A - Les pièces justificatives des dépenses (5) Un article paru dans la revue «Intendance» en 2020 fait le point sur les pièces à joindre aux factures des mandatements ; notamment sur la notion de «contrat» à joindre (contrats, devis, bon de commande…) V - Les pièces justificatives pour les marchés publics. V.1 - Une actualisation du fait de la jurisprudence. C’est dans la rubrique « 4. Commande publique » de l’annexe que les changements apportés par le décret de 2016 sont les plus visibles par rapport à l’ancien texte de 2007. On notera tout d’abord la disparition de la mention de la fiche de recensement des marchés dans la liste des pièces justificatives. Même si cette pièce n’était de fait exigible que pour les marchés au-delà de 90 000 € HT, ce retrait marque bien que le respect des règles posées par le code des marchés relève de l’ordonnateur. Mais clairement cette nouvelle liste est intervenue pour tirer les conséquences de la jurisprudence « Polaincourt » en termes de pièces justificatives, et mettre fin à la relative incohérence qui existait entre les pièces mentionnées pour les MAPA par le décret de 2007 et celles qui découlaient de l’arrêt du Conseil d’Etat du 8 février 2012. Cette jurisprudence Polaincourt ayant fait l’objet de nombreux développements, il est inutile d’y revenir si ce n’est pour rappeler, en résumé, qu’il convient de fournir un contrat écrit ou un document de l’ordonnateur lorsque le code des marchés publics exige que, du fait de son montant, un marché soit passé sous forme écrite. Cela a conduit à la création de deux sous rubriques dans la nomenclature 2016 qui sont étudiées ci-après : - 4123. Dépense justifiée par un marché public à procédure adaptée faisant l'objet d'un écrit, - 4124. Dépense justifiée par un marché public à procédure adaptée ne faisant pas l'objet d'un écrit. V.2 - Les sous-rubriques pour les MAPA. La rubrique « 4.Commande publique » du décret de 2016 mentionnant les pièces justificatives pour les marchés publics concerne 90 % des dépenses communes des EPLE. Avant de détailler les diverses sous-rubriques elle commence par rappeler un certain nombre de principes : - Si les prestations concernent un immeuble, sa localisation géographique est mentionnée sur une des pièces justificatives jointes au mandat - La dépense est présentée sous la seule responsabilité de l'ordonnateur, selon l'une des sous-rubriques décrites dans la présente rubrique n° 4. - Toute pièce référencée dans un document produit au comptable (facture, contrat, CCAG, CCAP…), nécessaire à ses contrôles, doit lui être produite. Si le CCAG a fait l'objet d'une approbation par arrêté, il n'est pas fourni mais seulement référencé. Lorsqu'un contrat doit être produit à l'appui du mandat, il ne l'est qu'à l'appui du premier paiement. - Les mentions devant figurer sur les factures et mémoires sont décrites en annexe C de la présente liste (voir pages précédentes pour ces mentions). Cette rubrique détaille ensuite divers types de dépenses ; nous laisserons de côté celles qui ne concernent qu’exceptionnellement les EPLE pour ne détailler que les plus fréquentes : 40. Dédommagement pour retard de paiement : 401. Paiement des intérêts moratoires et de l'indemnité forfaitaire : Etat liquidatif. En cas du non-respect du délai global de paiement des factures dans les 30 jours de la réception de la pièce ou du service fait ; 20 jours pour les viandes fraiches. A noter que pour la sous-rubrique « 402. Paiement de l'indemnisation complémentaire » on se contentera en EPLE de la décision de l’ordonnateur même si le retard est imputable au comptable. 412. Marchés publics passés selon une procédure adaptée prévue par les articles 28 ou 30 (*) du code des marchés publics : (*) Les articles 28 et 30 du code de 2006 visent les marchés passés selon une procédure adaptée (MAPA). NOTA : ce décret sur les pièces justificatives date du 20 janvier 2016 et fait référence aux articles du code des marchés publics de 2006 qui a été remplacé par le nouveau code de la commande publique. Il conviendra donc d’être attentif, lorsque des articles du code des marchés sont cités par la nomenclature, à se référer à l’ancien texte en attendant une future actualisation. Les caractéristiques formelles d'un marché public faisant l'objet d'un écrit et entrant dans le champ d'application des articles 28 ou 30 du code des marchés publics, figurent au paragraphe A de l'annexe G de la liste. Les mentions suivantes sont nécessaires : 1. Identification des parties contractantes. 2. Référence à la délibération ou à la décision autorisant la personne publique à passer le marché. 3. Définition de l'objet du marché. 4. Prix ou modalités de sa détermination. 5. Conditions de règlement. 4122. Prestations dont le paiement donne lieu à avance, acompte, retenue de garantie, variation de prix ou pénalités : 1. Document écrit encadrant l'avance, l'acompte, la retenue de garantie, la variation de prix ou les pénalités de retard. 2. Mémoire ou facture. Le décret précise que tout versement d'une avance ou d'un acompte, ainsi que tout prélèvement d'une retenue de garantie ou l'application d'une variation de prix ou de pénalités de retard doit faire l'objet d'un écrit qui n'est pas forcément un contrat. On rencontrera des dépenses concernées par cette sous-rubrique notamment dans le cadre des contrats de voyage scolaire où il faudra bien joindre au mandat le contrat prévoyant le versement des acomptes avec la facture. 4123. Dépense justifiée par un marché public à procédure adaptée faisant l'objet d'un écrit : 1. Contrat et, le cas échéant, avenant. 2. Mémoire ou facture. Le décret de janvier 2016 précise que tout contrat mentionné dans une pièce justificative (facture, ...) doit être produit à l'appui du mandat. Lorsqu'un contrat doit être produit, il ne l'est qu'à l'appui du premier paiement. (…). En l'absence de production d'un marché écrit, certificat de l'ordonnateur prenant la responsabilité de l'absence de marché écrit. A noter qu’au sens du décret, la notion de contrat peut s'entendre comme convention signée des parties, devis précisant les conditions financières ou tout autre document écrit constitutif d'un accord de volonté des parties. Actuellement, même si le seuil pour la publicité et mise en concurrence a été porté à 40 000 € HT, le seuil pour respecter la nécessité de passer un écrit pour un marché reste fixé à la somme de 25 000 € HT. Toute facture présentée au comptable pour paiement au-delà de ce montant doit donc être accompagnée d’un écrit contractualisant le marché : document de MAPA avec acte d’engagement, convention, bon de commande, devis, contrat « classique », etc… qui respecte les critères de l’annexe G ci-dessus précisés. Ce document écrit doit être communiqué au comptable en même temps que la facture concernée jointe au mandat ; et ce que la facture fasse ou non mention d’un contrat, puisque par application du code des marchés une prestation d’un montant supérieur à 25 000 € HT est nécessairement fixée par un « contrat » écrit et relève donc de cette rubrique 4123 de la nomenclature de 2016. Si l’ordonnateur n’est pas en mesure de fournir un tel document, par exemple parce qu’il a passé une commande orale, le comptable doit suspendre le paiement et demander au chef d’établissement de justifier l’incohérence des pièces justificatives produites due à l’absence de contrat au sens large du terme. Cette justification peut prendre la forme d’un certificat administratif selon les termes du Conseil d’Etat dans l’arrêt Polaincourt : « dès lors que l’ordonnateur a produit, en réponse à cette demande, un certificat administratif par lequel il déclare avoir passé un contrat oral et prend la responsabilité de l’absence de contrat écrit, il appartient au comptable, qui n’a pas à se faire juge de la légalité de la passation du marché en cause, de payer la dépense ». A noter qu’un devis ou un bon de commande non signés ne sont pas des PJ valant contrat lorsque celui-ci est exigé. 4124. Dépense justifiée par un marché public à procédure adaptée ne faisant pas l'objet d'un écrit : Mémoire ou facture. Le représentant du pouvoir adjudicateur est seul responsable de la computation des seuils prévus par le code des marchés publics, notamment au regard du caractère de similitude et d'homogénéité des prestations ou, s'agissant des travaux, de l'ensemble des dépenses concourant à une même opération. Le comptable n’a pas à s’assurer de l’imputation correcte des dépenses dans les lignes de la nomenclature des marchés publics adoptée par l’établissement qui relève de la seule responsabilité de l’ordonnateur. Il n’a donc heureusement pas à additionner les différentes factures pour des dépenses paraissant homogènes ou constituant une même opération pour déterminer si le seuil actuel de 25 000 € HT pour un marché écrit est atteint ou non. Jurisprudence de la Cour des Comptes : CC, 18 oct 2018, Symoresco ; le comptable n’a pas à vérifier le dépassement du seuil si « aucune facture prise individuellement » ne le dépasse, même si plusieurs factures émanant du même fournisseur et concernant les mêmes prestations lui sont produites le même jour. Cela va dans le sens notamment de l'instruction n° 12-011-M0 du 30 mai 2012 destinée à expliquer la jurisprudence « Polaincourt » du Conseil d’État qui apporte des éléments utiles pour le comptable. Cette instruction indique bien qu’il faut distinguer le contrôle de la validité d'une créance et le contrôle de sa légalité. Le premier relève des missions du comptable public, mais pas le second ; et un comptable public ne peut subordonner ses actes de paiement à une appréciation de la légalité interne des pièces justificatives qui lui sont produites. Le comptable n’a par conséquent en aucune façon à vérifier le respect par l’ordonnateur des procédures de passation des marchés publics. Outre ses contrôles habituels (exacte imputation budgétaire et comptable de la dépense, disponibilité des crédits, …) son contrôle au niveau des marchés publics concerne la présence indispensable des pièces comptables listées par la nomenclature des pièces justificatives du décret de janvier 2016. Avec la jurisprudence « Polaincourt » le juge n’a d’ailleurs aucunement remis en question ce principe de non contrôle du comptable sur le respect des règles du code des marchés publics par l’ordonnateur puisqu’il a admis qu’un certificat administratif en place d’un document de marché exonérait le comptable et faisait endosser par l’ordonnateur la responsabilité du paiement. V.3 - La question posée par ces rubriques. Venons-en maintenant au point qui peut valablement interroger le comptable : en-dessous du seuil exigeant un écrit (25 000€ HT) une facture mentionnant expressément un contrat, un devis ou un bon de commande comme référence doit elle être accompagnée de ce document ? La question est importante en termes de responsabilité pour le comptable. Mettre le contrat c’est s’imposer un contrôle supplémentaire avec les risques d’une non-conformité qui peut être relevée par le juge ; notamment lorsque cet écrit est un devis ou un bon de commande qui n’est pas toujours identique aux fournitures ou prestations facturées. Ne pas le mettre c’est risquer de se le voir reprocher ultérieurement par le juge des comptes. Lorsqu’un contrat « classique » est mentionné sur une facture il doit donc être obligatoirement joint ; mais qu’en est-il lorsque la facture fait référence à un devis ou même à un simple bon de commande ? On peut déjà préciser qu’un devis accepté par l’ordonnateur, et clair quant à la nature et l’objet de la dépense, est un contrat (CC « TPG du Gard », 28 juin 2013). De même, un bon de commande qui mentionne l'identification des parties contractantes, la définition de l'objet du marché, le prix ou les modalités de sa détermination, les conditions de règlement et qui est accepté par le fournisseur a valeur de contrat. On se retrouve donc dans le cas de la rubrique 4123 du décret de 2016 indiquée ci- dessus. En 2019 à la diffusion de l'information suivante est venue préciser les choses : « suite à des observations émises par les auditeurs des Finances Publiques lors d'audits dans les EPLE, la DAF A3 du Ministère de l’Éducation Nationale rappelle le point suivant : " On rappellera que le bon de commande est requis en tant que pièces justificatives du mandat : - pour les accords cadre qui donnent lieu à l'émission de bon de commande - § 41312.Autres pièces générales du décret 2016-33 du 20 janvier 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales, des établissements publics locaux et des établissements publics de santé - pour les autres marchés lorsque le montant est égal ou supérieur à 25 000 euros H.T ou lorsque la référence au bon de commande est indiquée sur la facture - § 4 du décret précité - remarque 3 "Toute pièce référencée dans un document produit au comptable (facture, contrat, CCAG, CCAP...), nécessaire à ses contrôles, doit lui être produite ». Concernant les accords cadre, la rubrique 41312 citée ci-dessus précise trois cas pour les marchés à bons de commande où le bon de commande doit être joint : « - le cas échéant, le bon de commande complétant les dispositions financières du marché relatives aux délais d'exécution ; - le cas échéant le bon de commande complétant les dispositions financières du marché relatives aux primes, aux pénalités, uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées ; - lorsque la date d'exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché, le(s) bon(s) de commande correspondant(s) ». Outre ces cas, en application des autres rubriques du décret de 2016 on peut déduire également que ce bon de commande doit être joint lorsque l’accord cadre donne lieu à des marchés subséquents (7) pour des prestations et des modalités, notamment financières, non définies précisément dans les documents de l’accord cadre (exemple : accord cadre pour transport en commun dans le cadre de sorties, accord cadre multi attributaire, etc…). On notera également que l’article R 2162-13 du Code de la commande publique précise que « les bons de commande sont des documents écrits adressés aux titulaires de l’accord-cadre qui précisent celles des prestations, décrites dans l’accord-cadre, dont l’exécution est demandée et en déterminent la quantité ». Concernant le cas où la référence au bon de commande est indiquée sur la facture, cette mention, qui indique que toute pièce mentionnée notamment sur une facture doit être communiquée au comptable, figure en préambule de la rubrique 4 du décret décrivant les pièces justificatives pour les dépenses de la commande publique. Elle présente donc un caractère général et s’applique à tous les marchés, quel que soit leur montant. La jurisprudence de la Cour de comptes vient confirmer cette position des auditeurs des Finances. Ainsi dans l’arrêt « Receveur régional des douanes d’Ile de France » du 23 novembre 2018 (5) la Cour a jugé que «… si le montant de la prestation facturée était inférieur au seuil prévu… du code des marchés, il n’était pas juridiquement nécessaire qu’un contrat écrit soit établit et produit à l’appui du paiement, dès lors qu’il résultait des mentions inscrites sur la facture que la prestation facturée avait été exécuté en application d’un devis et d’un bon de commande, ces pièces auraient dû être produites à l’appui du paiement dans la mesure où elles avaient, par leur réunion, la valeur juridique d’un contrat ; qu’en procédant au paiement sans disposer des pièces valant contrat, le comptable a manqué à ses obligations en matière de contrôle de la validité de la créance… ». On peut aussi noter que la Cour précise que le regroupement des débets et des sommes non rémissibles est une simple faculté ouverte au juge ; et dans un arrêt elle considère qu’il ne s’agissait pas d’un manquement unique parce que des marchés distincts étaient en cause. On peut donc en déduire que lorsqu’une facture fait référence non seulement à un contrat mais aussi à un devis ou à un bon de commande ils doivent accompagner la facture présentée dans le mandatement (on note qu’en l’état actuel de la jurisprudence, les bons de livraison mentionnés sur une facture ne sont pas des pièces justificatives demandées par le juge des comptes). Cette exigence de communication ne va pas sans poser un certain nombre de questions et de dangers pour le comptable dans la mesure où il est fréquent de constater des différences notables entre le bon de commande ou le devis et la facture finale. C’est le cas lorsque le bon de commande n’a pas été suffisamment précis sur les fournitures, le conditionnement, le prix, que des articles ont été demandés ultérieurement en complément ou que la facture mentionne des frais de livraisons ou de facturation omis sur le bon ; idem pour un devis ayant fait l’objet de demande de modification ultérieures par téléphone ou courriel. Le comptable peut donc facilement se trouver en présence de pièces justificatives présentant des incohérences entre elles. Or, il est de jurisprudence constante que devant l’incertitude et la contradiction des pièces jointes au mandat, le comptable doit en suspendre la prise en charge. C’est ce que précise l’ instruction BOFIP-GCP-16-0008 du 28 avril 2016 « même si l'incohérence entre pièces justificatives n'est pas directement une cause de suspension de paiement de la dépense, cette situation doit conduire le comptable à suspendre le paiement de la dépense car le juge rattache cette contradiction à l’une des causes de suspension visées aux articles 19, 20 et 38 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012. À titre liminaire, il convient d’observer que l’examen de la cohérence des pièces justificatives doit être réalisé à partir de l’ensemble des éléments dont dispose le comptable. Le Conseil d’État a indirectement dégagé ce principe dans sa décision Kammerer du 8 décembre 2000 puis l’a clairement confirmé en 2004, en considérant que «le contrôle de la validité de la créance par les comptables, prévu par l’article 13 du décret du 29 décembre1962, doit s’effectuer au regard de l’ensemble des éléments de droit ou de fait dont ils disposent, sans qu’il y ait lieu de distinguer selon que ces éléments leur aient été communiqués par les ordonnateurs à titre obligatoire ou facultatif» (Conseil d'État, 28 juillet 2004, ministre de l’Économie contre M. DAVIAU, req. N° 244405) ». Souvent le comptable se trouvera donc devant un dilemme : ne pas demander communication des bons de commande et devis figurant sur la facture ou se trouver en présence de pièces contradictoires ; dans les deux cas sa responsabilité peut être engagée par le juge des comptes. Il convient donc d’être attentif à la bonne et complète rédaction des bons de commande. Il est nécessaire d’assurer la sécurité juridique des commandes en apportant un soin particulier à la rédaction et à la forme des documents, et de revoir certaines pratiques en la matière. De même il faudra vérifier que bons de commande et devis sont bien signés par des personnes habilitées à le faire : ordonnateur ou délégataire uniquement. Il est aussi utile de rappeler que le juge demande que les pièces soient présentes lors du paiement et non communiquées au comptable ou au juge ultérieurement. On ne peut que conseiller au comptable de demander à l’ordonnateur de justifier par un certificat administratif les éventuelles incohérences entre les pièces produites ou d’attester que le bon ou devis mentionné a fait l’objet d’une commande orale et non d’un document écrit. V.4 - Les sous-rubriques pour les marchés formalisés. 413. Marchés publics passés selon une procédure formalisée prévue par l'article 26 (*) du code des marchés publics : (*) L’article 26 du code des marchés 2006 concernent les marchés et accords-cadres passés selon une procédure formalisée. Cet article n’est plus utilisée suite à la réforme des textes des marchés publics ; mais la rubrique reste valable pour les marchés formalisés (marchés > à 214000 € HT en 2020). Les pièces constitutives d'un marché sont définies par les articles 11, 12 et 13 de l’ancien code des marchés publics. Les caractéristiques formelles d'un marché public passé selon une procédure formalisée prévue par l'article 26 de l’ancien code des marchés publics sont décrites au B de l'annexe G. Les pièces constitutives d'un tel marché comportent obligatoirement : 1. L'identification des parties contractantes ; 2. La référence à la délibération ou à la décision autorisant la personne publique à passer le marché ; 3. La définition de l'objet du marché ; 4. La référence à (aux) article(s) du code des marchés publics ou de l'ordonnance de 2005 ou de son décret d'application en application duquel (desquels) le marché est passé ; 5. L'énumération des pièces du marché (avec ordre de priorité) ; 6. Le prix ou les modalités de sa détermination ; 7. La durée d'exécution du marché ou les dates prévisionnelles de début d'exécution et d'achèvement ; 8. Les conditions de réception, de livraison ou d'admission des prestations ; 9. Les conditions de règlement ; 10. Les conditions de résiliation ; 11. La date de notification du marché ; 12. Le comptable assignataire. 4131. Pièces générales : 41311. Pièces à fournir lors du premier paiement : 1. Pièces constitutives initiales du marché, à l'exclusion du cahier des clauses techniques générales, du cahier des clauses techniques particulières et du cahier des clauses administratives générales lorsque le marché se réfère à l'un des cahiers des clauses administratives ayant fait l'objet d'une approbation par arrêté (les cahiers des clauses administratives générales qui n'ont pas fait l'objet d'une approbation par arrêté sont produits à l'appui du premier mandatement du marché qui s'y réfère). 2. Le cas échéant, liste des prix ou des tarifs ou des barèmes applicables. 3. S'il y a lieu, copie de l'engagement de la ou des garantie(s) à première demande ou des caution(s) personnelle(s) ou solidaire(s). 41312. Autres pièces générales, le cas échéant : 1. Avenant, acte spécial, ordre de service, ayant des incidences financières. 2. Pour les marchés de fournitures et de services : En cas de dépassement du montant contractuel prévu au marché, avenant ou, si le marché en prévoit la possibilité, décision de poursuivre. (…) 5. En cas de marchés à bons de commande : - le cas échéant, le bon de commande complétant les dispositions financières du marché relatives aux délais d'exécution ; - le cas échéant le bon de commande complétant les dispositions financières du marché relatives aux primes, aux pénalités, uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées ; - lorsque la date d'exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché, le(s) bon(s) de commande correspondant(s). 4132. Pièces particulières 41321. En cas de reconduction expresse Décision de reconduction. V.5 – Accord-cadre. 414. Marchés passés sur le fondement d'un accord-cadre : 1. Accord-cadre visé par l'article 76 (*)du code des marchés publics. 2. Marché passé sur le fondement de l'accord-cadre : pièces énumérées aux rubriques 412 (marchés publics passés selon une procédure adaptée) et 413 (marchés publics passés selon une procédure formalisée) selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. (*) L’accord-cadre permet de présélectionner un ou plusieurs opérateurs économiques en vue de conclure un contrat établissant tout ou partie des règles relatives aux commandes à passer au cours d’une période donnée. Actuellement ils sont définis par l’article L 2125-1 du Code de la Commande publique. Les caractéristiques formelles d'un accord-cadre sont précisées au point C de l'annexe G du décret de 2016; et les spécificités des marchés passés sur le fondement d'un tel accord, au point D. V.6 - Paiements à des tiers substitués au créancier initial. La rubrique 4171. Paiement des créances afférentes à une cession ou à un nantissement de créances détaille les pièces nécessaires pour le paiement des créances afférentes à une cession ou à un nantissement de créances Le nantissement est le contrat par lequel un fournisseur d’un EPLE donne en gage la créance qui résultera de l’exécution du marché à un établissement bancaire qui lui garantira le financement de son activité ; le fournisseur peut aussi directement lui céder sa créance. Le titulaire du marché et tout sous-traitant qui bénéficie du paiement direct peuvent choisir de céder ou de nantir à des établissements de crédit ou à une autre entreprise leur créance, dans les conditions prévues aux articles 106 à 110 du code 2006 des marchés publics reprises désormais aux articles 127 à 131 du décret du 25 mars 2016. A cette fin, l’ordonnateur remet à sa demande au titulaire du marché soit une copie de l’original du marché, de l’avenant ou du document correspondant, soit un certificat de cessibilité conforme à un modèle défini par l’arrêté du 28 août 2006 relatif au certificat de cessibilité des créances issues de marchés publics. Le titulaire du marché remet cet exemplaire unique ou ce certificat de cessibilité à son cessionnaire (ou au bénéficiaire du nantissement). Ce dernier notifie la cession au comptable assignataire de l’EPLE et lui fait parvenir l’exemplaire unique ou le certificat de cessibilité. La notification d’une cession consentie à une banque, issue de la loi n° 81-1 du 2 janvier 1981 modifiée, dite « loi Dailly », dont les dispositions sont reprises dans le code monétaire et financier, doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine. En revanche, la notification d’une cession de droit commun donne lieu à signification par acte d’huissier. La notification ou la signification doit impérativement être faite auprès du comptable de l’EPLE chargé du paiement qui est seul habilité à la recevoir. Ce dernier doit procéder à la vérification que l’acte comporte bien toutes les mentions obligatoires. Il est conseillé pour le traitement de cette procédure relativement complexe de se référer à la rubrique 2.3.6.5.9.1 de la M9-6. Mais cette procédure est peu fréquente en EPLE où l’on rencontre plus surtout la technique de la cession à un factor. La rubrique 4173. Paiement à un factor détaille deux procédés : 41731. Dans le cadre d'une cession : Il s’agit de l’affacturage par cession de créance dite « loi Dailly » pour lequel le comptable doit disposer de l’exemplaire unique ou du certificat de cessibilité. Les mentions portées sur la facture qui valent notification de l’affacturage par cession sont précisées par le paragraphe B de l’annexe F de la nomenclature : B. - Mention concernant l'affacturage dans le cadre d'une cession ou d'un nantissement Les comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les mandats émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes : « La créance relative à la présente facture a été cédée à … (indication du cessionnaire) dans le cadre des articles L.313-23 à L.313-25 du code monétaire et financier. Le paiement doit être effectué par chèque, traite, billets, etc…, établi à l'ordre de (nom de la société d'affacturage ou de son mandataire)… et adressé à … ou par virement au compte n°… chez… » Par ailleurs le comptable doit avoir les pièces justificatives suivantes : - Pièces énumérées aux rubriques 412 et 413 (ci-dessus) selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. - Dans le cadre d'un marché public faisant l'objet d'un contrat écrit, exemplaire unique du marché, de l'avenant, de l'acte spécial ou de tout document écrit visé à la rubrique 4511, revêtu d'une mention signée par l'autorité compétente pour passer le marché indiquant que cette pièce est délivrée en unique exemplaire en vue de la cession (ou du nantissement) des créances résultant du marché, ou Certificat de cessibilité. - Le cas échéant, attestation de l'établissement de crédit établissant que la cession (ou le nantissement) ne fait pas obstacle au paiement direct de la partie sous-traitée ou a été réduit(e) de manière à réaliser cette condition. 41732. Dans le cadre d'une subrogation : Le plus souvent les EPLE sont confrontés à la technique plus simple de l’affacturage par subrogation par lequel une entreprise transfère une créance à un factor. Cette cession est notifiée par l'inscription d'une mention sur la facture transmise à l’établissement. Elle n’est donc pas « notifiée » au comptable assignataire et l’exemplaire unique n’a pas à lui être transmis. 1. Pièces énumérées aux rubriques 412 et 413 (voir ci-dessus) selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. 2. Mention subrogative réglementaire portée sur la demande de paiement (mémoire, facture, situation de travaux…) dans les conditions fixées au paragraphe A de l'annexe F du présent décret. 3. En cas de pluralité d'oppositions, quittance subrogative datée. La mention devant figurer sur la facture est indiquée par le paragraphe A de l’annexe F de la nomenclature : A. - Mention concernant l'affacturage dans le cadre d'une subrogation Les comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les mandats émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes : « Règlement à l'ordre de (indication de la société de factoring) à lui adresser directement (adresse, numéro de téléphone, numéro du compte courant bancaire ou postal). Elle le reçoit par subrogation dans le cadre du contrat de factoring. Elle devra être avisée de toute demande de renseignements ou réclamations. » V.7 - Autres. 4162. Groupement de commandes de plusieurs organismes : 41621. Pièces à fournir dans tous les cas : Convention constitutive du groupement. 416221. Cas où chaque membre du groupement exécute sa propre partie : Pièces énumérées aux rubriques 412 et 413 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. Dans le cadre d’un groupement d’achat comportant plusieurs EPLE qui exécutent chacun leurs commandes (groupement d’achat pour les denrées alimentaires par exemple), la convention constitutive sera donc une pièce à rajouter à celles prévues pour les marchés passés en « autonomie ». 41633. Paiement à l'Union des Groupement d'Achat Public (UGAP) : 1. Le cas échéant, convention. 2. Facture ou mémoire. 4182. Paiement dans le cadre d'une transaction : 1. Acte autorisant la transaction. 2. Transaction. 3. Si la transaction met fin au marché, pièces justificatives prévues à la sous-rubrique 41325 (sauf si la transaction intègre les opérations de solde du marché). 41922. Crédit-bail mobilier : 4192211. Premier paiement : 1. Marché. 2. Décompte. 4192212. Autres paiements : Décompte. 419224. Prolongation du marché de crédit-bai l : Avenant. 419225. Réalisation de la promesse de vente : 1. Décision de l'assemblée délibérante autorisant la levée de l'option. 2. Décompte portant mention des paiements effectués et de la valeur résiduelle fixée par référence au marché. 4193. Marchés publics d'assurances : 41931. Première prime : 1. Copie du marché d'assurances. 2. Avis de paiement de l'assureur. 41932. Autres primes : Avis de paiement de l'assureur. 41933. Modification des clauses du marché : 1. Si la modification résulte de dispositions légales, décompte de révision. 2. Si la modification résulte de la volonté des contractants, copie du marché d'assurances modifié ou avenant et avis de paiement. Voir page suivante les PJ pour les ordres de recette...

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