La comptabilité des EPLE I - Fondamentaux sur la comptabilité publique des EPLE. I.1 - Textes de base. Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique Publics concernés. Ce décret regroupe et actualise un ensemble de textes relatifs à la gestion budgétaire et comptable publique dont le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique ainsi que le décret n° 2005-54 du 27 janvier 2005 relatif au contrôle financier au sein des administrations de l'Etat. A noter que les EPLE ne sont concernés que par la première partie de ce décret (Titre I Les principes fondamentaux). Décret n° 2012-1247 du 7 novembre 2012 portant adaptation de divers textes aux nouvelles règles de la gestion budgétaire et comptable publique. Ce décret actualise les textes renvoyant ou faisant référence aux décrets abrogés par le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Il distingue les textes codifiés des textes non codifiés. Attention : les documents ci-dessous ne sont pas totalement à jour ; notamment sur les modifications induites par la comptabilité en mode Opale et sur la responsabilité des comptables et régisseurs. Un dossier (03/16) de l’académie d’Aix-Marseille sur l’objet de la comptabilité, les principes et la comptabilisation. Un guide (01/2019) de l’académie d’Aix-Marseille intitulé « La comptabilité de l’EPLE : Eléments de comptabilité publique en EPLE ». Ce guide explique les mécanismes comptables nécessaires à la gestion des établissements publics locaux d’enseignement en abordant successivement les éléments fondamentaux de la comptabilité générale, les opérations courantes réalisées tout au long de l’exercice comptable, les opérations de fin d’exercice ainsi que les principes de l’analyse financière. I.2 - Pièces justificatives des dépenses. Nouveau décret sur les PJ de la dépense : Le décret n° 2022-505 du 23 mars 2022 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses remplace le décret de 2016 ; il est applicable depuis le 9 avril 2022. La liste de ce décret est une actualisation du texte de 2016, compte tenu des évolutions du droit positif. L ’instruction du 06 mai 2022 vient expliciter ce décret. I.3 - L’instruction codificatrice M9-6. L' instruction codificatrice M9.6 (version 2015 pour GFC) présente la réglementation budgétaire, financière et comptable applicable aux établissements publics locaux d'enseignement (EPLE) relevant du ministère de l'éducation nationale, aux établissements régionaux d'enseignement adapté (EREA), et aux établissements régionaux du premier degré (ERPD). Elle s'applique également aux établissements publics locaux d'enseignement maritimes (EPLE Mer) relevant du ministre chargé de la mer. A noter qu’il n’y a pas eu de mise à jour de cette instruction depuis 2015 et que certains points sont devenus obsolètes. Il existe aussi une instruction (2020) pour le nouveau logiciel Op@le . Une nouvelle instruction Opale est en cours d’actualisation. II - Les comptes en EPLE. II.1 - Nomenclature des comptes, sens et utilisation. Attention certains comptes différent ou n’existent que dans une des deux nomenclatures : GFC et Opale. Pour tout comprendre des changements dans les comptes entre GFC et Opale, consultez ce diaporama . Plan comptable avec détails comptes des classes 6 et 7. La nomenclature des comptes utilisés en EPLE : plan comptable et sens des soldes. Un document sur le sens des soldes des comptes de la nomenclature (Marseille 2004). Les comptes de la nomenclature avec leur justification. Fiche de procédure de suivi des comptes et de développement des soldes (DAF 2016). L’utilisation des comptes de la classe 6 : règles d’imputation avec le vadémécum . Un document extrait de la M9-6 qui donne un tableau de concordance entre les divers comptes pour les écritures comptables (concordance 6 et 4, 7 et 4, etc…). Les nomenclatures pour les comptes en mode Opale ; deux documents (2023) « Repère » pour appréhender les liaisons entre les nomenclatures articles et les comptes de charges et de produits en mode Opale : - Comptes de charges . - Comptes de produit II.2 - La balance comptable. La balance, instrument d’informations, instrument de contrôle et instrument de gestion, est un document de synthèse qui regroupe périodiquement la situation de chacun des comptes du bilan et de gestion et qui permet de retracer la situation financière et comptable de l’établissement à un moment donné :ÿà chaque fin de mois, après avoir arrêté les écritures : cette balance mensuelle est obligatoire. Elle sera transmise au Chef d’établissement qui y apposera sa signature attestant ainsi la régularité de la balance. au 31 décembre, la balance définitive constituera le cadre 1 du compte financier. à une remise de service, la balance des comptes du grand-livre établie le jour de la mutation. En remettant un exemplaire de la balance des comptes du grand livre, l'agent comptable rend compte à l'ordonnateur de la situation financière et comptable de l'établissement. La balance est en effet un document qui indique à un moment donné les bilans d'entrée, les débits et les crédits comptabilisés au titre de l'exercice et les soldes débiteurs et créditeurs de tous les comptes de l'établissement. Pour être cette image fidèle, toutes les écritures comptables doivent avoir été passées. La balance peut se présenter soit sous forme simple soit sous forme détaillée. La balance de fin d'année permet d'établir le compte de résultat et le bilan. Elle regroupe l'ensemble des comptes et sous comptes utilisés, au niveau le plus fin de la nomenclature. Dans le cadre de sa mission de conseil auprès de l’ordonnateur, l'agent comptable développe et explique le solde des comptes. Par ailleurs, il doit déférer à toutes les demandes de renseignements comptables que l'ordonnateur pourrait formuler. Outil de base du comptable, la balance doit être contrôlée périodiquement avec le plus grand soin ; le guide de la balance comptable 2014 d’Aix-Marseille permet de vérifier, contrôler et analyser une balance. II.3 - Les divers comptes . Le plan comptable est détaillé dans les instructions M9-6 ; il convient de s’y reporter car le document donne des explications et des exemples d’écritures comptables avec les divers comptes. Classe 1 : Comptes de capitaux Classe 2 : Comptes d’immobilisations Classe 3 : Comptes de stocks et d’en cours Classe 4 : Comptes de tiers Classe 5 : Comptes financiers Classe 6 : Comptes de charges Classe 7 : Comptes de produits Classe 8 : Comptes spéciaux III - Les réimputations . Les réimputations : un document d’Aix-Marseille (01/14). Attention : ce document n’est valable que pour la gestion en mode GFC. IV - Ordres de paiement (GFC) ou demande de versement (Opale) . Ce type d’opération se nomme «ordre de paiement» en mode GFC ou «demande de versement» en mode Opale. Les ordres de paiement sont établis soit à l'initiative de l'ordonnateur, soit à l'initiative de l'agent comptable, en fonction de leurs compétences respectives. Les ordres de paiement constituent la pièce justificative du débit des comptes hors budget mouvementés lors du règlement des opérations indiquées ci-dessous. Il est précisé que les ordres de paiement ne peuvent en aucun cas servir de support pour le paiement de dépenses réglées sans ordonnancement préalable. Les ordres de paiement sont signés par l'autorité à l'origine de leur émission. Nota : un paiement en espèces est possible notamment, pour les secours urgents respectant certaines vérifications et formalités (s’assurer de l’identité, de la qualité et de la capacité des parties prenantes). Hormis les cas d’avances et de régies, ce n’est que sur ordre de paiement de l’ordonnateur que ce type de paiement peut se faire. Dans Opale les demandes de versement remplacent les ordres de paiement saisis dans GFC. IV.1 - Les ordres de paiements à l’initiative de l’ordonnateur. Comptes de liaison d’un paiement sans ordonnancement entraînant l’édition d’un ordre de paiement de l’ordonnateur : 165 - 275 - 408 - 4091 - 425 - 4282 - 4286 - 4291 - 4382 - 4386 - 443 - 4455 - 4458 - 447 - 4482 - 4486 - 4668 - 4675 - 4686 - 500. Sont émis à l'initiative de l'ordonnateur les ordres de paiement relatifs : -aux remboursements des dépôts et cautionnements reçus (compte 165) et des avances de l’état et des collectivités publiques (compte 1674) ; -aux dépôts et cautionnements versés (compte 275) ; -aux avances et acomptes versés sur commandes (4091) ; -aux avances versées aux familles (4092) ; -aux rabais, remises, ristournes à accorder et autres avoir à établir (4198) ; -aux avances et acomptes au personnel (compte 425) ; -aux déficits constatés des agents comptables et des régisseurs (comptes 4291) ; -aux opérations particulières avec l'État, les collectivités publiques et les organismes internationaux (compte 443) ; -à la taxe sur le chiffre d'affaires à décaisser (compte 4455) ; -aux remboursements de TVA demandés (compte 4458) ; -à la contribution au remboursement de la dette sociale et autres impôts (comptes 447) ; -aux paiements en espèces à l’appui d’un mandat (compte 4668); -aux placements à court terme de valeurs mobilières (compte 50); -et d'une manière générale, aux créances indivises et à toutes les créances dont le paiement est subordonné à la production par l'intéressé de son titre de créance ou de titres établissant ses droits et qualités. IV.2 - Les ordres de paiements à l’initiative de l’agent comptable. Comptes de liaison d’un paiement sans ordonnancement entraînant l’édition d’un ordre de paiement du comptable : 4012 - 4017 - 4047 - 4663 - 4664 - 4667 - 4671 - 473. Sont émis à l'initiative de l'agent comptable les ordres de paiement relatifs : -aux retenues de garanties et oppositions (comptes 4017 et 4047) ; -aux oppositions (comptes 427 et 4667) ; -aux virements à réimputer (compte 4663) ; -aux excédents de versement à rembourser (compte 4664) ; -aux sommes remises aux élèves (compte 4671) ; -aux autres dépenses à régulariser (compte 4728) ; -aux recettes à transférer (compte 4731) ; -aux dépenses à transférer (compte 4735).