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Procédures diverses (1) I - Chèques vacances . Le chèque-vacances sur le site de la Fonction publique. Agrément des EPLE auprès de l’Agence nationale des chèques vacances (ANCV), modalités de gestion et comptabilisation des chèques vacances : note de service du 30.11.2005 parue au B.O. N° 4 du 8 décembre 2005. L'ANCV applique une commission de 1% sur la valeur nominale des chèques vacances. Cette commission est enregistrée au débit compte 47221 (commission bancaire- chèques vacances). Le compte 47221 sera crédité par le débit du compte 627 (services bancaires). La note de service 2005-205 du 30 janvier 2005 précise les modalités d'agrément, des gestion et de comptabilisation des chèques vacances. II - Tickets restaurants . Une note (2008) sur les modalités d’agrément et les écritures comptables concernant les tickets restaurant et les EPLE. III - Les approvisionnements . Le module «approvisionnements» de GFC permet de gérer les approvisionnements (les commandes) directement dans GFC en générant automatiquement les engagements juridiques (bons de commande) et les engagements comptables. L’utilisation de se module est plus que conseillé pour suivre les crédits engagés et la situation exacte des dépenses. Cette procédure deviendra incontournable avec le logiciel Op@le. De l’académie de Reims, un diaporama sur le sujet : «Les approvisionnements». La procédure des approvisionnements dans le logiciel GFC :un document de 2010. Les approvisonnements anticipés : une notice technique de 2017 pour le logiciel GFC. IV - SEPA . SEPA signifie Single Euro Payment Area, c’est-à-dire Espace unique des paiements en euros. Il s’agit de doter les habitants de l’Union européenne de moyens de paiements scripturaux communs permettant de réaliser des transactions en euros dans des conditions identiques quel que soit le pays de l’Union concerné. L’une des caractéristiques essentielles des moyens de paiement SEPA est d’identifier les comptes bancaires et les banques selon un format international, c’est-à-dire respectivement sous la forme du couple IBAN (International Bank Account Number) + BIC (Business Identifier Code), alors que les virements domestiques utilisent les identifiants nationaux des comptes (en France, il s’agit du format RIB). Cette nouvelle architecture permettra de réaliser des paiements en euro, par virement, dans les pays qui ont adhéré à cette espace. Ainsi, les opérations internationales effectuées en euro à l’intérieur de la zone SEPA seront traitées comme des opérations nationales. L’IBAN reprend pour la France les données contenues dans le RIB auxquelles on ajoute, en tête, un code Pays sur deux caractères (FR pour la France) et une clé de contrôle sur 2 caractères. Le BIC se décline en 2 longueurs de 8 ou 11 caractères selon le degré de précision désiré. Les 4 premiers caractères désignent la banque, les 2 caractères suivants identifient le pays d’implantation de la banque (code pays), les 2 derniers caractères correspondent à un code service, le plus souvent à vocation géographique. Contrairement au code IBAN, il n’existe pas de contrôle de saisie du BIC. IBAN et codes d'identification des banques (BIC) - IBAN.fr . Dans le cadre des virements SEPA, certains fournisseurs des collectivités locales ne voient plus apparaître en clair, sur leur relevé bancaire, le nom de la collectivité effectuant un paiement à leur profit. Suivant les banques, en effet, certaines mentionnent seulement, sur le relevé, un code affecté à chaque collectivité émettrice de virements. Ainsi, l'information donnée au fournisseur par sa banque sur l'origine d'un virement se présente désormais sous la forme d'un code à quatorze chiffres, de type "16XXXXXX0YYYYY", les différentes zones correspondant aux informations suivantes : - XXXXXX est le code du poste comptable ayant effectué le paiement pour la collectivité ; - YYYYY est le code affecté à la collectivité dans l'application HELIOS des postes comptables. La DGFiP met à la disposition des collectivités et de leurs fournisseurs un référentiel permettant, à partir du code SEPA, de retrouver le libellé complet de l'organisme public local à l'origine du virement. Le référentiel comporte, pour l'ensemble des collectivités classées par département, les informations suivantes : le numéro du département, le code du poste comptable dont dépend la collectivité, le nom du poste comptable, le code de la collectivité dans l'application HELIOS, le nom de la collectivité et son code à 14 chiffres utilisé dans le dispositif SEPA. Le fichier étant proposé en format .xls, il suffit d'utiliser la commande "rechercher" (Ctrl+F) pour retrouver une collectivité à partir de son code à 14 chiffres. V - Placements budgétaires ou de trésorerie. Le placement des fonds disponibles est précisé à la rubrique 2.5.1.2 de la M9-6 (édition 2015). L’ article R421-75 du code de l’éducation (CED) prévoit les conditions dans lesquelles les EPLE peuvent effectuer le placement de leurs fonds. Le dispositif réglementaire de placement de fonds s'articule autour de trois éléments : - la distinction parmi les fonds constituant la trésorerie de l'établissement, entre ceux qui sont susceptibles d'être placés et ceux qui ne peuvent pas l'être ; - les différentes catégories de placement ; - le ratio d'autorisation de placement de la trésorerie. VI - Reproduction par reprographie d’oeuvres protégées. Protocole d'accord du 22 juillet 2016 sur l'utilisation et la reproduction des livres, des œuvres musicales éditées, des publications périodiques et des œuvres des arts visuels à des fins d'illustration des activités d'enseignement et de recherche. Cet accord couvrait la période 2016-2019 et reprenait les dispositions de l' accord du 6 novembre 2014 en en simplifiant la mise en œuvre par les utilisateurs. Ce protocole de 2016 se terminait le 1 janvier 2020. Il a été reconduit par avenant du 26 décembre 2019 pour une durée maxi de 4 ans à compter du 1 janvier 2020.. A noter qu’il semble nécessaire de joindre le protocole et ses avenants ainsi que la déclaration du volume de copies lors du mandatement de la facture du CFC. A voir aussi la page sur les droits d’auteur dans la partie «Gestion matérielle» du site. VII - La redevance télé et les EPLE. Le dispositif a été modifié à plusieurs reprises. Le texte actuellement en vigueur est l'article 41 de la loi de finances pour 2005 (Loi n°2004-1484 du 30 décembre 2004), qui a modifié le code général des impôts article 1605 ter et qui prévoit que "Les matériels détenus par les établissements d'enseignement publics ou privés sous contrat d'association avec l'Etat, à condition qu'ils soient utilisés à des fins strictement scolaires dans les locaux sont dispensés habituellement les enseignements" n’entrent pas dans le champ de la redevance audiovisuelle. VIII - Cadeaux , rabais, remises, récompenses, frais de réception, chèques cadeaux. VIII.1 - L’établissement bénéficiaire. L’attribution de présents ou d’avantages sous la forme de chèques cadeaux et de cartes de fidélité n’est pas en soi illégale ; cependant, ce mécanisme est source d’insécurité juridique pour l‘EPLE. En effet, ces avantages peuvent être aisément détournés au profit d’un tiers en cas de contrôle inexistant ou insuffisant (ce qui est avéré dans les affaires signalées), contrevenir aux principes de l’égalité de la commande publique et du droit à la concurrence. Ces présents ou cadeaux sont exclusivement destinés à l’établissement et en aucun cas à un personnel de l’EPLE. Pour pouvoir être réguliers, ils doivent faire l’objet d’un acte du conseil d’administration ; ils s’analysent, en effet, comme un don fait à l’établissement. En revanche, rien ne s’oppose à ce que I’EPLE bénéficie de ristournes, rabais ou réductions de prix qui, conformément aux dispositions de l’article L.441-6 du code du commerce, devront figurer sur les factures ce qui constitue un gage de transparence et une garantie contre les démarches frauduleuses. On rappellera toutefois, que l’article 14 de la loi de modernisation de l’agriculture et de la pêche (LMAP) 2010-874 du 27 juillet 2010 modifiant les dispositions du code de commerce prohibe dorénavant toute remise, rabais, ou ristourne pour l’achat de fruits et légumes frais. Voir sur le sujet le document de l’académie d’Aix-Marseille (10/2013) avec des tableaux d’écritures comptables. Achat de fournitures avec des chèques cadeaux remis par un fournisseur. Certains fournisseurs remettent aux établissements scolaires des « chèques cadeaux ». Ces titres permettent l’achat de fournitures auprès de différentes enseignes. Les modalités d’utilisation de ces chèques cadeaux sont retracées dans un document de l’académie de Lille. VIII.2 - l’établissement donateur. Un EPLE peut souhaiter offrir des cadeaux à diverses personnes lors notamment d’un départ en retraite, d’une mutation, voir d’un événement familial. Ce sujet est éminemment complexe pour le comptable qui se demande si il doit accepter ou non les mandats concernant ces cadeaux lorsque leur nature de libéralité est évidente (bon d’achat, objet sans rapport avec la spécificité d’un établissement scolaire). VIII.2.1- Evolution jurisprudencielle. Longtemps la jurisprudence a considéré que le comptable devait vérifier le caractère public de ce type de dépenses et sa relation avec les activités normales d’un EPLE ; ainsi l’achat d’un cadeau de départ ou de décorations, par exemple, a été, par le passé,considéré par la Cour des comptes comme irrégulier car présentant un caractère personnel et n’entrant pas dans le cadre des missions de l’établissement. Mais le Conseil d’État est venu rappeler la jurisprudence constante (VE sect. 5fevr. 1971, Balme), selon laquelle "les comptables doivent exercer leur contrôle sur la production des justificatifs mais […] alors même qu’il leur appartient, pour apprécier la validité des créances, de donner aux actes administratifs une interprétation conforme à la réglementation en vigueur, ils n’ont pas le pouvoir de se faire juges de leur légalité". La haute juridiction, saisie d’un pourvoi du ministre du budget contre un arrêt de la Cour des comptes du 23 avril 2007 constituant deux comptables débiteurs de l’agence régionale de Picardie pour avoir procédé au paiement de factures relatives au remboursement de frais de restauration de collaborateurs et à l’achat de cadeaux et fleurs offerts à des membres du personnel à l’occasion de cessation de fonction ou d’évènements familiaux, juge dans un arrêt CE du 21 octobre 2009, «Ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique, n°306960» qu’en statuant ainsi, la cour a mis à la charge des intéressés une obligation de contrôle de la légalité d’un acte administratif à l’origine de ces dépenses qui, ainsi qu’il a été dit plus haut, excède les pouvoirs que les comptables publics tiennent du B de l’article 12 et de l’article 13 du décret du 29 décembre 1962 . Par la suite une nouvelle jurisprudence est venue expliciter la décision. Le comptable n’est pas juge de l’opportunité de la dépense concernant un cadeau ; mais il est juge de sa correcte imputation. Un cadeau est une dépense à caractère sociale et en tant que telle elle doit respecter le décret de 2016sur les PJ et un acte du CA doit être produit à l’appui du mandat : Mme Odette X... a réglé deux factures par mandats 2238 et 2653 les 19 juin et 13 juillet 2007, la première relative à deux «formules cadeaux » au restaurant MARCON d’un montant de 710,00 et la seconde à l’achat d’un vélo et d’un accessoire pour un montant de 324,00 et ce, à titre de cadeau à des membres du personnel lors de leur départ en retraite ; que ces mandats ont été imputés au compte 6238 « Divers, pourboires, dons courants» ; Attendu que, pour le procureur financier, dès lors que les bénéficiaires des cadeaux étaient des salariés de l’établissement public, cette libéralité devait être considérée comme une prestation d’action sociale ; que l’annexe I de l’article D 1617-19 du code général des collectivités territoriales, dans sa rubrique 6 « interventions sociales et diverses », alinéa 63 «remise de prix, prestations diverses, gratifications », prescrit au comptable public d’exiger, avant de procéder au paiement d’une telle dépense, une décision de l’assemblée délibérante fixant les modalités d’attribution de la prestation ; Attendu que, selon le réquisitoire, seules les factures étaient jointes aux mandats sans qu'il soit fait référence à une quelconque décision de l'assemblée délibérante ; que, par suite, en procédant au paiement de factures sans avoir exigé l'ensemble des justifications prévues par la réglementation, Mme Odette X... a manqué à ses obligations de contrôle des justifications, telles que définies par les articles 12 et 13 du décret du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique ; Mme Odette X... est constituée débitrice de l’établissement public local d’enseignement et de formation professionnelle agricole (EPLEFPA) de B... pour la somme de 1 034 €, augmentée des intérêts de droit à compter de la date à laquelle le réquisitoire n° 10/003 GP du 24 mars 2010 lui a été notifié, soit le 8 avril 2010 ; Des décisions plus récentes sont venues confirmer cette jurisprudence. Lire à ce sujet ce document de 2016 d’Aix-Marseille. On notera ce considérant de la décision du Conseil d'État, 6ème SSJS, 23/12/2015, 376324 «Caisse de la commune de Bulgnéville» : «qu'il résulte de ce qui précède que la Cour des comptes n'a pas commis d'erreurs de droit en jugeant qu'il incombait aux comptables, d'une part, de vérifier la nature des dépenses en cause, laquelle conditionnait en l'espèce à la fois le contrôle de leur exacte imputation comptable et celui de la production des justifications prévues par la réglementation, et, d'autre part, de surseoir au paiement des mandats au vu du caractère insuffisant des pièces justificatives fournies par l'ordonnateur ; que la circonstance qu'aucune anomalie manifeste du mandatement ne pouvait être relevée est sans incidence sur le contrôle ainsi exercé ;» . VIII.2.2 - Le contrôle du comptable. Une analyse sur le contrôle du comptable en matière d’imputation dans ce document de 2016 d’Aix-Marseille. Sans juger de la légalité, et encore moins de l’opportunité, des repas offerts ou des cadeaux accordés à des tiers, membres ou non de l’EPLE, le comptable devra être attentif à l’imputation du mandat de ce type de dépenses. Il devra vérifier que le service et compte utilisés sont valables réglementairement, et que les pièces produites sont bien celles requises pour ce type de dépenses et d’imputation. Dans le cas contraire il devra suspendre le paiement et demander à l’ordonnateur de justifier l’imputation suspecte ou de produire les pièces requises. Ainsi, par exemple, un tableau destiné à décorer une salle de l’établissement sera imputée en ALO 6068 mais le même tableau remis en cadeau lors d’un départ en retraite sera plutôt du 647 ou du 623. En effet, s’il n’y a pas de compte spécifique dans la nomenclature des EPLE pour les «cadeaux», on peut toutefois raisonner par analogie avec la compta privée qui impute les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés au compte 647 «autres charges de personnel» (via le 437), et ceux offerts à des personnes extérieures à la société à une subdivision du compte 623. Dans notre nomenclature EPLE ce serait donc du 648 «autres charges de personnel» pour les cadeaux «internes» ou du 623 «relations publiques» pour des libéralités à des personnes extérieures. Concernant les repas au restaurant il conviendra aussi de vérifier l’imputation. S’agit-il de repas dans le cadre du fonctionnement «normal» de l’établissement ou d’un «cadeau» fait à un tiers ? Dans le premier cas le compte 6257 «réceptions» sera utilisé et dans le second on en revient au point détaillé dans le paragraphe précédent. Pour rattacher le repas au restaurant comme d’ailleurs les éventuels autres frais d’hébergement il convient de fournir au comptable en plus de la facture un certificat administratif signé de l’ordonnateur attestant les raisons de la dépense et les bénéficiaires. En effet si un certificat administratif de l’ordonnateur ne saurait se substituer à une pièce exigible il peut être nécessaire pour compléter et expliciter la dite pièce et lever les interrogations du comptable. Exemple « repas de travail sur le projet d’établissement avec les membres de l’équipe de direction et les représentants de la collectivité» ou encore «repas de travail avec le DASEN». Cela permettra au comptable de rattacher le mandat au compte 6257 et donc de se contenter de la facture alors qu’il aurait du exiger un acte du CA si le repas avait eu le caractère de libéralité sans lien direct avec le fonctionnement de l’EPLE conformément à la rubrique 6311 du décret de 2016. En effet la responsabilité du comptable sera engagée sur la présence ou non des PJ en fonction de la nature de la dépense (son imputation). Le décret de 2016 sur les PJ des dépenses précise à sa rubrique 63 «Remise de prix, prestations diverses, gratifications, pécules» : 6311. Premier paiement : 1. Décision de l'assemblée délibérante fixant les modalités d'attribution du (des) prix, de la (des) prestation(s) diverse(s), ou décision de l'assemblée délibérante fixant les modalités d'attribution des gratifications prévoyant les catégories de bénéficiaires, les événements donnant lieu à l'octroi de tels avantages. 2. Décision d'attribution. 3. Le cas échéant, facture Voir ce point de l’analyse sur cette page du site. VIII.2.3 - Les récompenses pour les élèves. Il arrive qu’un établissement souhaite acquérir des bons d’achat pour «récompenser» des élèves. Ces récompenses prennent souvent l’aspect de places de cinéma, bons d’achat pour certains magasins, ou cadeau en nature (livres par exemple). Il faut être attentif au fait que ces libéralités s’analysent comme des dons faits à des personnes et qu’elles nécessitent à ce titre une autorisation du conseil d’administration. Le comptable prendra soin de demander que soit joint à la facture d’achat de «bons ou de places de cinéma remises en cadeau, l’acte du CA autorisant ces récompenses ; ceci afin de respecter le texte sur les justificatifs (voir ci-dessus). VIII.2.4 - Les autres frais de représentation. La question de la «régularité» de l’achat se pose aussi pour l’achat de fleurs, d’une gerbe, à l’occasion notamment du décès d’un membre de la communauté éducative. Ce type de dépense est tout à fait concevable dans le cadre des frais de relations publiques de l’établissement et son imputation en ALO 6257 ne nécessite pas d’acte du CA. Il est toutefois utile de fixer un «cadre» à ce type de dépenses et, par exemple, de le limiter à la communauté éducative, en excluant les membres de leur familles. Une quête ou un achat par l’association du personnel de l’établissement pouvant compléter. X - Contraventions routières. Instruction du 19 décembre 2011 relative à la prise en charge des amendes pour infraction au code de la route par les collectivités territoriales et établissements publics locaux. Vous trouverez ici la circulaire du 28 juillet 2010 dont il est fait mention dans le document. Le responsable légal de l’EPLE (le chef d’établissement) a désormais l’obligation de désigner le conducteur d’un véhicule détenu par une personne morale à la suite de la commission d’une infraction. L’article 34 de la loi 2016-1547 du 18 novembre 2016 a créé à l’article L. 121-6 du code de la route une nouvelle infraction, la non transmission de l’identité et de l’adresse du conducteur par le responsable légal de la personne morale détenant le véhicule-infraction routière constatée par un appareil de contrôle automatique homologué, qui conduit à faire peser sur le responsable légal de la personne morale l’obligation de désigner le conducteur lors de la commission d’infractions routières relevées par contrôle automatique. Une circulaire de janvier 2019 fait le point sur cette nouvelle infraction afin d’en préciser aujourd’hui le régime procédural et les orientations de politique pénale, au regard notamment de la jurisprudence récente de la chambre criminelle de la Cour de Cassation. Les EPLE ont donc tout intérêt à mettre en place un système leur permettant d'identifier le conducteur du véhicule au moment de l'infraction (carnet de bord par exemple) et de désigner le conducteur à l'officier du ministère public. La question se pose de savoir si le comptable peut prendre en charge le paiement de la contravention en l’absence de dénonciation du conducteur. La réponse du ministre de l’Intérieur à une question d’un sénateur le 23 août 2018 apporte des précisions : « En l'absence de désignation du conducteur ayant commis l'infraction, les services judiciaires, en application des orientations de politique pénale définies par le procureur de la République de Rennes, peuvent engager la responsabilité pénale de la commune, en tant que personne morale, conformément à l'article à l'article 121-2 du code pénal. Il revient alors à la commune de s'acquitter de l'amende encourue, dont le montant est quintuplé en application de l'application de l'article 530-3 du code de procédure pénale. Le maire est également déclaré redevable pécuniairement de l'infraction initiale pour laquelle la désignation n'a pas été effectuée et doit acquitter l'amende sur ses deniers propres. Les deniers de la commune ne peuvent en aucun cas être utilisés pour payer l'amende. Le paiement d'une dette personnelle d'un élu, tel le maire, ou d'un agent serait en effet contraire au principe général de droit de valeur constitutionnel relatif au fait que les collectivités publiques ne peuvent consentir de libéralités. ». Même avec un vote du CA le comptable dans le cadre de son contrôle de cohérence des textes de droit ne peut en aucun cas prendre en charge l’amende d’un chef d’établissement pour non dénonciation du conducteur puisqu’il s’agit d’une dette personnelle ; pas plus que l’amende due par un agent identifié. Par contre dans l’hypothèse le conseil d’administration de l’EPLE déciderait la prise en charge de la contravention établie   au   nom   de   l’établissement et en l’absence d’identification du conducteur, le comptable serait tenu de payer n’étant ni juge de l’opportunité ou de la légalité (cf circulaire du 5 décembre 2011). Voir aussi la rubrique : « véhicules de service ». XI - Abonnements à des annuaires de télécopie ou internet. Les abonnements à des annuaires de télécopie ou internet gérés par des sociétés basées à l'étranger sont souvent problématiques pour les EPLE. Avec des présentations, souvent, ambiguës de sollicitation, l’arnaque et la tromperie ne sont pas toujours très loin. Le ministre de l’intérieur vient apporter quelques éclaircissements en répondant à une question écrite d’un sénateur. Après avoir rappelé que de tels abonnements relèvent bien du code des marchés publics, le ministre mentionne l’exigence de loyauté et de stabilité des relations contractuelles ainsi que de la validité du consentement des parties. L’appréciation de l'existence du consentement ou des vices du consentement relève du juge du contrat. Lire la réponse du Ministère de l'intérieur à la question écrite 07243 (2013) relative aux abonnements à des annuaires de télécopie ou internet gérés par des sociétés basées à l'étranger. Les arnaques en matière d’insertion dans un annuaire professionnel sont nombreuses et perdurent encore. Trois formes de techniques d'approche ont été constatées par les enquêteurs de la DGCCRF : - Dans un premier cas, l’offre d’insertion dans un annuaire professionnel est régulière (mention du prix, des conditions de diffusion …) mais n’est pas conforme aux attentes et n’occasionne aucune retombée financière ou publicitaire pour le professionnel souscripteur. Pour autant, son consentement est recueilli de manière régulière avec des clauses de contrat claires et lisibles. - La deuxième technique consiste à envoyer un bon de commande après un démarchage téléphonique proposant une « offre exceptionnelle à saisir » avec des paiements échelonnés. Les clauses importantes sont absentes, altérant par leur omission le comportement économique du professionnel. - La troisième pratique est d’envoyer par publipostage un document ressemblant à un document officiel (facture, RSI, RCS, Info-Siret, etc.). Le professionnel croit qu'il s'agit soit d'une simple vérification de l’ensemble de ses coordonnées puisque l’expéditeur possède ses principales données d’identification, soit d’une obligation légale. Le professionnel signe en toute confiance et s’engage pour un montant élevé, sur une commande ferme d’insertion dans un annuaire.
Le comptable n’est pas juge de l’opportunité ou de la légalité de la dépense concernant un cadeau payé par l’EPLE ; mais il est juge de sa correcte imputation, et responsable de la présence des pièces justificatives exigées.
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