Les personnels (4) XI - Les collaborateurs du régisseur et du comptable. Deux catégories de collaborateurs interviennent généralement pour le compte du comptable ou du régisseur sans avoir de responsabilité comptable : - un personnel généralement membre de l’intendance, qui intervient quotidiennement sous l’autorité du comptable ou du régisseur : on peut le désigner sous les termes de caissier ou mandataire. - un personnel généralement extérieur au bureau de l’intendance, qui intervient occasionnellement (pour un voyage par exemple) sans avoir la qualité de régisseur : on le désigne sous le terme de mandataire ou détenteur d’avances. XI.1 - Textes. Guide de l’agent comptable et du régisseur d’Aix-Marseille, pages 34 et suivantes. Un document de l’académie de Marseille qui fait le point sur le maniement des deniers publics par les collaborateurs du gestionnaire ou du régisseur. Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 portant règlement général sur la comptabilité publique. Instruction codificatrice n° 05-42-M9-R du 30/09/2005 sur les régies de recettes et d’avances des EPLE. Les avances pour menues dépenses se distinguent des régies d’avance. Elles répondent au mode d’organisation et aux besoins spécifiques des établissements. Pour faciliter la réalisation des opérations ne nécessitant pas la création de régies en raison de leur caractère ponctuel et de leur montant peu important, on peut procéder à titre temporaire ou permanent à des avances pour menues dépenses au comptant qui sont confiées à un tiers (infirmière, chef de travaux, enseignant…), qui est soit un détenteur d’avances, soit un mandataire. XI.2 - Les caissiers, agents de l’intendance. Dans une intendance, et plus particulièrement dans une agence comptable, plusieurs personnels interviennent pour encaisser des recettes ou régler de menues dépenses à la place de l’agent comptable ou du gestionnaire-régisseur. Seul le chef de poste a la qualité de comptable. Les autres agents affectés au poste ne sont, quel que soit leur grade, que des subordonnés du comptable, pour le compte duquel ils opèrent et qui est seul responsable de toutes les opérations faites dans le poste. Idem pour un gestionnaire-régisseur dont les collaborateurs à l’intendance peuvent aussi faire des encaissements. Il est nécessaire que la fiche de poste des différents personnels affectés à l’intendance précise les opérations monétaires qu’ils sont autorisés à faire pour le compte du comptable ou du régisseur. Une procuration peut également être établie ( exemple pour un collaborateur de régisseur). XI.3 - Le mandataire, le détenteur d’avance.. Le «détenteur» ou le « mandataire » agit pour le compte et sous la responsabilité entière du comptable ou du régisseur. L’agent comptable ou le régisseur doit veiller à la régularisation rapide des avances versées, soit par reversement de l’avance, soit par mandatement. XI.3.1 - Le détenteur d’avance. L'avance pour menue dépenses est prévue et autorisée par la circulaire n° 91-132 du 10 juin 1991 modifiée (BO hors série du 28 octobre 1993). Le compte 548 enregistre les avances confiées à titre permanent ou occasionnel à certains agents pour le règlement au comptant des menues dépenses (achats de matériel et de fonctionnement) et dont le faible montant ne justifie pas l’institution d’une régie d’avances. Le montant de ces avances, qui ne peut excéder 300 € est fixé par décision de l'ordonnateur, sur avis favorable de l'agent comptable. Les avances pour menues dépenses constituent un mode de règlement des dépenses confiées à un tiers sous la responsabilité de l'agent comptable. L’agent qui reçoit cette avance doit en justifier l’emploi (par exemple, par la fourniture de tickets de caisse) et remettre les pièces justificatives de dépenses au minimum une fois par mois. Le bordereau des achats au comptant est établi au fur et à mesure et les mandats sont enregistrés au vue du bordereau et des justificatifs (tickets joints au double du bordereau).Enfin l’agent doit restituer la part de l’avance non utilisée à l’agent comptable (ou le cas échéant au régisseur). Cette procédure est dérogatoire sur deux points : dépense avant ordonnancement préalable et dépense non réglée par le comptable public. Elle doit donc être limitée dans la fréquence et les montants. XI.3.2 - Les avances pour menues dépenses. Il est possible d’utiliser la procédure des avances pour menues dépenses (compte 548) relative aux dépenses inférieures à 300 €. Cette procédure consiste à confier une avance à titre permanent ou occasionnel à certains agents pour le règlement au comptant des menues dépenses, leur faible montant ne justifiant pas l’institution d’une régie. Le montant de ces avances, qui ne peut excéder 300 euros, est fixé par décision de l'ordonnateur, sur avis favorable de l'agent comptable. Les avances pour menues dépenses constituent un mode de règlement des dépenses, confiées à un tiers sous la responsabilité de l'agent comptable. XI.3.3 - Le mandataire . L’agent comptable ou le régisseur peut désigner des mandataires pour opérer en leur nom. Une procuration établie sur papier libre définit les pouvoirs confiés au mandataire. A titre d’exemple, le mandataire peut : - collecter la participation des familles pour un voyage ; - collecter les sommes résultantes de la vente d’objet confectionnés ; - encaisser les règlements des clients dans un restaurant d’application. Le mandataire agit sous la responsabilité « personnelle et pécuniaire » de celui qui l’a désigné : l’agent comptable ou le gestionnaire-régisseur. XI.3.4 - Le mandataire du comptable : le fondé de pouvoir : Le fondé de pouvoirs est un agent, généralement de catégorie A, qui assure, sous l'autorité de l'agent comptable, la coordination de l'ensemble des activités de l'agence comptable et garantit la tenue des opérations comptables. Il dispose de trois agents qu'il encadre et d'une délégation générale de signature pour agir au nom de l'agent comptable. Les comptables publics peuvent constituer des mandataires ou fondés de pouvoirs pour opérer en leur nom et sous leur responsabilité (articles 15 et 16 du décret n° 2012-1246du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique). Le mandat résulte d’une procuration écrite qui peut être conférée par simple lettre. La procuration peut être générale ou spéciale à certains actes expressément énoncés ; à titre d’exemple : suppléer l’absence de l’agent comptable, collecter la participation des familles pour un voyage scolaire, pour des objets confectionnés ou pour la cotisation sécurité sociale des étudiants, etc.). Le mandat peut être révoqué à tout moment et il cesse de plein droit par le décès du mandant ou par la sortie de fonctions soit du mandant, soit du mandataire. XI.3.5 - Le mandataire du régisseur : Les régisseurs ont la faculté de désigner, sous leur responsabilité et après autorisation de l'ordonnateur, un mandataire. Les conditions particulières de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines dépenses peuvent justifier que celles-ci soient réalisées par d’autres personnes habilitées qui interviennent en qualité de mandataires pour le compte et sous la responsabilité du régisseur (par exemple, un enseignant pour collecter les participations pour un voyage).En tout état de cause, la délégation est personnelle et ne doit être consentie par le régisseur qu'à un agent présentant les garanties nécessaires. Une procuration établie sur papier libre, définit les pouvoirs confiés au mandataire ; elle est visée par l'agent comptable qui doit veiller à ce que la qualité du mandataire réponde bien à la valeur du service attendu. Les dépenses (voire les recettes) que le mandataire d'un régisseur est ainsi autorisé à payer (ou à encaisser) doivent être expressément déterminées dans la procuration. De même, dans les EPLE non siège d'agence comptable, les recettes que le mandataire d'un régissseur-gestionnaire est autorisé à encaisser sont expressément déterminées dans la procuration. Le régisseur informe le comptable de la désignation d'un mandataire en lui adressant la copie de la procuration ainsi que le spécimen de la signature du mandataire. En haut de cette page vous trouverez des exemples de convention de mandat. Organisation du poste comptable I - L’ organisation du poste comptable. Une étude faite par l’académie d’Aix-Marseille (mai 2011) : La taille des groupements comptables influence l’organisation du poste comptable. Dans un groupement comptable de petite taille, l’agent comptable reste avant tout un gestionnaire-comptable ; la spécificité du métier de gestionnaire l’emporte sur celle d’agent comptable, ce qui est dénoncé par la Cour des Comptes dans ses différents rapports comme contraire au principe de la séparation ordonnateur-comptable. Dans un groupement comptable de taille plus importante, un tel rôle joué par le comptable n’est plus possible : le volume de travail comptable traité augmente, le risque de débet qui en résulte s’accroît ; l’agent comptable doit devenir un véritable comptable. La professionnalisation des différents acteurs du poste comptable s’ensuit, l’organisation du poste comptable également. Le service « Gestion » doit être distinct du service « Comptabilité ». Les tâches confiées aux collaborateurs des deux services doivent bien être séparées (si possible dans l’espace et/ou dans le temps) et retranscrites de façon précise dans un organigramme. II - Convention de groupement comptable. En provenance de l’académie de Rennes, un modèle de convention pour un groupement comptable ; mais un document ancien puisque de 2005. D’autres exemples de conventions sont disponibles dans la page imprimés concernée. Toujours sur le groupement ou regroupement comptable, un autre document récapitulatif très complet de l’académie de Reims de mai 2008. Un exemple de convention (2012). Un modèle plus récent (2017) de l’académie d’Aix-Marseille. III - Diagnostic du poste comptable - Contrôle interne comptable. La page dédiée du site du rectorat de Marseille : m@gistère ; incontournable. Carnet n°47 (2013) : «Le contrôle interne comptable et financier. La maîtrise des risques comptables et financiers». Circulaire n° 2013-189 du 14-10-2013 portant sur la carte comptable et la qualité comptable en EPLE. III.1 - Définition. Le contrôle interne se définit comme « l’ensemble des dispositifs formalisés et permanents choisis par le chef d’établissement et l’agent comptable et mis en œuvre par les responsables de tous niveaux pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités financières et patrimoniales : ces dispositifs sont destinés à fournir une assuranceraisonnable quant à la réalisation de l’objectif de qualité comptable ». L’absence ou l’insuffisance de contrôle interne est fréquemment dénoncée dans les rapports d’audit effectués par les inspecteurs vérificateurs des Finances Publiques. En effet, au niveau de chaque établissement et de chaque agence comptable doit être mis en place un contrôle de ce type. Le contrôle interne fait partie du pilotage de l’établissement ; c’est avant tout une démarche de pilotage inhérente à l’activité de tout encadrement qui est suivie à son niveau par tout agent et qui est indissociable de ses tâches de gestion ; elle est destinée à l’aider au quotidien à maîtriser son activité. Les objectifs de ce contrôle interne sont de prévenir, d’encadrer et de gérer les risques afin d’assurer la protection du patrimoine de l’établissement, la régularité des opérations de la comptabilité, l’optimisation des besoins. Il repose sur une analyse des différentes tâches exercées dans une chaîne d’opérations, qui fait quoi, et sur une analyse des risques, quel risque encourt-on pour telle opération, qui doivent être identifiés et hiérarchisés. En cas de dysfonctionnement, des mesures correctives sont mises en oeuvre pour y remédier. La parution du décret n°2011-775 du 28 juin 2011 confère dorénavant le caractère d'obligation réglementaire à la mise en oeuvre du contrôle interne dans les administrations publiques. Cette dernière notion est plus large que celle de contrôle interne comptable, car elle dépasse le champ des domaines budgétaire, comptable et financier. La relance du contrôle interne comptable au sein des ministères chargés de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur de 2011 est donc une composante de cette politique globale. Elle s'effectue à travers un plan d'action ministériel (PAM) dont certaines actions nécessitent le concours des services académiques et/ou des EPLE. Vous trouverez le dossier de référence sur ce sujet sur l'intranet de la DAF : rubrique contrôle interne comptable. La mise à votre disposition de l'outil de diagnostic ODICé a permis d'initier dès 2007 la démarche du contrôle interne comptable dans les EPLE. Cet outil a toutefois été mis en oeuvre de façon très hétérogène, et, comme beaucoup d'autres, il doit être adapté aux dispositions de l'instruction codificatrice M9.6. III.2 - La qualité comptable. La qualité comptable permet de donner une image fidèle de la situation financière et patrimoniale et porte sur : • la régularité des comptes, c'est-à-dire leur conformité aux règles et procédures en vigueur ; • la sincérité des comptes, c'est-à-dire l'application de bonne foi des règles et procédures en vigueur, afin de traduire la connaissance que les responsables de l'établissement des comptes ont de la réalité et de l'importance relative des évènements enregistrés ; • l'exhaustivité des comptes (les droits et obligations des entités sont enregistrés en totalité, sans contraction entre eux) ; • l'imputation comptable ; • le rattachement à la bonne période comptable et au bon exercice. III.3 - La sécurisation des procédures financières et comptables. La sécurisation des procédures financières et comptables est facilitée par la mise en oeuvre du CICF qui repose sur quelques préceptes : • formalisation d'organigrammes fonctionnels, de fiches de postes et des délégations de signature ; • réalisation de fiches de procédure ; • identification des risques par les audits, les contrôles externes, les contrôles des agents et de l'encadrement ; • diminution des risques par les formations, les instructions et autres directives, les modifications des procédures, la révision de l'organisation et la formalisation des contrôles de supervision ; • justification du contrôle interne par la mise en place de la traçabilité de toute la chaîne CICF depuis l'organigramme fonctionnel jusqu'aux contrôles. (cf. paragraphe 2133 de l'IC M9.6) IV - ODICE 2018. La note DAF du 18 octobre 2017 sur la Maîtrise des Risques Comptables et Financiers (MRCF) et le déploiement de l’Outil de Diagnostic Interne Comptable des EPLE (ODICé) actualisé prévoit un plan sur 3 ans qui doit inciter tous les EPLE à rentrer dans la logique de contrôle interne comptable par étapes. Dans ce cadre, un kit de déploiement de la démarche de maîtrise des risques est mis à disposition. Guide d’auto diagnostic (2017). Un document de présentation de la DAF fait lors de la formation de l’ESEN début 2014 : La maîtrise du risque comptable : le CIC. Les outils d’Odicé : version V2.2 de 2017. Outil composé d’1 fichier compressé contenant 21 questionnaires (format tableur) : 20 questionnaires à destination des ordonnateurs (1 pour l’établissement support et 19 pour les établissements rattachés, 1 questionnaire à destination des agents comptables lié avec les questionnaires ordonnateur. V - Contrôle hiérarchisé (sélectif) des dépenses. Contrôle allégé en partenariat des dépenses. Arrêté du 25 juillet 2013 (modifié) portant application du premier alinéa de l' article 42 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et encadrant le contrôle sélectif de la dépense Publics concernés : les organismes visés à l'article 1er du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Objet : modalités d'élaboration par le comptable public d'un plan de contrôle hiérarchisé des dépenses des organismes précités sur la base duquel il opère les contrôles définis au 2° de l'article 19 et à l'article 20 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012, en adaptant leur intensité, leur périodicité et leur périmètre. Cet arrêté est pris pour l'application du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique dont le premier alinéa de l'article 42 définit le contrôle hiérarchisé des dépenses de l'Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics. À noter que, bien que les textes soient tous parus, il semblerait que les outils actuellement utilisés en EPLE ne permettent pas la mise en oeuvre de ces procédures. Par contre il y a une instruction du 3 avril 2018 ( BOFIP-GCP-18-0012 ) pour les organismes publics nationaux qui peut servir pour mieux appréhender la question. VI - Contrôle allégé en partenariat des dépenses. Arrêté du 11 mai 2011 modifié. Une fiche de la DGFIP de 2018. L'ordonnateur et le comptable peuvent évaluer conjointement l'organisation et les procédures de leurs services en charge du traitement d'une ou plusieurs catégories de dépenses. Leur audit porte sur la fiabilité des procédures d'engagement, de liquidation, de mandatement et de paiement. Il évalue l'efficacité des contrôles opérés à chaque étape de traitement des dépenses. La portée et la méthodologie de cet audit sont définies par une lettre de mission signée par l'ordonnateur et le comptable. Celle-ci définit les dépenses concernées par référence aux rubriques et à leurs subdivisions de la liste des pièces justificatives des dépenses figurant en annexe du code général des collectivités territoriales. VII - Comptes de disponibilité et les dépôts de fonds au Trésor . Arrêté du 24 janvier 2013 portant application des articles 43 à 47, 134, 138, 141, 142, 143, 195 et 197 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et encadrant les comptes de disponibilité et les dépôts de fonds au Trésor. Arrêté du 15 septembre 2014 portant application de l'article 141 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.