Les recettes (4) VII - Crédits g lobalisés . VII.1 - Gestion budgétaire des crédits globalisés. Les académies attribuent aux EPLE une grande partie des crédits d'Etat sous la forme de subventions globalisées, correspondant aux programmes suivants : Programme 141 : enseignement public du second degré Programme 230 : vie de l’élève Programme 214 : soutien de la politique de l’Education nationale Leur répartition doit être arrêtée par le conseil d'administration, soit dans le budget initial, soit par une décision budgétaire modificative soumise au vote du conseil (DBM 3) qui vient modifier en cours d’exercice la prévision budgétaire. En effet, en réponse à la question d’une DAF académique, le bureau conseil aux EPLE du ministère à répondu que si les ouvertures de crédits au budget initial correspondent à la réalité des montants attribués, il n'est pas nécessaire de procéder à une nouvelle ventilation par une DM pour vote qui ne changerait pas les ouvertures initiales ; le projet de budget adopté est alors suffisant. Si les crédits délégués par la suite nécessitaient une modification des ouvertures ou si leur montant n'était pas connu lors de la préparation budgétaire, il conviendrait alors de ventiler ces crédits par DM soumise au vote du CA. Le budget d'un EPLE est un acte de prévision, qui doit retracer toutes les dépenses prévisibles, y compris celles qui seront financées sur des ressources spécifiques. Vous pouvez donc au budget procéder à des ouvertures de crédits dans le domaine des dépenses obligatoires qui pourront toujours être modifiées en cours d’exercice lors de l'attribution des enveloppes globalisées. Une note ministérielle du 25/06/07 rappelle ce principe de sincérité budgétaire d'une part et d'autonomie financière de l'EPLE d'autre part. En comptabilité budgétaire, ces subventions sont gérées au sein des différents services prévus par la nomenclature actuellement en vigueur. Elles constituent toujours des ressources spécifiques, dont l'utilisation doit être conforme à la destination des programmes précités. En conséquence, le titre de recette, qui constate le droit de l'établissement à la percevoir, ne peut être émis qu'à concurrence du montant des dépenses constatées et non du montant notifié. Il convient de comptabiliser les subventions globalisées, au fur et à mesure de l'utilisation des crédits, au compte 7411 (1311 pour les subventions qui financeraient l'achat de biens immobilisés). VII.2 - Gestion comptable des crédits globalisés. En comptabilité générale, il convient d'enregistrer les dotations globalisées encaissées, de même que les reliquats non employés d'exercices antérieurs, dans trois subdivisions du compte 4411 créées par la M9-6 : 441 - Etat et autres collectivités publiques - Subventions à recevoir ou reçues 4411 - Subventions de l’Etat 44113 - Subventions programme 141, enseignement scolaire du second degré 44114 - Subventions programme 214, soutien de la politique de l’éducation nationale 44116 - Subventions programme 230, vie de l’élève Ces comptes devront eux-mêmes être subdivisées en fonction de l’affectation à l’intérieur de chaque programme. Exemple de nomenclature (on peut choisir un autre type de subdivisions) : 44113 - Subventions programme 141, enseignement scolaire du second degré 441131: manuels scolaires 441132: droits d’auteur et de reproduction 441133 : carnets de correspondance 441134 : actions pédagogiques diverses etc… 44116 - Subventions programme 230, vie de l’élève 441161 : fonds de vie lycéenne 441162 : crédits d’animation 441163 : fonds sociaux etc… 44114 - Subventions programme 214, soutien de la politique de l’éducation nationale 441141 : examens etc… A noter que lorsque la subvention est accordée sans condition, la recette est enregistrée à la date de l’acte attributif pour son montant total , lorsque la subvention est accordée sous condition de réalisation de dépenses, la recette est comptabilisée au moment de la réalisation des dépenses à hauteur des dites dépenses réalisées au débit des subdivisions 4411 à 4418 et au crédit du compte de subvention concerné (13xx pour une subvention d’investissement ; 74xx pour une subvention de fonctionnement). Lors de l’encaissement de la subvention, le compte 441 est soldé par un compte de trésorerie. Si le droit n’est pas acquis à l’établissement, la subvention est encaissée au crédit d’une subdivision du compte d’avance 4419 - avances sur subventions. 441913 - Subventions programme 141, enseignement scolaire du second degré 441914 - Subventions programme 214, soutien de la politique de l’éducation nationale 441916 - Subventions programme 230, vie de l’élève Ces comptes étant eux-mêmes subdivisés en parallèle avec les 4411. exemple : 4419131 : manuels scolaires ; 4419132 : droits de reproduction… Ainsi, par exemple, pour les manuels scolaires, une fois affectée, la partie des crédits globalisés correspondante est inscrite au crédit du 441913. Les OR correspondants aux dépenses réalisées sont pris au débit du 441131. Si les crédits sont ouverts au 441913, une écriture manuelle sera ensuite passée du montant de l’OR : D/441913- C/441131 ; le solde du 441913 représentant le reliquat disponible. Les reliquats éventuels des crédits globalisés affectés figurant au crédit des subdivisions du 4411 en fin d’exercice sont repris en bilan d’entrée aux mêmes subdivisions qu’en bilan de sortie. Ces reliquats restent affectés jusqu’à une éventuelle décision du conseil d’administration modifiant leur affectation toujours au sein du même programme (sauf disposition contraire de l’autorité rectorale). Cela a été précisé par le bureau conseil aux EPLE du ministère qui indique : « l orsque les crédits ont été spécialisés par une décision du CA, ils conserveront leur spécialité jusqu'à ce qu'une DBM intervienne ». VIII - Fonds de vie lycéenne. VIII.1 - Généralités. La circulaire n°2001-184 du 26-09-2001 précise les finalités et modalités de gestion de ce fonds de vie lycéenne alimenté par les crédits globalisés inscrits au BOP 230 « vie de l’élève ». Composition et fonctionnement des instances de la vie lycéenne : circulaire n° 2016-140 du 20-9-2016. Pour favoriser la mise en œuvre des propositions du conseil de la vie lycéenne, il existe un « fonds de vie lycéenne » qui dispose de crédits destinés à favoriser l’initiative des lycéens en tant que porteurs ou acteurs d’initiatives concrètes en matière de : - formation des élus lycéens - information et communication - fournitures et équipements pour la vie lycéenne - prévention des comportements à risques ou de conduites addictives - animations culturelles ou éducatives. Les actions d’animation sont des actions de type culturel, sportif, professionnel etc. assurées sous forme de conférences ou d’ateliers par des intervenants extérieurs (entreprises, associations, etc.). En 1991 il y avait une distinction entre les crédits de la vie lycéenne (retracés au chapitre N1) et les crédits d’animation (retracés au chapitre N2). Depuis la réforme RCBC ces crédits sont regroupés dans le service VE. On peut donc considérer comme obsoléte la note DLC 11/DFG 3 n° 1772 du 9 janvier 1991 (introuvable par ailleurs) et ne plus opérer de distinction comptable et budgétaire entre la vie lycéenne et l’animation lycéenne. VIII.2 - Modalités d'utilisation. La circulaire de référence est ancienne (2001), et il est donc nécessaire de l’extrapoler pour tenir compte de l’évolution des textes et des procédures. On peut ainsi estimer que le chef d'établissement doit informer les élèves du conseil de la vie lycéenne de l'établissement du montant annuel perçu au titre des crédits globalisés et de la proposition de répartition faite au CA pour le fonds de vie lycéenne, puisque le CVL se réunit avant la séance du CA qui aura à traiter cette question. Le CVL sera également informé en ce qui concerne d'éventuels reports de crédits des exercices précédents (compte 441.9161). Il lui sera aussi rendu compte de la gestion de ces crédits du FVL sur l'exercice antérieur ; par exemple lors de la réunion du CVL précédant la présentation du compte financier au CA. Le CVL formule des propositions sur l'utilisation de ce fonds, après examen le cas échéant des projets d'actions présentés par les lycéens. La circulaire de 2001 indiquait que « le chef d'établissement, en sa qualité d'ordonnateur, transmet ensuite ces propositions, à l'appui des mandats, à l'agent comptable qui procédera au paiement des dépenses correspondantes ». Si on suit cette formulation ambigüe, cela ferait du PV des réunions du CVL une pièce justificative pour les mandats effectués au service VE sur ces crédits ; alors même qu’il s’agit de propositions que le chef d’établissement n’est aucunement obligé de retenir. Les dépenses financées par les crédits du fonds de vie lycéenne relèvent, sauf rares exceptions, de la rubrique 412 de l’annexe du décret n°2016-33 du 20-1-2016 concernant les factures dans le cadre de marchés publics. Elles sont engagées par l’ordonnateur qui a délégation du CA ; et non par le CVL qui peut juste émettre une proposition d’utilisation qui ne lie pas l’ordonnateur, et ne dispose pas du pouvoir d’utilisation des crédits du FVL ni d’un droit de véto en la matière. On peut donc considérer que ces propositions qui peuvent apparaître dans les PV des réunions du CVL ne sont pas des pièces justificatives ni en matière de dépenses, ni en matière de recettes. VIII.3 - Modalités de gestion comptable. Les crédits disponibles du fonds de la vie lycéenne une fois affectés figureront en comptabilité à une subdivision du compte 441.916 - Subventions programme 230, vie de l’élève, au compte 441.9161 - Fonds de la vie lycéenne. Les ordres de recette émis à hauteur des dépenses effectuées feront l’objet d’une écriture au crédit du compte 7411 - Subventions ministère de l'éducation nationale par le débit d’une subdivision du compte 441.16 (441.161). Une écriture manuelle D/ 441.916 – C/ 441.161 finalisera l’opération. Ce fonds sera géré en compta budgétaire au sein du service VE – Vie de l’élève, avec le code activité 16FVL - Fonds de la vie lycéenne. IX - Fonds sociaux. IX.1 - Généralités. Circulaire n° 2017-122 du 22-8-2017. Circulaire du 21 juin 2022 sur les mesures complémentaires à la circulaire n° 2017-122 du 22 août 2017. Un article (2017) qui fait le point sur la règlementation. Un document de l’académie d’Aix-Marseille (2018). La circulaire n° 2017-122 du 22-8-2017 est venue repréciser la finalité des fonds sociaux et leurs priorités d'utilisation, ainsi que leurs modalités de gestion ; elle a abrogé les textes précédents. L'objet des fonds sociaux est de répondre aux besoins élémentaires et essentiels de l'élève pour assurer une scolarité sereine et sans rupture. Ils sont destinés à faire face à des situations difficiles ponctuelles pour couvrir différents frais liés à la scolarité et tout particulièrement la demi-pension. Aprés avoir précisé la gestion des fonds sociaux en mode Opale, la circulaire du21 juin 2022 introduit une nouveauté qui peut surprendre et interroger : la possibilité d'utiliser les crédits de fonds sociaux en faveur d'élèves relevant de l'enseignement du premier degré. Certes dans un cadre particulier mais quand même, cela créé un précédent qui pourait annoncer d'autres interactions entre les écoles et les EPLE. Plus surprenant encore l'annexe précise que l'aide versée aux élèves du primaire pourra être financée sur fonds propres. IX.2 - Fonds social cantine. Pour le Fonds social cantine (FSC) le chef d'établissement doit prendre l'avis du conseil d'administration sur les critères et modalités à retenir pour l'attribution de l'aide. Toute modification des critères et modalités devant faire l'objet d'un nouvel avis du conseil d'administration. Cela donne lieu à un acte du CA qui devra être joint au premier mandat attribuant du FSC ; cela a été rappelé par le juge des comptes qui a sanctionné des comptables pour absence de cette PJ. Pour le reste, pour déterminer les bénéficiaires et le montant de l'aide, le chef d'établissement s'appuie sur l'avis des membres de la communauté éducative, notamment l'assistant de service social, le conseiller principal d'éducation, l'infirmière et l'adjoint gestionnaire. Il peut en outre faire appel aux délégués des élèves et avoir recours aux compétences des assistants de services sociaux municipaux et départementaux, dans une action d'accompagnement social global concertée avec le service social en faveur des élèves. Contrairement aux fonds sociaux collégien et lycéen, on parle bien d’avis individuels et non d’une commission constituée, même si rien ne l’interdit. La circulaire indique bien que c’est le chef d’établissement qui attribue seul les aides du fonds social cantine en se basant sur les avis du conseil d’administration pour les critères et les avis des membres de la communauté éducative pour les bénéficiaires. Cette attribution donnant lieu à un acte du CE qui sera produit à l’appui du mandatement. A noter ces précisions de la circulaire : - « Le montant de l'aide accordée vient en déduction du tarif dû par la famille en règlement des frais de restauration. Exceptionnellement et à titre temporaire, la gratuité des repas pourra être accordée ». Il faut donc en principe laisser un reste à charge à la famille qui peut cependant être pris sur les autres fonds sociaux. - « l'attribution de ce fonds social est notifiée au responsable de l'élève. Cette aide ne peut en aucun cas être versée directement à la famille ». Il en va différemment pour les autres fonds sociaux. - « Le fonds social pour les cantines ne peut être utilisé que pour la restauration scolaire et exclusivement en couverture des frais de restauration dus par les familles à l'établissement. Les fonds sociaux collégiens et lycéens peuvent compléter les crédits du fonds ». Le FSC ne peut donc servir pour les frais d’internat qui ne sont pas des frais de restauration mais des frais d’hébergement. La circulaire rappelle que les crédits du fonds social de restauration scolaire relèvent de ressources soumises à condition d'emploi, sous le code activité 16FSC, inscrites au compte 44116 - subventions BOP 230. Les aides accordées aux familles font l'objet de mandats pour ordre émis par l'ordonnateur au compte 6576 : aide sociale en faveur des élèves et d’ordres de recette du montant de l'aide apportée au compte 7411 - subventions Ministère de l'éducation nationale. IX.2 - Fonds social collégien et lycéen. Contrairement au Fonds social cantine, pour l’attribution du Fonds social collégien ou lycéen (FSCL) il n’y a pas de critères définis par le CA (cela est d’ailleurs logique tant les situations peuvent être complexes et les critères nombreux et pas seulement d’ordre financier) ; mais il y a un avis d’une commission de prévu par la circulaire . C’est une commission d’attribution qui, constituée par chef d’établissement et sous la présidence, « peut comprendre : le conseiller principal d'éducation, l'adjoint gestionnaire, l'assistant de service social, l'infirmière, un ou plusieurs délégués des élèves, un ou plusieurs délégués des parents d'élèves, et éventuellement d'autres membres de la communauté éducative ». Le chef d'établissement recueille l'avis de cette commission sur les demandes d'aides qui sont présentées et arrête la décision d'attribution de l'aide au vu de cet avis. Il est important de préciser qu’en cas d'urgence, il peut accorder une aide sans consulter la commission qu'il informe simplement à posteriori. L'aide peut prendre la forme d'un concours financier direct ou d'une prestation en nature. Elle est allouée à la famille ou au représentant légal de l'élève. Si l'élève est majeur, l'aide peut lui être attribuée directement. « Cette aide doit permettre : - d'assurer une scolarité sereine et sans rupture de l'élève en contribuant aux dépenses de vêtements de travail, de matériels professionnels ou de sport, de manuels (pour les lycées) et de fournitures scolaires ; - d'éviter toute forme d'exclusion notamment pour les dépenses relatives aux transports et sorties scolaires ; - de satisfaire les besoins élémentaires et essentiels de l'élève, notamment en termes de soins bucco-dentaires, d'achat de lunettes, d'appareils auditifs ou dentaires. Cette liste de dépenses de scolarité et de vie scolaire n'est pas limitative ». On voit donc que pratiquement toutes les dépenses peuvent être prises en charge : santé, habillement, loisirs, logement, équipements, transport, voyages scolaires, frais d’internat… la limite étant le lien avec la scolarité de l’élève ; sans oublier le nécessaire accompagnement des familles « pour solliciter tout autre dispositif d'aide ou toute dépense relevant de la compétence d'autres collectivités ou organismes ». Et l’aide peut être financière par un versement direct (espèces, virement, chèque) pour permettre à la famille de faire certaines dépenses ou en nature par le paiement direct à un tiers d’une facture de fournitures (livres ou vêtements par exemple) remises à l’élève ou de services (exemple frais médicaux) destinés à l’élève. En cas de paiement direct d’une facture celle-ci sera mandatée au VE 6576 avec l’acte de l’ordonnateur justifiant du bénéficiaire et de l’attribution de l’aide ; il peut également être utile de faire signer un reçu lors de la remise des fournitures. Les montants alloués pour ces aides sont inscrits au service Vie de l'élève (VE), sous le code activité 16FS-xxx pour le fonds social collégien ou lycéen. Leur inscription s'effectue en comptabilité générale selon la procédure des ressources soumises à condition d'emploi sur le compte 44116 - subventions BOP 230. En comptabilité budgétaire les ordres de recette sont établis au compte 7411 - subventions ministère éducation nationale, et les mandats émis par l'ordonnateur au compte 6576 - aide sociale en faveur des élèves. IX.3 - Mise en oeuvre. L’avis du conseil d'administration est requis sur les critères et modalités à retenir pour l'attribution des aides du fonds social cantine (FSC) et que toute modification de ces critères et modalités devait faire l'objet d'un nouvel avis ; mais qu’un avis du CA de ce type n’était pas obligatoire pour les aides du fonds social lycéen et collégien (FSCL). D’un autre côté le chef d'établissement recueille l'avis d’une commission sur les demandes d'aides au titre des fonds sociaux collégien et lycéen et arrête la décision d'attribution de l'aide au vu de cet avis mais n’a pas à consulter une telle commission pour les aides du fonds social cantine. Compte tenu qu’une même créance, notamment d’internat, peut faire l’objet à la fois d’une aide du FSC et du FSCL, il serait souhaitable de simplifier les attributions en instituant une procédure commune pour toutes les aides ; y compris les aides à caractère social de la collectivité de rattachement et les aides de la caisse de solidarité. En effet à côté des aides de l’Etat existent d’autres aides comme les subventions sociales non nominatives des départements et régions ou la caisse de solidarité alimentée notamment par des dons (de la MDLE par exemple), qui peut intervenir pour aider les étudiants des EPLE puisque la circulaire réserve les fonds sociaux aux élèves. Un exemple d’ acte générique pour l’utilisation des fonds sociaux. Dans un souci d’efficacité et de rationalisation on pourra donc instituer en conseil d’administration une commission qui aura compétence pour donner un avis sur toutes les attributions d’aides à caractère social, en précisant bien qu’en cas d’urgence le chef d’établissement pourra accorder une aide sans recueillir au préalable l’avis de cette commission. De même on pourra faire délibérer le CA sur les critères et modalités à retenir pour l'attribution des aides sociales dans leur ensemble, et pas seulement pour le FSC. Il semble important que la délibération du CA ne soit pas trop restrictive afin de ne pas limiter outre mesure les possibilités d’attribution des aides ; il serait contraire à l’esprit de la circulaire et aux finalités de ces aides sociales d’enfermer leurs attributions dans un rigorisme exagéré que les textes ne réclament pas. Dans ce domaine plus encore que d’en d’autres le bon sens et l’efficacité doivent primer. X - La caisse de solidarité. La caisse de solidarité est exclusivement gérée par l’EPLE avec des recettes provenant de dons, notamment des familles. Les dépenses doivent être approuvées obligatoirement par le CA. Le chef d’établissement prend la décision de versements, en recueillant éventuellement l’avis d’une commission interne et informe le CA des fonds versés. On peut utiliser la même procédure que pour les fonds sociaux comme par exemple dans cet acte pour fonds sociaux . Concernant la Caisse de solidarité, l’instruction codificatrice M9-6 précise : Compte 4672 - Caisse de solidarité. Ce compte est crédité des contributions volontaires, notamment des familles, remises à l'établissement en vue d'accorder une aide de nature sociale aux élèves. Ces contributions constituent des ressources spécifiques. X.1 - Extraits de la FAQ : La caisse de solidarité d'un EPLE peut-elle recevoir des dons en provenance d'une association socio-éducative ? La caisse de solidarité de l'EPLE peut recevoir des dons de toute provenance, dès lors qu'ils ne sont pas accompagnés de conditions restrictives portant sur leur utilisation. Il revient à l'association socio-éducative de vérifier qu'un tel don entre bien dans le cadre de ses statuts. En revanche, l'association ne peut percevoir des fonds qui seraient en fait destinés à l'EPLE : cela relèverait effectivement de la gestion de fait. Plusieurs schémas sont alors envisageables : les familles versent directement à l'EPLE des contributions volontaires à la caisse de solidarité de l'EPLE, et / ou les familles versent directement à l'association (dans la mesure où ses statuts prévoiraient effectivement l'attribution d'aides individuelles à des élèves) des fonds dont l'association use librement (mais bien entendu conformément à ses statuts) et qu'elle peut décider de verser pour tout ou partie à la caisse de solidarité de l'EPLE. Il convient bien évidemment que les documents envoyés aux familles fassent ressortir distinctement ces deux formes de contribution à deux personnes morales différentes et qu'ils fassent apparaître très lisiblement leur caractère facultatif. Un EPLE peut-il subventionner le FSE sur des fonds en provenance de la caisse de solidarité ? La caisse de solidarité est alimentée par des versements volontaires des familles. Elle sert à aider les familles en complément des aides versées par l'Etat et les collectivités. Dans l'instruction codificatrice au paragraphe 327853, il est clairement indiqué que les contributions volontaires sont des ressources spécifiques destinées à des aides de nature sociale accordées aux familles. Le versement d'un don au FSE ne rentre pas dans cette catégorie. Voir page suivante le recouvrement des recettes…