitoire prévue par le décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique (2017-2020) a pris fin le 1er janvier 2020. Ce décret a été abrogé par le décret 2019-748 qui intègre la facturation électronique au code de la commande publique. Désormais tout fournisseur d’un EPLE doit utiliser le portail Chorus pro. C’est la date de dépôt de la facture sur la plateforme Chorus pro qui acte le départ du délai de paiement. Quelles sont les conséquences, pour un fournisseur, de na pas transmettre ses factures à l'établissement vis la portail chorus pro ? En l'absence de mise en conformité des fournisseurs, un rappel à la loi peut être adressé par les services ordonnateurs, en lien avec l'agent comptable. L'instruction relative au développement de la facturation électronique du 22 février 2017 prévoit que « le délai de paiement ne court pas pour les factures soumises à l’obligation qui seraient transmises en dehors de la solution Chorus Pro. En effet, pour les factures soumises à l’obligation, le délai de paiement ne court qu’à compter de leur réception par la solution Chorus Pro et non à compter de la réception sous format papier ou par une solution de dématérialisation autre que la solution Chorus Pro ». Bien entendu le respect du DGP doit aller de pair avec le respect de la règle du paiement après service fait qui prime. Dans ces conditions, c’est la date du service fait, c’est-à-dire d’achèvement des prestations faisant l’objet de la demande de paiement, attestée par l’ordonnateur, qui est retenue. Afin d’éviter toute contestation, il est indispensable de pouvoir justifier de cette date de service fait postérieure à la date de dépôt sur ChorusPro Le plus simple, notamment lorsque le litige ne porte pas sur la livraison proprement dite mais sur des éléments de cette livraison (livraison incomplète, non conforme, etc...), est de faire un courrier ou un courriel à l’entreprise indiquant la suspension du DGP en attente du service fait. Cet écrit peut être utilement conservé avec le double du mandat et une mention « attestation du service fait à la date du…. » inscrite sur la facture originale jointe au mandat pour justifier du paiement au-delà des trente jours de sa réception. A défaut de pouvoir justifier de la date exacte du service fait, c’est la date de réception de la facture qui ferait foi. VII.4 - Suspension du délai de paiement. Article R.2192-27 du code de la commande publique. Le délai Le délai de paiement peut être suspendu une fois par l’ordonnateur avant le mandatement de la dépense. C’est le cas notamment lorsque l’EPLE constate que la facture ne comporte pas l'ensemble des mentions prévues par le décret de 2007 sur les PJ, ou encore que celles-ci sont erronées ou incohérentes (absence de mentions obligatoires sur la facture, prix non conformes aux clauses du contrat, absence de pièces justificatives prévues au contrat, etc...). Il convient de ne pas confondre cette procédure avec celle concernant la règle du service fait. Mais dans ce cas également, il est indispensable de pouvoir justifier de la justesse du non respect du DGP ; l’ordonnateur doit donc notifier par écrit la suspension du DGP et les motifs. Lorsqu’il aura reçu et vérifié les pièces justificatives correctes, l’ordonnateur mettra fin à la suspension du délai de paiement à la date de réception des pièces complémentaires. A noter qu’à compter de la date de fin de suspension du DGP, un nouveau délai de paiement de 30 jours est ouvert. VII.5 - La fin du délai de paiement. Le délai de paiement prend fin lors de la mise en paiement de la facture par l'agent comptable c’est à dire à la date à laquelle il a opéré le règlement ; autrement dit, la date de l’ordre de payer qu’il a donné à la DDFIP. Pour les EPLE on peut considérer que c’est la date du transfert du fichier EFCI aux services des Finances. VII.6 - Les sanctions pour non respect du délai de paiement. Les sanctions pour défaut de paiement dans les délais se composent de trois éléments : - les intérêts moratoires dus de plein droit sans aucune demande du créancier, - une indemnité forfaitaire due également de plein droit, - des intérêts légaux appliqués aux intérêts moratoires et à l'indemnité forfaitaire si le délai de paiement de ces deux dernières composantes dépasse 45 jours. Le paiement des intérêts légaux doit être demandé par le créancier. VII.6.1 - Les intérêts moratoires dus de plein droit. Le retard de paiement fait courir, de plein droit et sans autre formalité, des intérêts moratoires à compter du jour suivant l'expiration du délai de paiement ou l'échéance prévue au contrat (articles L.2192-13 et R.2192-32 du code de la commande publique). Les intérêts moratoires en cas de non respect des délais de paiement sont dus de plein droit et doivent être liquidés et mandatés automatiquement sans que l’entreprise ne les demande. Toute renonciation de sa part est réputée non écrite. A noter que désormais il n’y a pas de montant minimal pour devoir mandater ces intérêts ; le seuil de 5 euros qui existait précédemment ayant été supprimé à compter du 1 mai 2013. Le taux des intérêts moratoires est fixé par décret. Les intérêts moratoires sont calculés sur le montant toutes taxes comprises (TTC) de la facture. La période à prendre en compte se dénombre en jours calendaires ; elle commence dès le dépassement du DGP (le jour suivant la fin de ce délai étant le jour n° 1) et se termine à la date de mise en paiement par l’agent comptable (le jour du paiement étant inclus). Les intérêts moratoires se calculent au prorata temporis en nombre de jours calendaires rapportés au nombre de jours d’une année civile (365 ou 366 en année bissextile) ; la formule est donc la suivante : montant de la facture TTC x nombre de jours de dépassement x taux, le tout étant divisé par 356 ou 366. Pour vous simplifier le calcul il existe des outils pour calculer automatiquement les intérêts moratoires : le simulateur de calcul sur le site « service public ». VII.6.2 - L’indemnité forfaitaire due de plein droit. Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, due pour tout retard de paiement, en sus des intérêts moratoires, est fixé à 40 euros (article D.2192-35 du code de la commande publique). Article L2192-13 : « Dès le lendemain de l'expiration du délai de paiement ou de l'échéance prévue par le marché, le retard de paiement fait courir, de plein droit et sans autre formalité, des intérêts moratoires dont le taux est fixé par voie réglementaire. Il ouvre droit, dans les conditions prévues à la présente sous-section, à des intérêts moratoires, à une indemnité forfaitaire et, le cas échéant, à une indemnisation complémentaire versés au créancier par le pouvoir adjudicateur. Le retard de paiement donne lieu, de plein droit et sans autre formalité, au versement d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant est fixé par voie réglementaire. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de l'indemnité forfaitaire prévue à l'alinéa précédent, le créancier peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification. ». Afin de renforcer les sanctions pour retard de paiement, en plus des intérêts moratoires, une indemnité forfaitaire est désormais due pour tout dépassement du DGP. Le montant de cette indemnité est fixé par l’article 9 du décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 (codifié à l’article >D.2192-35 du CCP) à 40 euros par retard constaté. Cette indemnité qui vise à couvrir les frais de recouvrement du créancier en cas de retard de paiement est due automatiquement, sans que le créancier ait à en faire la demande ou ait besoin de justifier ses frais. Par contre, si le créancier justifie auprès de l’ordonnateur de frais supérieurs à ce montant de 40 €, il peut prétendre à une indemnité supérieure. Cette indemnité forfaitaire automatique est particulièrement pénalisante pour les EPLE dans la mesure où elle excède largement le montant des intérêts moratoires auxquels elle s’ajoute et qu’elle ne tient pas compte ni du montant de la facture, ni du nombre de jours de dépassement du DGP. Alors que les retard de paiement sont le plus souvent de quelques jours et que le montant des factures concernées peu importants, un problème de retard de mandatement dans un établissement peut facilement se traduire par des centaines d’euros d’indemnités forfaitaires. avec ChorusPro et les vacances scolaires ce problème va gagner en intensité. VII.6.3 - Les intérêts légaux. Les intérêts moratoires et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement doivent être payés dans un délai de 45 jours suivant la mise en paiement du principal ; le non- respect de ce délai peut donner lieu au versement d’intérêts légaux en application de l’article 1153 du code civil. Ces intérêts au taux légal sont calculés sur le montant des intérêts moratoires et doivent être réclamés par le créancier à l’ordonnateur pour pouvoir lui être versés. Le site « service public » pour connaître le taux de l’intérêt légal. VII.6.4 - Comptabilisation. A noter que les intérêts moratoires et légaux ainsi que l’indemnité forfaitaire sont comptabilisés au service supportant les dépenses correspondantes et aux comptes : - 661 – « Charges d’intérêts » pour les intérêts moratoires et légaux, - 671 – « Charges exceptionnelles sur opérations de gestion » pour l’indemnité forfaitaire. VII.7 - L’agent comptable et le délai de paiement. Le délai de paiement de 30 jours est unique et comprend la phase de traitement par l’ordonnateur et la phase de traitement par l’agent comptable. Il est donc indispensable qu’il y ait concertation entre les deux pour que la répartition du DGP permette à chacun de jouer pleinement son rôle dans des conditions de délais acceptables. Pour maîtriser le délai maximal de paiement de leurs dépenses, les EPLE ont la faculté d'envisager le partage du délai global de 30 jours qui s'impose à eux dans le cadre de la convention du groupement comptable. Un arrêté de la DGFiP du 20 septembre 2013 publié au JORF du 8 octobre 2013 et portant application de l'article 12 du décret du 29 mars 2013 propose un modèle de convention entre l'ordonnateur et le comptable public adaptable aux EPLE. On considère généralement qu’un partage du délai de 30 jours en 20 jours pour l’ordonnateur et 10 jours pour le comptable est un bon compromis. A noter que du fait de la spécificité des comptables des EPLE, l’établissement scolaire qui se verrait tenu de payer des intérêts et des indemnités en raison d’un dépassement du DGP imputable au comptable, serait contraint d’assumer ces pénalités sur son budget sans action récursoire envers l’Etat ou le comptable. C’est pourquoi il doit y avoir une coopération et une information réciproque entre l’ordonnateur et le comptable sur le respect par chacun du délai dont il dispose. Il peut ainsi être nécessaire qu’en cas d’urgence un ordonnateur informe que le mandatement qu’il envoie à l’agence comptable doit être payé dans un délai plus réduit que celui qui est normalement dévolu au comptable. Il est par ailleurs souhaitable que chaque bordereau de mandatement soit revêtu de la date d’arrivée à l’agence comptable et de la date de paiement afin d’éviter toute contestation sur les responsabilités de chacun dans le dépassement du DGP. Si l’agent comptable est tenu d’informer l’ordonnateur des paiements qu’il doit engager en application de la loi, il n’est pas en mesure de procéder au mandatement d’office des intérêts moratoires et indemnités forfaitaires pour dépassement du DGP. Par contre il est tenu d’informer par écrit l’ordonnateur de la nécessité de procéder aux mandatements de ces sommes pour retard de paiement et de conserver une trace écrite de cette alerte pour prémunir sa responsabilité personnelle et pécuniaire. Mais si l’ordonnateur refuse d’engager les paiements des pénalités, l’agent comptable n’a aucun moyen de l’y contraindre. A noter que l'absence de mention des intérêts moratoires et de l’indemnité forfaitaire sur une facture ne constitue pas une erreur de liquidation susceptible d’entraîner un rejet du mandat puisque les pénalités n'ont pas à être liquidées dans la facture. En cas d'absence de mandatement dans les délais, le créancier peut recourir à la procédure de mandatement d'office ou d'inscription d'office qui est prévue à l'encontre des EPLE aux articles L421-13 du code de l’Education et L1612-15 du CGCT. Voir page suivante les dépenses (suite)…